برزت الحاجة إلى معرفة الفرق بين الجرد الدوري و المستمر بصورة واضحة مع تطور أساليب الإدارة الحديثة وارتفاع حجم التعاملات اليومية، وذلك لأن كلًّا منهما له فلسفة خاصة في تسجيل حركة المخزون ومتابعة الوارد والمنصرف؛ حيث يركز أحدهما على التحديث في فترات معينة، في حين يعتمد الآخر على المتابعة اللحظية المستمرة، ولا يقتصر الفرق على طريقة التسجيل فقط، بل يمتد ليشمل تأثير كل منهما على القوائم المالية، وإدارة المخزون، وحساب تكلفة البضاعة المباعة، وحتى التخطيط المستقبلي للمبيعات والمشتريات.
ما هو الجرد؟
تتمثل الإجابة عن ماهو الجرد في أنه عملية تقوم بها الشركات لتتبع جميع المواد والسلع الموجودة لديها، سواء كانت مواد خام، أو منتجات تحت التصنيع، أو نهائية جاهزة للبيع، للتأكد من دقة السجلات المحاسبية وتوافق الكميات الفعلية في المخازن مع الكميات المدرجة في النظام، وتتم عملية الجرد بصورة دورية أو مستمرة حسب طبيعة النشاط وحجم العمليات.
الفرق بين الجرد الدوري و المستمر
يتجلى الفرق بين الجرد الدوري و المستمر في مجموعة من النقاط التي تجعل كلًّا منهما ملائمًا لنوع معين من المؤسسات، ومن أبرزها:
| العنصر | الجرد الدوري | الجرد المستمر |
| إعداد القيود | استخدام حساب المشتريات | استخدام حساب المخزون |
| التطبيق | حساب أول المدة وآخر المدة | استخدام حساب تكلفة المبيعات |
| حساب تكلفة البضائع | يحسب التكلفة في نهاية الفترة المحاسبية | أكثر دقة |
| إدخالات الإغلاق | نهاية أي فترة محاسبية | لا يحتاج إليها |
| حساب المخزون | من قبل الموظفين | من قبل برنامج حاسوبي |
| تسجيل عمليات الشراء | يتم إدخال تكلفة البضائع المباعة عند إجراء الجرد المادي في نهاية فترة إعداد التقارير | يتم في دفتر الأستاذ ثم يحدث إدخال جرد الوحدة بصورة فردية |
| الاستخدام | يحدد تكلفة البضائع المباعة بفترة زمنية معينة | التأكد إن كانت الوحدات المتاحة بالمخزن تطابق السجلات |
| التكلفة | أرخص ويتطلب عملًا أقل | يحتاج إلى تكلفة أكثر |
| تحديث السجلات | بشكل دوري | بانتظام |
ما هي أهمية الجرد؟
تتمثل أهمية الجرد الدوري والمستمر والتي تجعل المؤسسات في حاجة إليهما باستمرار أيًّا كان نوعها (تجارية أو صناعية أو خدمية)، فيما يلي:
- يساعد الشركات على ضمان دقة معلومات وبيانات المخزون، حيث يمكن اكتشاف الفروق بين الفعلي والمسجل بسرعة، مما يقلل احتمالية حدوث أخطاء محاسبية قد تؤدي إلى مشكلات ضريبية أو قانونية.
- يمكّن الشركة من متابعة المخزون بصورة يومية وتحديد المواد الناقصة أو الزائدة بسرعة، بما يساعد بتجنب تأخير الإنتاج أو التوزيع.
- يساهم في تقليل الوقت والجهد المستغرقين في عملية الجرد التقليدية، حيث يتم تحديث السجلات تلقائيًا بعد كل عملية صرف أو استلام.
- تساعد دقة بيانات المخزون الإدارة على اتخاذ قرارات صحيحة مبنية على معلومات موثوقة، مع إمكانية تحديد الفروقات والتصرف في حالات العجز أو الفائض فورًا، مما يعزز فعالية التخطيط والتنبؤ بالمستقبل.
- يقلل من الفاقد والتلف والسرقة، ويحد من الخسائر المالية الناتجة عن زيادة أو نقص المواد الغير مكتشفة، مما يحسن الربحية ويزيد الكفاءة المالية للشركة.
ما هي أنواع الجرد؟
بعد توضيح الفرق بين الجرد الدوري و المستمر يمكن ذكر الأنواع التي تستطيع الشركات استخدامها في إدارة مخزونها، وهي:
- الجرد الدوري: يساعد في تحديث السجلات المحاسبية والتأكد من الكمية الفعلية للمواد الموجودة في المخزون.
- الجرد المستمر: يسمح بالإشراف الدائم على المخزون وتقديم صورة دقيقة ومحدثة عنه في أي وقت.
- الجرد الفعلي: يهدف إلى التحقق من دقة السجلات المحاسبية والتعرف على أي فروقات أو أخطاء.
- الجرد الجزئي: يتم لمراقبة الأصناف عالية القيمة أو الأكثر عرضة للسرقة أو التلف.
- الجرد الدوري العشوائي: يساعد في اكتشاف أي مشكلات محتملة بالمخزون دون إجراء جرد كامل.
- الجرد التكنولوجي: يسمح بتسجيل وتتبع المخزون بدقة وفاعلية باستخدام التقنيات الحديثة مثل أجهزة الباركود.
ما هو الجرد الدوري؟
لا يمكن فهم الفرق بين الجرد الدوري والمستمر دون التعرف على مفهوم كل منهما، ويُقصد بالجرد الدوري الجرد الفعلي للمخزون في فترات زمنية محددة، سواء كانت أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية، وخلاله يتم إيقاف أو تجميد مؤقت لكافة الأنشطة المرتبطة به مثل المشتريات والمبيعات والمرتجعات.
ما هو الجرد المستمر؟
يشير الجرد المستمر إلى نظام إدارة المخزون الذي تُحدَّث فيه سجلات الجرد باستمرار وفي الوقت الفعلي باستخدام التقنيات التكنولوجية المختلفة، مثل مسح الباركود أو تحديد التردد اللاسلكي، مما يسمح للشركة بالحصول على معلومات دقيقة ومحدثة عن توفر المخزون في أي وقت.
ما هي ايجابيات وسلبيات الجرد الدوري؟
يتضمن الفرق بين الجرد الدوري و المستمر إيجابيات وسلبيات كل نظام، وتتمثل إيجابيات وسلبيات الجرد الدوري فيما يلي:
إيجابيات الجرد الدوري
- نظام بسيط وواضح نسبيًا وسهل التنفيذ، مما يجعله مناسبًا للشركات الصغيرة أو التي لا تمتلك موارد وتقنيات متطورة.
- يتطلب استثمارات أولية أقل من حيث البرمجيات أو التكنولوجيا مقارنة بالجرد المستمر.
- لا يحتاج إلى إدارة مستمرة للبيانات في الوقت الفعلي.
سلبيات الجرد الدوري
- محدودية تتبع مستويات المخزون من خلاله، مما قد يؤدي إلى عدم دقة سجلات الجرد أو زيادة أو نفاد بعض السلع.
- ارتفاع مخاطر وجود تباين بين سجلات المخزون والمخزون الفعلي نتيجة السرقة أو أخطاء التسجيل.
- ضعف دقة التقارير المالية بسبب عدم توفر معلومات محدثة في الوقت الفعلي.
ما هي إيجابيات وسلبيات الجرد المستمر؟
يمتلك الجرد المستمر بدوره مجموعة من الإيجابيات والسلبيات التي يجب معرفتها قبل تطبيقه:
إيجابيات الجرد المستمر
- متابعة مستويات المخزون في الوقت الفعلي، مما يمكّن المحاسبين ورواد الأعمال من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الشراء والإنتاج وتنفيذ الطلبات.
- قدرة أكبر على التحكم في المخزون ومنع احتمالية نفاد المنتجات، مع تعزيز الكفاءة الكلية للإدارة.
- تبسيط عملية تتبع مستويات المخزون وتحديثها بسهولة، مما يقلل من الإدخال اليدوي ويحسن الكفاءة التشغيلية.
- دقة أعلى في إعداد التقارير المالية نتيجة توفر معلومات محدثة في الوقت الفعلي.
سلبيات الجرد المستمر
- يتطلب إدارة قوية للبيانات وتكاملًا مع الأنظمة الأخرى مثل نقاط البيع أو تخطيط موارد المؤسسة.
- الاعتماد الكامل على التكنولوجيا، مما يجعله عرضة للأعطال التقنية أو فشل النظام.
- ارتفاع تكلفته الأولية مقارنة بالجرد الدوري بسبب استخدام البرامج والأجهزة والصيانة المستمرة.
كيفية اختيار نوع الجرد المناسب لشركتك؟
يساعد فهم الفرق بين الجرد الدوري و المستمر إلى جانب عوامل أخرى، في اختيار النظام الأنسب لشركتك، وهي:
- حجم الشركة ونشاطها: الشركات الكبيرة أو ذات المعاملات اليومية المرتفعة تستفيد أكثر من الجرد المستمر، بينما يكفي الجرد الدوري للشركات الصغيرة ذات العمليات المحدودة.
- عدد وحركة الأصناف: الجرد المستمر أنسب عند تعدد الأصناف وسرعة دوران المخزون، أما المخزون المحدود وبطيء الحركة فيناسبه الجرد الدوري.
- الدقة المطلوبة: إذا كانت الشركة تحتاج إلى معلومات لحظية لاتخاذ قرارات سريعة، فالجرد المستمر هو الأنسب.
- التكلفة: الجرد المستمر يحتاج إلى استثمار في أنظمة وبرامج محاسبية، بينما يتميز الجرد الدوري بانخفاض تكلفته وسهولة تطبيقه.
- مستوى الرقابة: الشركات التي تحتاج إلى رقابة قوية واكتشاف مبكر للفاقد والأخطاء يُفضل لها الجرد المستمر.
- متطلبات التخطيط: كلما زادت الحاجة إلى التخطيط الدقيق والتنبؤ بالمبيعات والمشتريات، زادت أهمية الجرد المستمر.
فعالية الجرد المستمر والدوري
يعتمد الجرد المستمر على تحديث سجلات المخزون فورًا بعد كل عملية بيع أو شراء، مما يتيح معرفة الكمية والقيمة الفعلية في أي وقت، ويُستخدم غالبًا مع برامج المحاسبة وأنظمة إدارة المخزون الإلكترونية.
أما الجرد الدوري فلا يتم فيه تحديث السجلات باستمرار، بل يُجرى عدّ فعلي للمخزون في نهاية الفترة المحاسبية، ويُعد الأكثر شيوعًا لدى الشركات الصغيرة أو في الحالات التي لا تتطلب استثمارًا في أنظمة تقنية متطورة.
وبوجه عام، يُعد الجرد المستمر أكثر فاعلية من حيث دقة البيانات وتحديثها، رغم تكلفته العالية، بينما يتميز الجرد الدوري بالبساطة وقلة التكلفة، مع ضعف الدقة.
قيود الجرد المستمر والجرد الدوري
من النقاط المهمة في فهم الفرق بين الجرد الدوري و المستمر التعرف على قيود كل منهما، وهي:
قيود الجرد الدوري
- قيد إثبات شراء بضاعة.
- قيد إثبات بيع بضاعة.
- قيد إثبات تكلفة البضاعة المباعة والمصروفة.
- قيود مردودات المبيعات.
- مصروفات البيع والشراء.
- قيود الإقفال.
قيود الجرد المستمر
- قيد إثبات الشراء.
- قيد مصروفات الشراء.
- قيد رد جزء من البضاعة.
- قيد بيع جزء من البضاعة.
- قيد رد جزء من البضاعة المباعة.
- قيود الإقفال.
ما هي الحسابات التي لا تظهر في ميزان المراجعة قبل الجرد والتسويات؟
توجد مجموعة من الحسابات التي لا تظهر في ميزان المراجعة قبل الجرد والتسويات، ومنها:
- مخصص الديون المشكوك في تحصيلها أو الضمانات، لأنها تعتمد على تقديرات تُحدد في نهاية الفترة المحاسبية.
- الإهلاكات المتراكمة، والتي تُضاف كتسوية في نهاية الفترة المحاسبية.
- تكلفة البضاعة المباعة في نظام الجرد الدوري، حيث تُحسب بعد إتمام الجرد الفعلي للمخزون.
- الإيرادات والمصروفات غير المحصلة، التي لا تظهر إلا بعد إجراء التسويات.
- المخزون النهائي في نظام الجرد الدوري، إذ لا تُحدد قيمته إلا بعد الجرد الفعلي.
- الإيرادات المحصلة مقدمًا والمصروفات المدفوعة مقدمًا.
كيف يساعدك أفذاذ في عملية الجرد الدوري والمستمر؟
يمكنك من خلال أفذاذ تنفيذ أعمال الجرد بمختلف أنواعه وفي جميع الأوقات، سواء كان دوريًا أو مستمرًا، كل ثلاثة أشهر أو بصورة يومية أو سنوية، حيث يساعدك على إجراء الجرد ومقارنة المخزون الفعلي بالمسجل في البرامج والدفاتر المحاسبية، والتصرف السريع في حالات العجز، أو اكتشاف الأخطاء والتلاعب.
الأسئلة الشائعة
ما هي أهداف الجرد الدوري والمستمر؟
يهدف الجرد إلى تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تحقيق توازن بين العرض والطلب، والحد من مشكلات التكدس أو النقص، والكشف عن أي فروقات، ومنع السرقة والهدر.
متى يتم الجرد المستمر؟
يتم بصورة فورية بعد كل عملية بيع أو شراء.
متى يُقام الجرد الشامل للمخازن؟
قد يتم يوميًا في بعض الحالات، إلا أنه يُفضل إجراؤه كل ثلاثة أشهر على الأقل.
ما هو فرق الجرد؟
هو الفرق بين قيمة أو كمية المخزون الفعلية والمسجلة في الدفاتر، نتيجة عوامل مثل السرقة، أو التلف، أو أخطاء التسجيل.
في نهاية الأمر، لا يقتصر الفرق بين الجرد الدوري و المستمر على الأسلوب المحاسبي فقط، بل يمتد ليؤثر بصورة مباشرة على كفاءة إدارة المخزون ودقة النتائج المالية للشركة، ويساعد اختيار النظام الصحيح على تقليل الفاقد، وتحسين الرقابة، ودعم القرارات الإدارية المبنية على معلومات حقيقية وواضحة وواقعية.
