يعد سؤال ما هو نظام erp أحد الأسئلة الشائعة بعالم الأعمال والإدارة الحديثة بسبب دوره الهام في تنظيم العمليات داخل المؤسسات المختلفة، ويعتمد هذا النظام على دمج كافة الأقسام والوظائف الرئيسية مثل إدارة الموارد البشرية والمحاسبة والمشتريات والمخازن في منصة واحدة شاملة ومترابطة، بما يساعد في توحيد البيانات وتحسين تدفق المعلومات، وهذا في النهاية يساهم في رفع كفاءة العمل ويقلل الأخطاء الناتجة عن تكرار الإدخال، ويدعم أصحاب القرار بتقديم معلومات دقيقة لهم في الوقت المناسب، لهذا أصبح الاعتماد عليه خطوة رئيسية لأي منشأة ترغب في نمو أعمالها واستدامتها وتحسين أدائها العام.
ما هو نظام erp
يتمثل ERP system معنى في أنه أحد الأنظمة التقنية التي تساعد المؤسسات والشركات على إدارة عملياتها المالية والإدارية بشكل متكامل، حيث تندمج مكوناته الرئيسية مع بعضها لتقديم معلومات مترابطة ودقيقة تساهم في فهم وتقييم أداء المؤسسات والمنشآت لتحسين كفاءتها التشغيلية وقدرتها على المنافسة.
كيف تطورت أنظمة ERP منذ ظهورها؟
مرت انظمة erp باختلاف أنواعها ومسمياتها بالعديد من المراحل منذ ظهورها وحتى اليوم، كالتالي:
- البدايات قبل الستينيات: كانت المؤسسات تعتمد على برامج منفصلة غير متطورة، مما سبب مشاكل وأعطال تقنية وفنية.
- الظهور الرسمي: ظهرت أنظمة ERP في الستينيات بشكل تدريجي لتلبية متطلبات الشركات والمؤسسات الكبرى.
- التطور في الثمانينيات والتسعينيات: نتيجة انتشار استخدام الحواسيب في التصنيع ظهر مصطلح ERP للمرة الأولى على يد Gartner Group.
- إضافة التطبيقات والخدمات: بعد ذلك توسعت أنظمة ERP لتتضمن البرامج المحاسبية والمالية والموارد البشرية والمخزون وغيرها.
- انتشارها للحكومات: ثم بعد ذلك أصبحت الخيار الأمثل لإدارة الموارد بكفاءة في الحكومات والمنظمات غير الربحية.
- التطور المستمر في الوقت الحالي: تشمل تحديثات أنظمة ERP حلولًا سحابية تمنح مرونة أكبر وإمكانيات متقدمة للمؤسسات والشركات.
ما أهمية نظام الـ ERP للشركات؟
بعد الإجابة عن ما هو erp يمكن توضيح أهميته للشركات والمؤسسات المختلفة، والتي أصبحت تعتمد عليه كليًا مؤخراً في تخطيط مواردها بكفاءة، وهي كالتالي:
- يعمل برنامج ERP المحاسبي على توحيد مصادر البيانات والمعلومات في المؤسسة، بما يضمن الحصول على معلومات مالية وإدارية دقيقة وخالية من الأخطاء.
- تساعد حلوله على تنفيذ العمليات مهما بلغ تعقيدها بمنتهى السهولة والسرعة.
- يتيح الوصول إلى تفاصيل مختلفة في أي وقت بما يدعم سرعة إتخاذ القرارات.
- من الممكن تكييف خصائص النظام بما يلائم طبيعة المؤسسة.
- يوفر حماية عالية للمعلومات الحساسة مع حفظها في بيئة مركزية آمنة.
- يخفض النفقات التشغيلية ويحلل الإيرادات والمصروفات بدقة، بما يساعد في إعداد ميزانيات أكثر كفاءة.
- ييسر وصول فرق المبيعات والدعم لمعلومات العملاء، كما يعزز جودة الخدمات وسرعة الاستجابة، بما يزيد رضاهم وولائهم للمؤسسة.
ما هي أنواع ERP System؟
توجد عدة أنواع من أنظمة اي ار بي لتناسب مختلف متطلبات المؤسسة وأحجام البيانات والمعاملات التي ستتم من خلالها، وهي كالتالي:
- الأنظمة مفتوحة المصدر: تتيح كودًا برمجيًا للتعديل والتطوير بما يلائم متطلبات المؤسسة.
- الأنظمة المثبتة في مكان العمل: يتم تركيبها في الشركة بناءً على احتياجات معينة وتعمل على أجهزتها فقط بدون إنترنت.
- الأنظمة القائمة على السحابة: تستعمل الإنترنت وتتيح الوصول لكافة الأجهزة من دون أي تعقيدات.
- النظام المختلط: يجمع ما بين الحلول السحابية والداخلية، بما يمنحه مرونة أعلى في تشغيل التطبيقات واختيار وسيلة النشر المناسبة.
ما هي المجالات التي يساعد فيها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟
إلى جانب معرفة ما هو نظام erp من المهم الإطلاع على المجالات التي يمكن استخدامه بها، والتي يساعد فيها على تقديم معلومات وبيانات دقيقة وحقيقية طوال الوقت، وهي كالتالي:
- المبيعات: يساعد نظام ERP في إصدار الفواتير الإلكترونية، برامج ولاء العملاء، إدارة العروض والتقسيط.
- نقاط البيع: يتيح إمكانية تسجيل عمليات البيع بسرعة من خلال الباركود، إدارة ورديات الموظفين، متابعة الإيرادات اليومية، واستخراج تقارير تفصيلية لكل وردية أو موظف.
- إدارة الموارد البشرية: يعمل على تنظيم الحضور والانصراف ومعلومات الموظفين، إجازاتهم، مرتباتهم، عقودهم، وسلم الرواتب، مع إتاحة تقارير تساعد في تقييم أدائهم الوظيفي.
- التجارة الإلكترونية: يمكنه أن يربط المتجر بأنظمة المخزون والمبيعات والموردين، بما يضمن تحديث المعلومات تلقائيًا، وتحسين تجربة العميل وزيادة الإيرادات.
- أوامر الشغل والإنتاج: يدعم نظام ERP تخطيط العمليات التصنيعية وربطها بدورة العمل لاستخدام الموارد بكفاءة.
- المخزون والمشتريات: يعالج البرنامج مشاكل التكدس والعجز ويدير أوامر الشراء والموردين بمنتهى الدقة.
- المحاسبة: يمكنه أيضًا توثيق الدورة المحاسبية إلكترونيًا، كما ييسر ويفهم التقارير المالية المختلفة بعد إصدارها.
كيف تعمل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟
هناك آلية محددة تعمل من خلالها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية المختلفة مثل نظام erp وهي كالتالي:
- توحيد وتكامل عمليات المؤسسة عبر قاعدة بيانات مركزية ونظام مشترك في تبادل المعلومات.
- جمع كافة البيانات في نظام أساسي لتكوين قاعدة موحدة تتضمن كل المعلومات المهمة.
- يعتمد البرنامج على وحدات وظيفية تغطي أقسامًا مختلفة منها المخزون والمشتريات والمالية والمبيعات، ويضمن تحديث المعلومات آليًا مع التأكد من دقتها.
- إنشاء تقارير ورسوم بيانية تقيم أداء المؤسسة وتحلل البيانات لمعرفة نقاط الضعف والقوة.
- الاعتماد على البنية التحتية السحابية بما يسمح بالوصول له من أي جهاز وفي أي مكان.
- القدرة على التعديل والتوسع بحسب متطلبات المؤسسة وتغيرات أعمالها.
متى تعرف أن شركتك تحتاج نظام تخطيط الموارد المؤسسي ERP؟
هناك بعض الحالات التي تحتاج فيها إلى نظام erp مميز مثل أفذاذ وهي كالتالي:
- عدم تواجد تكامل وترابط بين التطبيقات المختلفة في حال امتلاك مجموعة من الأدوات والبرامج.
- امتلاك المعلومة الواحدة عدة نسخ في برامج مختلفة، مما يزيد من فرص عدم تطابقها وحدوث أخطاء البيانات.
- بطء الأدوات المستعملة حاليًا واستغراقها وقتًا كبيرًا في إتمام العمليات اليومية البسيطة.
- توسع ونمو الشركة والرغبة في التقدم للأمام من الناحية الاقتصادية والتكنولوجية.
- إذا كنت أحد المكلفين بالفاتورة الإلكترونية أو في طريقك للتحول لها.
- وجود موظفين ترغب في الارتقاء بمستواهم المهاري ويمتلكون استعدادًا للتطور والتعلم والتقدير للتعامل مع التكنولوجيا.
- شكوى العملاء من مستوى الخدمة وسرعة التواصل معهم.
- الرغبة في التكامل مع واجهات استخدام أخرى، خاصة إذا كانت البرامج المستخدمة حاليًا لا تدعم ذلك.
كيف تختار نظام الـ ERP المناسب لاحتياجاتك؟
هناك مجموعة من المعايير التي يفترض أن تتوفر في erb برنامج المستخدم، والتي توجد بالفعل في أفذاذ وهي كالتالي:
- تحديد متطلبات الشركة من أنظمة ERP لضمان تحقيق الأهداف الموضوعة ودعم القرارات الإدارية والمالية.
- دراسة أسعار البرامج المختلفة ومعرفة ما إذا كانت مميزاتها تلائم سعرها أم لا.
- اختيار البرنامج وفقًا لمتطلباتك وليس بناءً على شهرته أو تكلفته.
- الاستفادة من تجارب المستخدمين الآخرين للتعرف على جودة مزايا البرنامج والخدمة الفعلية التي يقدمها لعملائك.
- التأكد من فاعلية الدعم الفني وتوفره لحل المشكلات.
- تقييم الفائدة المادية والتقنية للبرنامج المستخدم مع مراعاة العوائد غير المباشرة.
- معرفة وإدراك طرق تفعيل النظام، ومدى استجابته لمتطلباتك، وإمكانية تثبيته على الأجهزة المختلفة سواء هواتف محمولة أو غيرها.
ما هي التحديات المرتبطة بتنفيذ نظام ERP؟ وكيف يُمكن إدارتها؟
من أبرز التفاصيل الهامة عن ما هو نظام erp التحديات المرتبطة بتنفيذه وكيفية إدارتها والتحكم فيها وهي كالتالي:
- مقاومة التغيير لدى الموظفين: والتي يمكن تجاوزها من خلال التواصل المستمر معهم وإشراكهم تدريجيًا في عملية تطبيق النظام لبناء قبول إيجابي له.
- صعوبة نقل البيانات: والحل يتمثل في وضع خطة دقيقة لنقلها وضمان تكاملها وعدم فقدانها بعد التنفيذ.
- توقعات غير منطقية للنظام أو مبالغ فيها: والتي يمكن إدارتها بتحديد أهداف معينة ووضع جدول زمني لها.
- اختيار مزودي خدمة غير مؤهلين: والذي يمكن تجاوزه من خلال التواصل مع أصحاب الخبرة في ذلك المجال وتقييم ما يمكن أن يقدموه للنظام لضمان شراكة فعالة ودعم فني مستمر.
- زيادة التكاليف وطول مدة تنفيذ النظام: والتي يمكن تجاوزها من خلال التخطيط المالي والفني المسبق ومراجعة أي احتياجات للمؤسسة لتجنب الزيادات غير الضرورية.
- تأثير التحديثات الجديدة على النظام: والتي قد تجعله غير مناسب للمؤسسة أو لا يلبي متطلباتها، وحينها يجب متابعة هذه التحديثات باستمرار والتأكد من تكيفها مع متطلبات المؤسسة دون فقدان الكفاءة.
ما الذي يجعل قرارات تطبيق ERP أكثر دقة؟
توجد بعض العوامل التي تجعل تطبيق نظام erp أكثر دقة واحترافية، بما يحقق أهداف الشركة المالية والإدارية، وهي كالتالي:
- دراسة كافة بيانات وأقسام المؤسسة قبل تطبيق البرنامج لضمان إتخاذ قرارات دقيقة وشاملة.
- تحديد مراحل التطبيق وتدريب الموظفين عليها وإدارة التغيير من أجل تقليل الصعوبات والمخاطر المرتبطة بتنفيذه.
- اختيار نظام بواجهة سهلة يقلل الأخطاء الناتجة عن سوء الاستخدام.
- تقييم نتائج النظام باستمرار وتحديد التعديلات اللازمة لتحسين كفاءته وزيادة دقته.
كيف يتم تدريب الموظفين على استخدام نظام ERP؟
تتمثل خطوات تدريب الموظفين على استخدام النظام في:
- تحديد المعرفة والمهارة المطلوب إكسابها للموظفين حسب أدوارهم الوظيفية ومسؤولياتهم.
- إنشاء مواد تدريبية لشرح تقنيات النظام وحلوله.
- تدريب الموظفين عمليًا على استعمال النظام.
- تقديم دعم فني مستمر للموظفين حتى بعد انتهاء فترة التدريب.
- تقييم الموظفين بشكل دوري للتأكد من قدرتهم على استعمال النظام بشكل سليم وفعال.
كيف يمكن تخصيص نظام ERP ليتناسب مع احتياجات الشركة؟
توجد خطوات محددة لتخصيص نظام ERP مثل أفذاذ ليلائم متطلبات شركتك أو مؤسستك، وهي كالتالي:
- جمع البيانات والمعلومات حول متطلبات العمل.
- اختيار نظام مرن وتعديل وحداته ومكوناته بما يلائم هذه المتطلبات.
- البدء في تخصيصه سواء للحسابات العامة، المبيعات، شؤون الموظفين، أو إدارة المخزون.
- إجراء اختبارات شاملة للتأكد من عمله بشكل صحيح قبل إطلاقه فعليًا في بيئة العمل.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين SAP وERP؟
ERP مصطلح يصف نوع من الأنظمة المستعملة لإدارة العمليات التجارية، في حين أن SAP بمثابة مثال على هذا النوع من البرامج والأنظمة.
ما هي أهداف نظام ERP؟
تحسين كفاءة العمل وتوفير رؤية شاملة للعمليات المختلفة والبيانات، وزيادة شفافية العمليات والتنسيق بين الأقسام المختلفة في المؤسسة، بما يمكن القادة من صنع قرارات أفضل مدعومة ببيانات دقيقة.
ما الفرق بين CRM وERP؟
يركز برنامج ERP على الجوانب الإدارية للعمل، سواء محاسبة، مالية، مشتريات أو غيرها، في حين أن CRM يستهدف إدارة علاقات العملاء، أي الجانب الموجه للمستهلكين.
في النهاية، يمكن القول إن ما هو نظام erp ليس مجرد مفهوم تقني، بل أداء استراتيجي يساعد المنشآت المختلفة في تحقيق الانضباط الإداري وتحسين جودة أدائها، وذلك لأنه يوفر رؤية شاملة لكافة العمليات ويساعد في تسهيل إدارة الموارد المختلفة، ودعم التخطيط السليم، وتعزيز قدرة القادة على إتخاذ قرارات صحيحة مبنية على معلومات دقيقة وشاملة.
