المشتريات والمبيعات في المحاسبة

تعتبر المشتريات والمبيعات في المحاسبة من أهم العناصر التي تعكس نشاط المؤسسة التجارية، فهي تعتبر جوهر العمليات اليومية التي تحدد مستوى الأداء المالي للمؤسسة أو المنشأة ومدى تحقيقها من أرباح أو خسائر، حيث تعكس محاسبة المشتريات والمبيعات حركة البضائع والأموال داخل المنشأة، مما يساعد ذلك بشكل رئيسي في إعداد القوائم والتقارير الدقيقة الشفافة التي تظهر الوضع المالي الفعلي للمؤسسة، وتساهم في اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات مدروسة وواقعية، سنكتشف معًا اليوم أفضل برنامج محاسبة للمحلات التجارية وأهميه المبيعات والمشتريات.

المشتريات والمبيعات في المحاسبة

المشتريات هي العملية التي يتم من خلالها الحصول على السلع أو الخدمات من المورد، أما المبيعات فهي بيع الشركة للسلع أو الخدمات، لذا فإن المشتريات والمبيعات في المحاسبة يتم تسجيلها عادة وفقًا لمجموعة من البيانات، فالمشتريات تسل في الجانب المدين، وهي جزء من تكلفة المبيعات والمصاريف، أما المبيعات فتسجل كإيرادات في جانب الدائن، وكلاهما يلعبان دورًا حاسمًا في تتبع تدفق الأموال وربحية الشركة.

ما هي محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات؟

يعتبر برنامج إدارة المشتريات والمبيعات من العناصر الأساسية والرئيسية في الإدارة المالية لأي مؤسسة أو شركة، فإن البرامج المحاسبية تتمثل في العملية التي تعمل على تسجيل وتحليل ومراقبة الأنشطة المالية الخاصة بالخدمات والسلع، وكذلك شراء الخدمات والمواد التي تحتاج إليها الشركة لاستمرار النشاط، نوضح إليكم بالتفصيل ماهو برنامج إدارة المشتريات والمبيعات:

محاسبة المبيعات

محاسبة المبيعات هي أحد أهم مكونات عملية إدارة الأعمال التجارية، تركز على تحليل وتسجيل البيانات والمعاملات الخاصة ببيع الخدمات والمنتجات التي تعمل الشركة على تقديمها، تشمل هذه العمليات عددًا كبيرًا من الأنشطة مثل تسجيل المدفوعات وتسوية بيانات المبيعات إلى جانب إصدار الفواتير.

محاسبة المشتريات

تركز محاسبة المشتريات بشكل رئيسي على العمليات الخاصة بشراء الخدمات والسلع التي تحتاج إليها المؤسسة أو الشركة لمتابعة نشاطها وتسيير أعمالها، لذا فهي تتضمن تسجيل المشتريات، تحليل التكاليف وإدارة الموردين، إلى جانب التسوية مع السجلات المالية المختلفة.

كيفية حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات

المشتريات والمبيعات في المحاسبة يتم تسجيلها وفقًا لمجموعة من الإجراءات المتمثلة فيما يلي:

إعداد البيانات الأساسية

حتى يتم تسجيل حساب المبيعات والمشتريات عبر البرامج المحاسبية يجب إدخال البيانات الأساسية للموردين والعملاء، ويتطلب ذلك إدخال اسم الشركة والعنوان وما إلى ذلك.

إنشاء الفواتير

بعد انتهاء الشركة من إدخال البيانات الأساسية يتم إنشاء فاتورة مبيعات وفاتورة مشتريات مع ضرورة تحديد تفاصيل الصنف الذي تم بيعه أو الذي تم شراؤه مثل الكمية، السعر، الخصومات إن توفرت.

تسجيل المبيعات

عند بيع سلعة أو خدمة للعميل يجب تسجيلها في البرنامج المحاسبي حتى يمكن معرفة طبيعة الحساب بعد ذلك، ومن الضروري تسجيل تفاصيل الصنف مثل السعر والكمية.

تسجيل المشتريات

لتتمكن الشركة في النهاية من معرفة طبيعة حساب المشتريات يجب عليها أولًا تسجيل المشتريات في البرنامج المحاسبي، عند قيام الشركة بشراء أي سلعة أو خدمة يجب إدخال تفاصيل الفاتورة مثل تاريخ الشراء واسم المورد والكمية والسعر لمعرفة طبيعة الحساب بعد ذلك.

تسجيل المدفوعات

لكي تتم عملية حساب المبيعات والمشتريات يجب تسجيل المدفوعات والاستلامات الخاصة بهم، فعند حالة الدفع للمورد أو عند استلام المبلغ المالي من العميل يجب تسجيل هذه العملية في البرنامج المحاسبي مع ضرورة تحديد كيف تم الدفع وكيف تم الحصول على الخدمة أو السلع.

إعداد التقارير والقوائم المالية

بعد الانتهاء من هذه الخطوات يتم إعداد القوائم المالية في البرنامج المحاسبي، حيث يتم إنشاء قائمة الدخل لحساب إجمالي المبيعات والأرباح والتكاليف، وقائمة الأرصدة تعد للتأكد من الأرصدة المستحقة للعملاء والموردين.

مراجعة البيانات

بعد ذلك يتم مراجعة البيانات المسجلة في البرنامج المحاسبي بصفة دورية ومستمرة، وذلك للتأكد من دقتها وصحتها، حيث إن المبيعات والمشتريات والمدفوعات يجب أن تكون مسجلة بشكل صحيح حتى لا تحدث أي أخطاء مستقبلًا.

كيف يمكن حساب المبيعات عبر البرنامج؟

يمكن حساب المبيعات من خلال برنامج أفذاذ عبر استخدام المميزات التي يطرحها البرنامج والمتخصصة في إدارة المبيعات مثل كتابة التقارير الصحيحة، إنشاء الفواتير، متابعة المدفوعات وإعداد التقارير، حيث يعمل البرنامج على تحليل المبيعات وتحديد المنتجات الأكثر مبيعًا والأكثر ربحية، وذلك يُسهل بشكل مباشر متابعة المخزون عبر ربط عمليات البيع بالمخزون، ويوفر تقارير تساعد المؤسسة في اتخاذ القرارات، ولكن هناك مجموعة من الخطوات الأساسية لحساب المبيعات من خلال برنامج أفذاذ:

• كتابة بيانات المبيعات: يتم كتابة كافة عمليات البيع والعملاء والمنتجات في النظام.
• إعداد الفواتير: يعمل النظام على إعداد فواتير احترافية تتم تلقائيًا وفقًا لبيانات ومعلومات المنتجات والعملاء لتتبع المدفوعات المستحقة.
• متابعة المدفوعات: يسمح برنامج أفذاذ بإمكانية متابعة مدفوعات العملاء والأقساط المستحقة، مما يساعد الشركة على زيادة سيولتها النقدية.
• إعداد التقارير: يعمل برنامج أفذاذ المحاسبي على توفير وإعداد تقارير فورية ودقيقة عن المبيعات مثل تقارير المصروفات والإيرادات، هامش الربح، والمنتجات الأكثر مبيعًا.
• إدارة المخزون: يعمل نظام المبيعات بشكل مباشر مع المخزون، وذلك حتى يتم متابعة الكميات الموجودة من المنتجات وعروض البيع وفقًا للطلب.
• تحليل الأداء: يساعد نظام أفذاذ في تحليل أداء مبيعات الشركة عبر تعيين أهداف المبيعات ومتابعة أداء كل فرد على حدة.

كيفية استخراج تقرير ملخص المشتريات والمبيعات من البرنامج

حتى يتم استخراج ملخص المشتريات والمبيعات في المحاسبة عبر أنظمة أفذاذ، يتم اتباع مجموعة من الخطوات الأساسية تتمثل فيما يلي:

• الانتقال إلى قسم التقارير من واجهة برنامج أفذاذ.
• ثم تحديد خيار تقرير ملخص المشتريات والمبيعات.
• بعد ذلك يتم تحديد الفترة الزمنية التي ترغب في استخراج التقرير عنها (شهرية – يومية – سنوية).
• بعد ذلك يتم النقر على “عرض التقرير” أو “بحث”.
• بعدها يتم تحديد طريقة تصدير التقرير، إما بصيغة PDF أو بصيغة Excel للتحليل والمراجعة في وقت لاحق.

أهمية حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات عبر برنامج أفذاذ

يساعد برنامج أفذاذ في تنظيم وتسجيل المشتريات والمبيعات في المحاسبة، مما يوفر عددًا كبيرًا من المزايا والفوائد للشركات والمؤسسات التي يمكن اختصارها في النقاط التالية:

سهولة متابعة وتسجيل المعاملات المالية

يمكن استخدام البرنامج في إنشاء وإعداد الفواتير الخاصة بالشراء والبيع سواء للمنتجات أو المواد، مع إمكانية تسجيل المبالغ المستلمة والمدفوعة، كما يمكن أيضًا متابعة حركة الأرصدة، مما يسهل بشكل كبير عملية المراجعة والرقابة المالية فيما بعد، ويوفر للشركة رؤية أوضح ودقيقة للعمليات المالية الماضية والحالية.

سهولة إعداد التقارير المالية

يمكن من خلال برنامج أفذاذ إعداد التقارير المالية المفصلة الخاصة بإجمالي المبيعات، الأرباح والخسائر وتكلفة المشتريات، هذه التقارير ضرورية جدًا لتلبية متطلبات الإصلاح الضريبي والجهات المالكة لتسهيل تقديم التقارير والإقرارات الضريبية بدقة وسهولة.

توفير معلومات صحيحة ودقيقة

إن حساب المشتريات والمبيعات يوفر للمؤسسة معلومات دقيقة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية عبر تحليل البيانات الخاصة بها، حيث تتمكن الشركة من تحديد الخدمات والسلع الأقل ربحية والأكثر ربحية، وتحديد العملاء الأكثر إنتاجية إلى جانب تحليل احتياجات العملاء واتجاهات السوق.

التقليل من الأخطاء البشرية

عبر استخدام برنامج أفذاذ يمكن تسجيل العمليات المالية بشكل بسيط وسهل، مما يقلل الاعتماد على العنصر البشري أو العمل اليدوي، وبالتالي يتم تقليل فرص كتابة بيانات غير دقيقة أو غير صحيحة أو الوقوع في أخطاء عند تسجيل البيانات، مما يضمن بيانات أكثر دقة ويساهم في تحسين جودة التقرير المالي فيما بعد.

زيادة كفاءة العمليات المالية

بدلًا من الاعتماد على العنصر البشري في كتابة البيانات والتقارير المالية، والتي قد تستغرق وقتًا طويلًا وتزيد فرصة ارتكاب الأخطاء، يمكن لبرنامج أفذاذ تنفيذ جميع العمليات بسرعة ودقة، مما يعزز بشكل أساسي الإنتاجية العامة للشركة.

ما هو الفرق بين المشتريات والمبيعات؟

الفرق بين المشتريات والمبيعات في المحاسبة يكمن في الهدف والتعريف وأيضًا التأثير المالي والجانب المحاسبي، وبناءً على ذلك يمكن معرفة أن المشتريات هي عملية شراء الخدمات والسلع من المورد بهدف إعادة بيعها أو استخدامها، أما المبيعات فهي عملية بيع السلع والخدمات للعملاء مقابل مبلغ من المال، الجدول التالي يوضح الفرق بينهما بالتفصيل:

وجه المقارنة	المبيعات	المشتريات
التعريف	بيع الخدمات والسلع	شراء سلع أو خدمات
الهدف	تحقيق أرباح وإيرادات للشركة	إعادة بيع المنتجات وتحقيق أرباح
التأثير المالي	تعامل في المحاسبة كإيراد	تعامل في المحاسبة كمصروف
الجانب المحاسبي	تسجل في الجانب الدائن حساب الإيرادات	تسجل في الجانب المدين حساب المشتريات

أنواع المشتريات في المحاسبة (مباشرة – غير مباشرة)

يتم تصنيف المشتريات في النظام المحاسبي إلى مجموعة من الأنواع، منها مشتريات مباشرة وغير مباشرة، والتي يتم التعرف عليها في النقاط التالية:

• المشتريات المباشرة: يقصد بها شراء أي منتج يدخل بصورة أساسية ومباشرة في العملية الإنتاجية، مما يعني أنه مكون رئيسي وأساسي للمنتج النهائي الذي تقوم الشركة بتقديمه لعملائها مثل أدوات التصنيع والمواد الخام.
• المشتريات غير المباشرة: هي عبارة عن منتجات لا تدخل بصورة أساسية ومباشرة في الإنتاج، ولكن تستخدم في عملية البيع وتعمل على ربط الشركة بالعميل وتعرفه بشكل أساسي بالمنتج وتمنحه التميز، من بين تلك العمليات التسويق واللوازم الأخرى التي يتم الاعتماد عليها عند إنتاج المنتج، وأيضًا الخدمة الاستشارية التي تعمل الشركة على تقديمها.

دور المشتريات والمبيعات في إعداد القوائم المالية والتقارير الشهرية

تعتبر المشتريات والمبيعات في المحاسبة عناصر أساسية في التقارير الشهرية وإعداد القوائم المالية، حيث تعمل المشتريات على تحديد التكلفة المباعة وتكاليف التشغيل، بينما تعمل المبيعات على توفير المصروفات والإيرادات الناتجة عن نشاط المنشأة الأساسي، وتساعد تلك البيانات إدارة الشركة على تقييم الأداء المالي لتحسين الكفاءة مع اتخاذ القرارات الاستراتيجية، إليكم بالتفصيل دور كلاهما في التقارير الشهرية والقوائم المالية:

اكتشف كيفية تصميم نظام محاسبي متكامل

دور المشتريات

تساعد المشتريات في إعداد التقارير الشهرية والقوائم المالية كما يلي:

• تحديد تكلفة البضاعة المباعة التي تساعد في تحديد تكلفة السلع والخدمات والمنتجات.
• تعمل أيضًا على توفير معلومات دقيقة عن المخزون الحالي للمؤسسة.
• مساعدة الشركة في تتبع التدفق النقدي وضبط التكاليف.

دور المبيعات

تساعد المبيعات في إعداد القوائم المالية والتقارير الشهرية فيما يلي:

• تحديد الإيرادات الناتجة عن السلع والخدمات المباعة والتي تعتبر بندًا أساسيًا ورئيسيًا في قائمة الدخل.
• كما تساعد أيضًا المبيعات على تحسين كفاءة العمل عبر توفير تقارير عن أداء المبيعات الذي يساعد في تحديد الخدمات والمنتجات الأقل ربحًا والأكثر ربحًا مع توجيه الجهود نحو الأكثر ربحًا.
• تساعد في تحسين العلاقات مع العملاء عبر تتبع التحصيلات وتسجيل الفواتير بشكل دقيق وصحيح.
• إلى جانب ذلك توفر تقارير دقيقة حول أداء الشركة مما يساعدها في اتخاذ قرارات استراتيجية والتخطيط للمستقبل.

أخطاء شائعة في تسجيل المشتريات والمبيعات وكيفية تجنبها

هناك بعض الأخطاء الشائعة التي تحدث عند تسجيل المشتريات والمبيعات في المحاسبة، نذكر لكم بعضًا منها وكيف يمكن تجنبها:

• خطأ كتابة أرقام غير دقيقة أو صحيحة أو مكررة.
• عدم تطبيق مبدأ القيد المزدوج، أي عدم تسجيل المعاملات في الجانب المدين والدائن مما يخلق عدم توازن في الحساب.
• تسجيل المعاملات في حسابات خاطئة.
• التأخير في تسجيل المشتريات والمبيعات يؤدي إلى صعوبة تتبعها وربطها بالفاتورة الأصلية.
• نسيان تسجيل بعض المعاملات والقيود ذات التسوية الهامة ويؤثر ذلك بشكل رئيسي على دقة القوائم المالية.
• عدم فصل الحسابات المهنية عن الحسابات الشخصية.

كيفية تجنب هذه الأخطاء

إليكم بعض الطرق التي يمكن اتباعها لتجنب الأخطاء عند تسجيل المشتريات والمبيعات في النظام المحاسبي:

• يتم استخدام برنامج محاسبي يساعد في تقليل الأخطاء البشرية مثل أفذاذ، حيث يوفر البرنامج إمكانية التحقق التلقائي من الحسابات.
• تطبيق مبدأ أو نظام القيد المزدوج بشكل صحيح ودقيق، يجب التأكد من تسجيل كل معاملة في طرفيها الصحيح المدين والدائن لتجنب عدم توازن الحسابات.

استخدام برامج المحاسبة الحديثة لإدارة عمليات المشتريات والمبيعات باحترافية

تتم عملية المشتريات والمبيعات بشكل احترافي عبر استخدام برامج المحاسبة الحديثة مثل برنامج المحاسب أفذاذ الذي يعمل على إتمام مهام المشتريات والمبيعات عبر إصدار الفواتير وتتبع حالات الطلبات والمخزون وما إلى ذلك بشكل بسيط وسهل، يساعد على تقليل الأخطاء البشرية واتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة وجيدة مع تحسين دقة السجلات، ويتم ذلك عبر الخطوات التالية:

• يتم استخدام برنامج أفذاذ لإصدار عروض الأسعار وفواتير إلكترونية وأوامر الشراء، مما يساعد على سير العمل وتقليل الأخطاء اليدوية.
• يتأكد البرنامج من الربط بين قسم المخزون والمبيعات والمحاسبة عبر منصة واحدة أو نظام واحد لتوفير رؤية شاملة للمؤسسة.
• من خلال البرنامج يتم مراقبة حالة الطلبات والمدفوعات والمخزون لتكون لدى الشركة طوال الوقت معلومات دقيقة وحديثة عن العمليات والمعاملات المالية.
• يتم إدارة علاقات الموردين ومتابعة المدفوعات المستحقة بدقة مع الالتزام بالتواريخ والشروط.
• يساعد أفذاذ على استغلال إمكانيات التقارير لفهم أداء الشركة المالي بشكل واضح ودقيق، حيث يتم إنشاء تقارير مثل الأرباح والخسائر والميزانية العمومية.
• يتم استخدام البرنامج لضمان إنشاء فواتير وتقارير تتماشى مع المعايير المالية والمحاسبية والقوانين الضريبية مما يجنب المشاكل القانونية.

الأسئلة الشائعة

ما المقصود بالمبيعات والمشتريات في المحاسبة؟

المشتريات والمبيعات في المحاسبة هي عبارة عن العمليات الخاصة بشراء السلع والخدمات وبيعها، يتم تسجيلها في مجموعة من الدفاتر لتحديد الربح والخسارة بشكل دقيق.

كيف تؤثر المبيعات والمشتريات على القوائم المالية؟

تؤثر المبيعات بشكل رئيسي في الإيرادات، بينما تؤثر المشتريات في تكلفة المصروفات والبضائع مما ينعكس في النهاية على صافي الربح الذي يتم إدخاله في قائمة الدخل.

ما هي علاقة المبيعات والمشتريات بتدفق النقدي؟

المبيعات تعمل على زيادة التدفقات النقدية الداخلة، بينما المشتريات تعتبر تدفقات نقدية خارجة، ويتم متابعة ذلك بدقة للحفاظ على السيولة المالية والاستقرار المالي.

تعتبر المشتريات والمبيعات في المحاسبة الدور المحوري في إدارة الموارد المالية للمؤسسة وضمان استمرار العمل بكفاءة عالية، فإن عملية الشراء أو البيع يجب تسجيلها بدقة، وهذه تعتبر خطوة أساسية نحو تعزيز الرقابة المالية داخل المؤسسة وتحقيق التوازن بين المصروفات والإيرادات، ولذلك فإن الاهتمام بإدارة وتوثيق تلك العمليات المحاسبية هو الأساس لبناء نظام مالي قوي داخل المؤسسة.