يهتم الجميع بمعرفة إجابة سؤال كيفية ادارة حسابات المطاعم إذ أنها أحد الأمور الهامة التي يهتم بها أصحاب هذا المشروع، فلك أن تتخيل بأن لديك مطعمًا له سمعة طيبة لدى الزبائن، وتتساءل دائمًا ما الذي ينقصك حتى تنجح تجارتك، وهنا تكمن الإجابة في أهمية أفضل برنامج محاسبي للمطاعم، تلك التي تتحكم بياناتها وأرقامها بالقرارات التي تتعلق بكل طبق يقدم في المطعم.
كيفية ادارة حسابات المطاعم
إن التعرف على الطريقة الصحيحة في كيفية ادارة حسابات المطاعم يساعد في إنجاح مطعمك، ويمكنك من إدارة المعاملات المالية تلك التي ستتم بشكل مثالي، وتتيح لك تتبع التدفقات النقدية وتساعدك في التحكم بالتكاليف الرئيسية، وإليكم خطوات إدارة حسابات المطاعم:
- إدارة مخزون المطعم تلك التي تسمح بتتبع المخزون المتواجد بالمطعم أي المواد المستخدمة في العملية التشغيلية.
- بيان الأرباح والخسائر للمطعم وتلك المقاييس تعد الأكثر أهمية في تحديد مدى فشل ونجاح المطعم، ويمكن عبرها تتبع الإيرادات والتكاليف.
- تحديد فترات المحاسبة للمطعم تلك التي تساعدك في إعداد التقارير لمتابعة أداء المطعم بالشكل الأمثل وأخذ القرارات السريعة وفق البيانات التي ستحصل عليها من التقارير.
- استخدام أساس نظام epr المحاسبي المثالي للمطعم، وتوجد طريقتان تستطيع أن تختار ما بينهما، إحداهما تخص الأساس النقدي، والأخرى أساس الاستحقاق، تلك التي يتم عبرها عملية التسجيل بعد إصدار الفواتير.
- التعامل مع الإكراميات بطريقة مناسبة وفق رؤية إدارة المطعم، إن كان من خلال تحديد نسبة الإكراميات أو حتى مشاركتها مع كافة الموظفين.
- إعداد شجرة حسابات تخص المطعم بطريقة مناسبة لتحصل على جميع المعلومات المالية الهامة.
ما هي محاسبة المطاعم؟
محاسبة المطاعم تعد عملية تفسير وتحليل للبيانات المتعلقة بالإيرادات والتدفقات النقدية وقائمة الدخل والمخزون بالمطعم، وهذا يسمح بتوثيق كافة المعاملات المالية في شركتك مع تحديد أدائها، وهي نوع جديد من المحاسبة يشبه محاسبة التكاليف، ويساعد في اتخاذ القرارات المناسبة التي تضمن نجاح المشروع التجاري وتحافظ عليه، وهي العلم الذي يدرس تفسير النشاط المالي عبر تسجيل وتبويب وتلخيص تلك العمليات المالية، والإفصاح عن المعلومات بقوائم يتم إعدادها خلال فترات زمنية محددة.
كيف تتم محاسبة المطاعم؟
تعرفنا على إجابة سؤال كيفية ادارة حسابات المطاعم والآن سنوضح محاسبة المطاعم وهذا عبر الخطوات التالية:
أولًا: استخدم نظامًا محاسبيًا متكاملًا للمطاعم
يتم اختيار برنامج محاسبى بسيط ومتكامل وسهل مثل الذي تقدمه إليكم أفذاذ، ويتيح لكم الوصول لكافة البيانات في أي مكان ووقت، ويتضمن نقاط البيع، وهذا يضمن دقة التسجيل للحسابات مع تتبع مستويات المخزون والطلبات والإدارة النقدية وبرامج تتبع شؤون الموظفين، لأنه يهتم بالورديات والرواتب والمكافآت والإجازات وإدارة المستودعات، تلك التي يستطيع صاحب المطعم عبرها منع أي هدر وتوزيع الموارد بطريقة فعالة.
ثانيًا: إعداد مخطط حسابات المطعم
وذلك عبر تقسيم مخطط حسابات المطعم لفئات فرعية، ومنها الإيرادات والخصوم والمبيعات والأصول وكذلك المصروفات والمخزون وحقوق الملكية، وهذا لتسهيل تحديد المقاييس الملائمة لمراقبة الحسابات.
ثالثًا: الخطوات العملية بمحاسبة المطعم
وهذا يكون من خلال مراقبة التدفق النقدي الذي يخرج من المطعم ويدخل إليه يوميًا أو أسبوعيًا أو حتى شهريًا، واستخدام السجلات التجارية لمراقبة قدر الإيرادات بحكم أن المبيعات تتم بشكل أونلاين، وتسوية جميع الحسابات التي تسمى قيود محاسبة المطاعم، وتلك القيود تتواجد بانتهاء الفترة المالية للحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان، وكافة الالتزامات المالية الأخرى.
ما هي المقاييس الرئيسية لمحاسبة المطاعم؟
بعد أن عرفنا كيفية ادارة حسابات المطاعم يمكن الآن التحدث بوضوح بشأن المقاييس الرئيسية لمحاسبة المطاعم:
- حساب تكلفة البضاعة المباعة من خلال المعادلة الحسابية التي تتكون من المخزون الافتتاحي مضافًا إليه قيمة المخزون المشترى يطرح منه قيمة إدارة المخزون النهائي، وذلك يساعد في فهم المبلغ الذي قد تم إنفاقه لتصنيع الطعام.
- الربح الإجمالي، ذلك الذي يتم من خلال تتبع مقدار الأموال الحاصل عليها ما بعد خصم تكلفة بيع البضاعة.
- معدل الاحتفاظ بالعملاء مع كسب عملاء جدد، ويتم قياسه من خلال معرفة عدد العملاء في نهاية الفترة مطروحًا منه عدد العملاء المكتسبين على عدد العملاء في بداية الفترة مضروبًا في 100.
- الإطلاع على متوسط الإيرادات، وهذا لكل ضيف أو عميل، وتحتسب بالطريقة التالية، متوسط الشيك يساوي إجمالي المبيعات على عدد فترة زمنية محددة.
- أيضًا يتضمن متوسط عدد العملاء، وهو مؤشر هام في تحديد عدد الموظفين اللازم خلال مواسم الذروة والتعرف على أوقات الازدحام.
- التكلفة العامة، وتشمل المصروفات التشغيلية من التأمين والإيجار والإدارة والمرافق والتراخيص إلى جانب تكلفة الطعام، ويحسب معها رواتب العمالة.
- هامش المحاسبة، ذلك الذي يقيس الربحية مطروحًا منها تكلفة الطعام.
ما هي أهمية محاسبة المطاعم؟
بعد ذكر كيفية ادارة حسابات المطاعم السؤال هنا يكون بشأن أهمية محاسبة المطاعم ومدى تأثيرها على صحة العمليات المالية، وإليكم الأهمية:
- إن استخدام البرنامج المحاسبي الأمثل يوفر لك نفقات ولن تحتاج إلى عدد عمالة كبيرة.
- تلك البرامج لا تحتاج لخطوات كثيرة فهي مرنة جدًا وسهلة الاستخدام.
- توفر عليك الوقت والمجهود، وبالتالي تمكنك من التركيز على أي شيء آخر من الأهداف التنموية أو حتى الخطط المستقبلية.
- تجعل الموظفين لديهم خبرة ومعرفة بأحدث التقنيات وتنفيذ الحسابات المختلفة.
- ربط العمليات المحاسبية من خلال نقل الفواتير للنفقات تلقائيًا وانتقال المبالغ المدفوعة سواء للتدفقات المالية أو المصروفات وإدخالها في محلها، وذلك يزيد العمل مرونة وسلاسة.
ما هي طرق محاسبة المطاعم؟
إن طرق محاسبة المطاعم تعتمد على تتبع المصروفات والإيرادات وتحليلها، وتشمل الطرق الرئيسية استخدام نظام المحاسبة المتكاملة مع إعداد الحسابات، إضافًة إلى حساب تكلفة البضائع، والإطلاع على النفقات العامة والربح الإجمالي، ومن ثم الاحتفاظ بالعملاء، وتقسم طرق المحاسبة إلى أساس نقدي وأساس الاستحقاق، إضافًة إلى استخدام أنظمة محاسبة متكاملة سحابية لتبسيط العمليات.
محاسبة التكاليف في المطاعم
محاسبة التكاليف بالمطاعم هي أحد فروع المحاسبة المخصصة لتحليل مصروفات تشغيل المطاعم، وتستطيع عبر محاسبة التكاليف بالمطاعم أن تفهم تكلفة إنتاج الطعام وتتخذ القرارات الصائبة الخاصة بالتسعير والتخطيط المالي وزيادة الربح، وكذلك إدارة الميزانية مع زيادة الإنتاج، وتقسم التكاليف إلى ثابتة مثل مصروفات الإيجار ورواتب الموظفين، ومتغيرة مثل تكاليف المواد والعمالة المتغيرة وتكلفة التسويق ثم المرافق العامة من الماء والكهرباء.
نموذج محاسبة تكاليف المطاعم
تعرفنا على كيفية ادارة حسابات المطاعم والآن يمكننا تقديم نموذج محاسبة تكاليف المطاعم المقدم من أفذاذ، والذي يساعد أصحاب المطاعم في تتبع التكاليف المتغيرة والثابتة في سبيل سير العمليات التشغيلية يوميًا بالمطعم، ويضمن عدم التجاوز في النفقات المخطط لها بالميزانية، ويسهل عملية التخطيط المالي للمطاعم مع تحديد الجوانب التي بحاجة لترشيد النفقات وتحسينها، ونموذج المحاسبة يساعد المطاعم في توزيع الموارد بطريقة أفضل، وتتبع أداء الفريق بالمطعم إضافًة إلى إدارة الرواتب.
أهم التقارير المحاسبية المطلوبة في محاسبة المطاعم
إن التقارير المالية توفر معلومات دقيقة تساعد أصحاب المطاعم في اتخاذ القرارات الاستراتيجية للنمو والتوسع، وإليكم أهم التقارير المحاسبية:
- تقرير الدخل: تظهر به الإيرادات والمصروفات بفترة زمنية محددة ويساعد في فهم الأرباح والخسائر.
- تقرير العمومية: يقدم صورة مفصلة بشأن الأصول والالتزامات في حسابات المطاعم خلال فترة محددة.
- تقرير التدفقات النقدية: يوضح التدفقات الداخلية والخارجية، ويمكن عبره تقييم قدرة المطعم على إدارة السيولة وفهم تأثير العمليات اليومية عليها.
- تقرير المبيعات: يعرض تفاصيل البيع بالمطعم وفق الفئات، إن كانت حسب نوعية المشروبات والمأكولات أو طريقة تقديم الخدمة.
- تقرير التكاليف: يتضمن التكاليف الثابتة والمتغيرة ويمكنك من تحديد المجالات التي بحاجة لتحسين.
- تقرير الأداء المالي: يوضح نسبة هامش الربح والعائد الاستثماري والنفقات والإيرادات.
الأخطاء الشائعة في محاسبة المطاعم وكيفية تجنبها
تعرفنا على جميع تفاصيل كيفية ادارة حسابات المطاعم ولكن ما هي الأخطاء الشائعة بشأن ذلك؟ إليكم التفاصيل:
- حدوث الأخطاء البشرية عند إدخال بيانات سعر الوجبات، وهذا يؤثر في دقة التقارير المالية، والحل المثالي هو استخدام نظام محاسبي سحابي لإدارة نقاط البيع.
- استخدام فترات محاسبة خاطئة في مقارنة إيرادات المطعم، والحل هو استخدام مقارنة الحسابات بفترات مدة تقارب أربعة أسابيع.
- إهمال المراقبة الدورية للتكلفة الأساسية وأداء العمالة والمبيعات والموظفين حسب الورديات.
- عدم تحديث سجل المخزون بشكل منتظم، وهذا يؤدي إلى نقص أو زيادة فيه، وبالتالي الحل هو إجراء جرد منتظم للمخزون والاعتماد على برامج إدارة المخزون.
- تجاهل فصل الحسابات الشخصية لصاحب المطعم عن الحساب التجاري، مما يؤثر على السجل المالي، والحل هو فتح حسابات مصرفية وائتمانية مخصصة لذلك.
كيف يمكنك الاعتماد على أفذاذ في إدارة محاسبة المطاعم؟
يعد برنامج محاسبي erp من أفذاذ اختيارًا تكنولوجيًا مناسبًا، إذ يوفر الكثير من الحلول الذكية في إدارة محاسبة المطاعم، ويمكن عبره إدارة الورديات المتعددة والمتعلقة بها من الفواتير والمبيعات، ويتميز أفذاذ بسهولة الاستخدام حتى لدى غير المحترفين، ويربط أجهزة نقاط البيع، ويدعم الباركود، كما يسمح بعرض قوائم الطعام المتوفرة بالمطعم بالصور والأسماء، وإدارة الطلبات بطريقة أفضل، وإصدار الفواتير بجميع عناصرها والتكامل مع الأنظمة الأخرى.
الأسئلة الشائعة
ماذا يقصد بإدارة حسابات المطاعم؟
يقصد بها تنظيم ومتابعة المعاملات المالية للمطعم بما يشمل المصروفات والإيرادات والرواتب والمخزون لضمان الوصول للأرباح المطلوبة والحد من الخسائر.
كيف تحسب الأرباح والخسائر بالمطاعم؟
تحسب عبر خصم إجمالي المصروفات من الإيجار والرواتب والكهرباء والمشتريات من إجمالي قيمة المبيعات بفترة محددة، والنتيجة هنا توضح صافي الربح أو الخسارة.
كيف تقلل الأخطاء بحسابات المطاعم؟
عبر الاعتماد على نظام محاسبي متكامل لمراجعة البيانات المالية بشكل منتظم، وضرورة التأكد من تدريب الموظفين على طريقة إدخال البيانات بشكل دقيق، وإجراء جرد دوري للمخازن.
وصلنا إلى الختام بعد الحديث عن كيفية ادارة حسابات المطاعم إذ أنها أحد العناصر الأساسية في نجاح أي مطعم، وتضمن تحقيق توازن ما بين المصروفات والإيرادات، وتحافظ على استقرار الأداء المالي عبر استخدام أنظمة محاسبية حديثة وأساليب متابعة دقيقة للمخزون والمبيعات، ويمكن عبرها لصاحب المطعم تحسين الربح وتقليل الهدر.
