تعتبر انظمة المحاسبة الالكترونية من أهم الابتكارات التي أحدثت تطورًا وتحولًا جذريًا في عالم الأعمال، حيث ساهمت أنظمة أفذاذ المحاسبية الإلكترونية في تسهيل جميع العمليات المحاسبية وتسريعها بشكل كبير مقارنة بالطرق الأخرى اليدوية التقليدية، تعتمد هذه الأنظمة على برامج متخصصة في تسجيل وتحليل وتخزين البيانات المالية بشكل آمن ودقيق ومنظم، مما يعمل على مساعدة الشركة في اتخاذ القرارات المالية بشكل أكثر وضوحًا وشفافية، كما تُعتبر انظمة المحاسبة الالكترونية من أهم الابتكارات التي تعمل على توفير الجهد والوقت وتقليل الخطأ البشري، لذا فهي الخيار الأفضل والأمثل لمعظم المؤسسات التي تعمل على تحسين كفاءتها التشغيلية.
انظمة المحاسبة الالكترونية
انظمة المحاسبة الالكترونية تعمل بشكل رئيسي على تأدية المهام المحاسبية اليومية عبر استخدام الإنترنت، حيث يتم إضافة البيانات المالية بشكل مستمر وتقييمها في الوقت المناسب، وذلك يوفر على الشركة الوقت والجهد ويحافظ على تنظيم وترتيب المعلومات المالية بشكل دقيق، ولذلك فهي تصنف وفقًا لثلاثة أنواع: البرامج المحاسبية السحابية التي تعمل عبر الإنترنت، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وبرامج المحاسبة الأساسية مثل جوجل شيت وإكسل وبعض البرامج المخصصة، وتتكون تلك الأنظمة من قاعدة بيانات ووحدات معالجة وواجهة مستخدم إلى جانب تقارير مالية.
ما هي المحاسبة الالكترونية ؟
تستغرق إدارة الأعمال وقتًا طويلًا في ترتيب وتنظيم العمليات المالية، ولذلك فإن المحاسبة الإلكترونية صممت خصيصًا لتكون تطبيقًا عمليًا يستخدم عبر الإنترنت والكمبيوتر لمساعدة الإدارة في المجال المحاسبي دون الحاجة إلى استخدام الطريقة التقليدية اليدوية، لذلك يتم الاعتماد على انظمة المحاسبة الالكترونية والتي تكون مهمتها الأساسية هي إتمام المعاملات المحاسبية اليومية من خلال استخدام أفضل برنامج محاسبي سحابي يعمل على إتمام الإجراءات المحاسبية الرقمية في وقت قليل وبأقل مجهود.
ما هي خصائص المحاسبة الالكترونية؟
تعمل انظمة المحاسبة الالكترونية بشكل أساسي على مساعدة الشركة في إتمام العمليات المالية وتسجيلها في وقت قياسي، وذلك للحد من الأخطاء البشرية اليدوية، ولهذا فإن للمحاسبة الإلكترونية خصائص متعددة يمكن شرحها تفصيليًا كالآتي:
قابلة للتعلم
تتسم المحاسبة الإلكترونية بسهولة تعلمها، حيث تمكن المحاسب المالي في الشركة أو العاملين بمجال المحاسبة عمومًا من استخدامها وتعلمها والتعرف على أساسياتها دون أي صعوبة أو تعقيد.
مرونة إدخال البيانات
المحاسبة الإلكترونية تمكّن الفرد من إدخال المعلومات والبيانات المحاسبية بشكل بسيط مهما كان عددها وحجمها، ويمكن التعديل على هذه المعلومات والبيانات بمنتهى السهولة وفقًا للتغيرات التي تطرأ على الشركة.
سهولة الاستخدام
تتسم برامج المحاسبة الإلكترونية بسهولة استخدامها وبساطتها، حيث يمكن استخدامها بشكل سليم عبر جميع العاملين في الشركة وأيضًا من قبل المحاسبين المتخصصين.
توفير تقارير موثوقة
تمتاز الفواتير والتقارير التي يتم إصدارها عبر استخدام المحاسبة الإلكترونية بالموثوقية، وذلك لأنها تعمل على تقليل الأخطاء الحسابية والبشرية، ومن ثم فإن ذلك يؤدي إلى زيادة موثوقية النتائج.
متاحة في أي وقت
تُعتبر المحاسبة الإلكترونية نظامًا محاسبيًا يمكن الوصول إليه في أي وقت، حيث ترغب الشركات في الاطلاع على التقارير والبيانات المالية، وذلك يتم بمنتهى السهولة نتيجة لتخزينها وإدخالها السهل والسريع.
ما هي أنواع المحاسبة الإلكترونية؟
تتنوع انظمة المحاسبة الالكترونية بعدد كبير، وذلك لأنها شاملة تحتوي على جداول بيانات وبرنامج محاسبة سحابي والعديد من برامج محاسبة مالية، إلى جانب نظام تخطيط إدارة موارد المؤسسة، نشرح هذه الأنواع بالتفصيل كما يلي:
- جداول البيانات: مثل جوجل شيت وإكسل.
- برامج المحاسبة المالية الجاهزة: التي يتم استخدامها بقوالب إدخالات محددة دون تخصيصات إضافية.
- برمجيات المحاسبة المخصصة وفق الاحتياجات ومواصفات الشركة مع مرونة التعديل فيها والتغيير وفقًا لطبيعة العمل.
- أنظمة وبرامج الحوسبة السحابية: من خلال برنامج محاسبة سحابي يتم الاعتماد عليه لتقديم معالجة البيانات عبر استضافة على مواقع الإنترنت مثل برنامج أفذاذ السحابي.
- نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP): توفر مجموعة شاملة من الخدمات والتطبيقات التي يتم إنجازها عبر منصة واحدة مثل إدارة علاقات العملاء وأيضًا إنجاز كافة المهام الخاصة بالمحاسبة وإدارة الموارد البشرية.
ما هي أهداف المحاسبة الالكترونية؟
المحاسبة الإلكترونية تعمل على تحقيق الدقة العالية والتخلص من الروتين إلى جانب تحسين جودة العمل وزيادة الكفاءة التشغيلية للشركة، والمساعدة في اتخاذ القرارات، لذا فهي تستخدم لتتبع الحسابات وإعداد الفواتير والميزانيات من خلالها، وعبر السطور التالية يمكن شرح بالتفصيل أهداف انظمة المحاسبة الالكترونية:
توفير تقارير مالية موثوقة
الهدف الرئيسي من المحاسبة الإلكترونية هو الحصول على البيانات والتقارير المالية والمحاسبية المطلوبة بكفاءة ودقة عالية.
تحسين جودة العمل المحاسبي
تسعى المحاسبة الإلكترونية إلى تحسين جودة العمل المحاسبي عبر التخلص من الطرق المحاسبية التقليدية ومحاولة مواكبة التطور الرقمي حتى يسهل العمل المحاسبي في المستقبل.
التخلص من الملل
يشعر الموظفون والعاملون في المحاسبة بالملل والرتابة عند استخدام المحاسبة التقليدية اليدوية، وذلك نتيجة لإجراء العديد من الحسابات، وهدف المحاسبة الإلكترونية هنا هو التخلص من هذا الروتين والملل والعمل على القيام بالإجراءات الحسابية بشكل أكثر سلاسة وسهولة.
المساعدة في اتخاذ قرارات سريعة
تُساعد المحاسبة الإلكترونية الشركة في اتخاذ قرارات سريعة وعملية عبر الاطلاع السريع والفوري على التقارير والبيانات المالية الخاصة بالشركة داخليًا وخارجيًا، مما يسهل إتمام الأعمال المحاسبية والعمليات المعقدة الخاصة بماليات الشركة.
إصدار فواتير مالية
وظيفة المحاسبة الإلكترونية هي تخزين البيانات وإنشاء فواتير وتقارير مالية دقيقة في وقت قياسي، لذا فهي تهدف إلى تسريع هذه العملية، حيث يتم تتبع المدفوعات المستحقة والتذكير بإرسال الفواتير في الوقت المناسب.
متابعة التقارير المالية
يمكن من خلال استخدام انظمة المحاسبة الالكترونية تسهيل عملية التتبع المالي على أصحاب المؤسسات والشركات، لذا فإن هذا النوع من المحاسبة يساعد الشركة في متابعة أموالها من حيث الإنفاق والدخل.
إعداد الميزانيات
يمكن إنشاء التقارير المالية وإعداد الميزانيات والتنبؤ بها خلال فترة زمنية قصيرة، مما يساعد الشركة على تتبع أداء العمل والاستعداد لذلك مستقبلًا، وهذا استنادًا إلى ما يتم توضيحه في الميزانية العمومية.
ما علاقة المحاسبة الإلكترونية بنظم المعلومات المحاسبية؟
تعتمد تطبيقات وبرامج المحاسبة الإلكترونية على نظم المعلومات المحاسبية في تخزين وتسجيل البيانات والأرقام الهامة، مما يساعد ذلك على استرجاعها وتحليلها والوصول إليها بمنتهى السهولة لإتمام العمليات المحاسبية بدقة عالية وموثقة في أقل وقت وجهد.
ولكن تعمل نظم المعلومات المحاسبية على متابعة التحديثات التكنولوجية التي تدمج بين التقنيات البرمجية المتطورة، مما يساهم في سهولة الحصول على المعلومات وتبادلها بين الجهات الرسمية وتحسين كفاءة العمل المحاسبي، وأيضًا إدارة موارد الشركة وشؤونها المالية بشكل جيد وفعال، خلاصة القول إن برامج المحاسبة الإلكترونية تستخدم نظم المعلومات في إتمام عمليات تسجيل وتخزين المعلومات والأرقام المهمة.
ما هي مميزات وعيوب المحاسبة الالكترونية؟
إن انظمة المحاسبة الالكترونية بها العديد من المزايا التي تساعد الشركات في استخدامها، ولكن لا شيء خالٍ من العيوب، فهي أيضًا لديها العديد من العيوب التي قد تكون عائقًا بالنسبة لمستخدميها، إليكم مميزات وعيوب المحاسبة الإلكترونية:
مميزات المحاسبة الإلكترونية
تتميز المحاسبة الإلكترونية بالعديد من المزايا التي تساعد الشركة بشكل كبير في سرعة الوصول إلى معلوماتها وبياناتها المالية وسرعة الأداء، إلى جانب تقليل التكاليف والوقت والجهد، وإتمام العمليات المالية بشكل آمن وموثوق، كما تساعد أيضًا الشركة في تخزين دائم لبياناتها، ولهذا فنذكر إليكم أبرز مزايا المحاسبة:
- إمكانية الوصول إلى البيانات والمعاملات المحاسبية بشكل سهل.
- إتمام المعاملات المحاسبية بشكل سهل وسريع.
- تقليل تكاليف استخدام العنصر البشري في إتمام المعاملات المحاسبية.
- تقليل حدوث الأخطاء البشرية.
- سهولة التعاون بين المحاسبين المعتمدين والعاملين في المؤسسة.
- إتمام المعاملات الحسابية بشكل آمن ومتطور.
- سهولة تطبيق مبادئ المحاسبة الضريبية.
- تخزين آمن ودائم لبيانات الشركة ومعلوماتها المالية.
- إعداد التقارير والفواتير المحاسبية بشكل سهل وسريع.
- المساعدة في إنشاء نظام رقابة داخلي قوي وفعال.
عيوب المحاسبة الإلكترونية
المحاسبة الإلكترونية مثل العديد من الأشياء، لها بعض العيوب التي تجعل استخدامها صعبًا بالنسبة لبعض الشركات، وذلك لأن بها بعض الأخطاء الفنية أو تحتاج إلى صيانة دورية، وهي أيضًا مهددة بالاختراق، إليكم بعض عيوب ومشكلات استخدام المحاسبة الإلكترونية:
- معرضة لمواجهة بعض المشكلات الفنية في أي وقت.
- تكلفة الصيانة الدورية عالية.
- مهددة بالاختراق نتيجة لتخزينها معلومات محاسبية هامة.
- قد يحدث تعطيل في العمل عند استخدام المحاسبة الإلكترونية نتيجة الأعطال الفنية بها.
- إمكانية التلاعب في البيانات والمعلومات المالية وتزييف الأرقام.
ما هو الفرق بين المحاسبة الالكترونية والمحاسبة التقليدية؟
هناك بعض من الفروق الجوهرية تظهر عند التفريق بين استخدام انظمة المحاسبة الالكترونية والمحاسبة التقليدية، حيث يختلفان في عدد كبير من الأشياء منها الحسابات المباشرة، نذكر إليكم هذه الفروق عبر الجدول التالي:
| الاختلاف | المحاسبة الالكترونية | المحاسبة التقليدية |
| التسجيل | يتم التسجيل عبر استخدام قاعدة البيانات وبرامج المحاسبة. | يتم التسجيل في الدفاتر اليومية وسجل المعاملات منفصل. |
| الحسابات المباشرة | يصمم برنامج للقيام بالعمليات الحسابية الخاصة بالمعاملات المالية. | يقوم المحاسب بإجراء كافة الحسابات فرديًا. |
| القوائم المالية | سهولة الحصول على القوائم المالية في أي وقت. | تُعد البيانات المالية مرة واحدة في السنة. |
| النسخ الاحتياطية | سهولة إجراء نسخة احتياطية من البيانات والمعاملات المالية. | يتم إعادة كتابة وتكرار المعاملات المالية والحسابية والتقارير يدويًا. |
| الوقت المستغرق | يتم إدخال البيانات المحاسبية وتحديثها وإتمامها بشكل تلقائي، مما يستغرق وقتًا قليلًا. | يستغرق المحاسب وقتًا كبيرًا عند إعداد الأعمال المحاسبية نتيجة لتسجيل كل معاملة على حدة. |
| الشهادة المالية | يتم الحصول على البيان المالي في أي وقت عبر النقر مرة واحدة فقط. | يتم إعداد البيان المالي في آخر السنة المالية. |
| ميزان المراجعة | يتوفر ميزان المراجعة بشكل يومي. | يتم إعداد ميزان المراجعة مرة واحدة فقط عند الحاجة إليه. |
كيف يكون أفذاذ طريقك إلى مميزات المحاسبة الإلكترونية؟
هناك عدد كبير من المزايا والأهداف لتطبيق انظمة المحاسبة الالكترونية وتحويلها من دفاتر ورقية إلى أنظمة أكثر بساطة واستخدامها من خلال الاعتماد على برنامج الإكسل وبرنامج محاسبي سحابي، لذلك فإن أفذاذ تحقق كل ذلك للشركة وتضعها في موضع التميز والريادة عبر استخدام أفضل برنامج محاسبي سحابي، تعمل الشركة على تقديم منظومة الفاتورة الإلكترونية بشكل معتمد مع تواجد أفضل الخبرات التي تساعد على سهولة استخدام الشركة لأنظمة المحاسبة الإلكترونية.
كما تعمل شركة أفذاذ على توفير أفضل التقارير التي يتم الحصول عليها في وقت قصير وبمجهود قليل، وذلك يساعد النظام في تحسين جودة العمل المحاسبي وسرعة الإدارة في اتخاذ القرارات المالية بشكل بسيط وسهل، وأيضًا إعداد ميزانيات بقدرة عالية من التنبؤ.
نظام المعلومات المحاسبي الإلكتروني
إن نظام المعلومات المحاسبية الإلكتروني يستخدم الأجهزة الإلكترونية والتكنولوجيا والبرامج المتخصصة في معالجة البيانات المالية بدلًا من استخدام الطرق التقليدية اليدوية، كما يوفر هذا النظام أدوات إلكترونية لتخزين وجمع ومعالجة البيانات والمعلومات المالية، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويزيد من الكفاءة والسرعة، ويساهم في تسهيل إعداد التقارير المالية لاتخاذ القرارات في وقت قصير، وفي النقاط التالية سوف تتمكن من معرفة مكونات نظام المعلومات المحاسبي:
- المدخلات: تشمل الوثائق والبيانات الأولية مثل المستندات والفواتير التي يتم إدخالها بشكل مستمر في النظام.
- المخرجات: يتم الحصول على التقارير المالية المهمة مثل الميزانيات العمومية وقوائم الدخل إلى جانب ميزان المراجعة والمخرجات التحليلية الأخرى.
- المعالجة: تتم المعالجة آليًا باستخدام البرامج المحاسبية التي تعمل على تصنيف المستندات وترحيلها من دفتر اليومية والأستاذ بشكل تلقائي.
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بأنظمة المحاسبة الإلكترونية وما وجه الاختلاف بينها وبين المحاسبة التقليدية؟
أنظمة المحاسبة الإلكترونية برامج مخصصة تعمل على تسجيل وتحليل وإدارة جميع العمليات المالية داخل المؤسسات، وتختلف عن المحاسبة التقليدية في الاعتماد على الإدخال اليدوي والسجلات الورقية، فهي تعمل على توفير الأنظمة بشكل سريع ودقيق عبر معالجة البيانات إلكترونيًا.
كيف تساهم شركة أفذاذ في تنفيذ وتطوير أنظمة المحاسبة الإلكترونية؟
تعتبر شركة أفذاذ من الشركات الرائدة التي تعمل في مجال تطوير انظمة المحاسبة الالكترونية، حيث تقدم حلولًا محاسبية مميزة ومتكاملة مخصصة لتناسب كل نشاط تجاري، وتعتمد بشكل رئيسي على التقنيات الحديثة لتوفير أنظمة آمنة ومرنة، وتقدم خدمات استشارية وتدريبية تساعد المؤسسة على التحول الرقمي في المجال المحاسبي.
كيف تساهم المحاسبة الإلكترونية في تقليل الأخطاء المالية؟
تعمل المحاسبة الإلكترونية على إتمام العمليات المحاسبية والبيانات بشكل دقيق وسهل، مما يقلل من الخطأ الناتج عن الإدخال اليدوي، كما تحتوي على أدوات مراجعة لجميع العمليات ومطابقة الأرصدة لتنبيه المستخدم عند وجود أي خلل أو فارق في الحسابات.
يمكن معرفة أن انظمة المحاسبة الالكترونية تلعب دورًا محوريًا ورئيسيًا في تطوير الأداء المالي والإداري داخل المؤسسة، حيث تتيح إمكانية المتابعة بشكل دقيق للإيرادات والمصروفات وتحليل النتائج المالية في وقت قصير، ومع استمرار التقدم التقني أصبحت انظمة المحاسبة الالكترونية أكثر ذكاءً وسهولة في الاستخدام، مما يجعلها أداة لا يمكن أن تستغني عنها أي شركة تطمح في تحقيق دقة وشفافية عالية في تقاريرها المالية.
