من المهم معرفة مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة إذ أن هذه الأنظمة الآن أصبحت أهم الأدوات التي يتم استخدامها والاعتماد عليها بأسواق المملكة العربية السعودية ولعل فهم تلك المكونات الخاصة بـ نظام ERP يجعل من السهل التعرف على طريقة عمل هذا النظام فهو منتشر بمختلف المؤسسات، ويقوم بالكثير من المهام الرئيسية من إدارة الموارد البشرية وإدارة المخازن وإدارة الرواتب، فهو أداة سحرية ساعدت كثيرًا في حل مشكلات متعددة مع مركبة التطور.
ما هي نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP؟
يعد نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP نظامًا برمجيًا متكاملًا الهدف منه توحيد العمليات التجارية الرئيسية في الشركة ويعمل على دمج الأقسام والعمليات والوظائف بقاعدة بيانات مركزية واحدة، وذلك النظام يسمح بالتكامل مع تدفق المعلومات بأسلوب سلس وتبادلها وهذا يوفر رؤية شاملة لأداء المؤسسات ويسهل عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية بأسلوب يهدف هذا النظام لتحسين الكفاءة التشغيلية.
عبر إتمام العمليات بتلقائية مع تقليل الأخطاء اليدوية ويزيد من كفاءة التعاون ما بين الأقسام ويوفر رؤية واضحة بشأن البيانات للمساعدة في اتخاذ القرارات الواضحة، كما أنه يحسن إدارة الموارد مع تقليل التكاليف ويزيد رضا العملاء عبر تحسين الخدمة مع الاستجابة لاحتياجاتهم بأسرع وقت وبجودة عالية، وبذلك نكون أجبنا عن ما هو نظام erp.
مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة
إن مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة ومتعددة تشمل جوانب ووحدات ومكونات رئيسية، كل منها يعمل على تغطية جانب واضح ومحدد من كافة جوانب عمليات المؤسسة، وهذه المكونات متكاملة مع بعضها البعض لضمان تدفق المعلومات بشكل سهل وبسيط، وإليكم مكونات أنظمة ERP من أفذاذ:
المكونات التقنية الرئيسية:
- قاعدة بيانات مركزية وهي مخزن موحد يجمع ما بين جميع بيانات المؤسسة ويمنع تكرار أي نوع من البيانات مع ضمان الدقة.
- واجهة المستخدم وهو ذلك الجزء الذي يتفاعل معه المستخدمون ويتضمن النماذج والتقارير ولوحات المعلومات.
- أدوات إعداد التقارير والتحليل وهي توفر لكم إحصائيات ورؤى بشأن البيانات المخزنة حتى تحسن عملية اتخاذ القرارات.
- آليات التكامل وهي تسمح لنظام إدارة الموارد بالاتصال مع جميع الأنظمة والتطبيقات الأخرى.
- مزايا الأمان إذ أن هذا النظام يضمن لكم حماية لجميع البيانات وخصوصياتها إضافًة لاختيارات التوسع والنشر المتعددة.
مكونات وحدات الأعمال:
- الإدارة المالية والمحاسبية تلك التي تدير المعاملات المالية والحسابات والميزانيات وهي تصدر تقارير مالية.
- إدارة الموارد البشرية وهي تعني إدارة الموظفين والتدريب والرواتب وتطوير الموارد البشرية.
- إدارة المخازن والمشتريات وهي تتحكم بعمليات شراء الموارد والتوزيع وإدارة المخزون.
- إدارة سلسلة التوريد وهي تخطط وتتبع العمليات في سلسلة التوريد.
- العلاقات العامة وهي تساعد في إدارة معلومات العملاء ودعمهم وإنشاء حملات التسويق.
- إدارة التصنيع وهي تدير عملية التصنيع ومراقبة جودة المنتجات وتخطيط الإنتاج.
تحليل نظام ERP
تحدثنا عن مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة والآن يمكننا ذكر تحليل هذا النظام إذ أنها عملية تقييم لفهم وظائفه ومكوناته وطريقة تكامله مع الاحتياجات الفردية للشركة ويهدف إلى تحليل واستكشاف العناصر الرئيسية في النظام ومنها الوحدات الأساسية وهيكل قاعدة البيانات، وإمكانية التخصيص وواجهة المستخدم وكذلك أدوات التحليل مع إمكانية التكامل.
وليس هذا فقط بل أنه أيضًا يحمل ميزة الأمان ويحدد مدى فعاليتها في سبيل تحسين العمليات مع زيادة الكفاءة الإنتاجية، فهو يتضمن فحصًا منهجيًا لجميع العناصر المتواجدة في النظام وذلك لفهم دوره ووظائفه مع الحصول على الاستفادة القصوى على الإطلاق من نظام العمل وذلك لأنه يدير البيانات المركزية.
أدوات نظام ERP
يضم نظام ERP وحدات دمج البيانات وتشاركها بثبات في النظام، وهذا يوفر نظرة شاملة لكافة عمليات المؤسسة مع تحسين الكفاءة الإنتاجية، وتستطيع أن تختار الوحدات في منشأتك بشكل يتوافق مع احتياجاتك الخاصة ومتطلبات الصناعة، وإليكم أدوات النظام:
- إدارة المحاسبة المالية التي تساعدك في تتبع أدق الأمور المالية مع إعداد الميزانيات والقدرة على تقديم التقارير.
- إدارة الموارد البشرية تلك التي تدير بيانات الموظفين وتصدر كشوف المرتبات وتسجل الحضور والغياب وغيرها.
- إدارة المخزون بشكل فعال فهي تمكنك من تتبع مستويات المخزون مع إدارة الأسهم والقدرة على تحسين إعادة الطلب.
- إدارة الإنتاج وهي تحسن عمليات الإنتاج من مراقبة الجودة والتخطيط وتضمن لك تحقيق عمليات تصنيع فعالة.
- إدارة المشتريات تساعدك في تنظيم وتبسيط الشراء بداية من تحديد الاحتياجات وحتى اختيار الموردين وهي تضمن لك توفر المواد والخدمات بالشكل اللازم بالوقت المناسب.
- إدارة سلسلة التوريد تلك التي توفر رؤية كاملة عن سلسلة التوريدات بداية من الشراء حتى التوزيع.
- إدارة العملاء تساعدك في إدارة التفاعلات مع معرفة فرص البيع وتتبعها.
- إدارة الأصول وهي تساعدك في تتبع الأصول بطريقة فعالة وتحسين جداول الصيانة.
- إدارة المشروعات وهي تمكنك من تخطيط المشاريع مع توزيع الموارد وكل ذلك في سبيل تنفيذ المشروعات بنجاح.
ما هي الخصائص الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
ذكرنا مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة والآن سنشرح لكم الخصائص الرئيسية في هذا النظام الذي يقدم لكم حلًا شاملًا، وإليكم الخصائص:
- إدارة البيانات المركزية وذلك لأن النظام يسهل التكامل ما بين البيانات واتساقها بكافة أنحاء المؤسسة.
- التخصيص والمرونة وذلك نظرًا لأن الشركة تختلف بعملياتها وطريقة سير العمل ومتطلباتها، ولذا فإن البرنامج مرن يلائم كافة الأنظمة والبرامج.
- القابلية للتوسع إذ أن نظام إدارة الموارد يقبل التوسع لتلبية الاحتياجات المتغيرة، وتلك القابلية هامة للشركات التي ترغب في التوسع والتكيف مع الظروف السوقية الجديدة.
- حلول أمان البيانات، يوفر برنامج إدارة الموارد ميزات قوية وأمانًا عاليًا للمستخدمين مع تشفير للبيانات وهذا لحماية المعلومات.
- اختيارات النشر إذ أنه يمكن نشر نظام إدارة الموارد بطرق مختلفة بنمط هجين أو داخل سحابة، وبإمكانك أن تختار النموذج المتوافق مع تكنولوجيا المعلومات.
- الوصول عبر الهاتف وذلك لأن نظام إدارة الموارد به إمكانية الوصول من خلال الهاتف وبالتالي يتيح للمستخدمين الوصول للنظام والتفاعل معه عبر الهواتف.
ما هي وظائف العمل التي يمكن تحسينها باستخدام ERP؟
إن الميزات الأساسية في نظام تخطيط الموارد عبارة عن مجموعة وظائف تبدأ من إدارة الأعمال الرئيسية وصولًا لتكامل فعال للتقارير والبيانات والتحليلات، وهذا يتيح للمؤسسات تحسين كفاءتها مع اتخاذ القرارات المستنيرة استنادًا للبيانات، وإليكم الوظائف:
- يساعد نظام إدارة موارد erp في تحسين كفاءة العمليات وهذا يقلل التدخل اليدوي وبالتالي تكون الأخطاء أقل وتصبح عمليات العمل أسرع.
- يتضمن معنى erp system أدوات إنشاء تقارير مختلفة مع لوحة قيادة وتصورات للبيانات وتوفر تلك الأدوات رؤى بشأن أداء المؤسسة.
- يمكن أيضًا أن تتكامل جميع أنظمة إدارة الموارد مع الأنظمة الأخرى ومنها قواعد البيانات الخارجية ومنصات التجارة الإلكترونية وكذلك البرمجيات الجانبية، وهذا لضمان توافق البيانات بالإضافة إلى سلاسة العمليات من خلال المؤسسة.
ميزات وعيوب نظم ERP
عرفنا سويًا مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة والآن سنذكر مميزاته وعيوبه:
مميزات النظام
يقدم نظام تخطيط الموارد ERP مميزات متعددة سواء في تسهيل عمليات الأعمال أو تعزيز رؤية البيانات إضافة لعملية اتخاذ القرارات بصورة أفضل، وهذا يضمن لكم طابعًا مركزيًا عن النظام في توحيد البيانات مع تحسين الكفاءة من خلال جميع الأقسام.
عيوب النظام
هذا النظام يواجه بعض التعقيدات خلال التنفيذ بما يشمل حجم الاستثمار الأولي ووقت التنفيذ المستغرق وأجهزة التدريب واحتياجات التخصيص وأيضًا مقاومة الموظفين المحتملة مع صعوبات التوسع لتلبية احتياجات المؤسسة، والمخاوف التي تدور حول أمان البيانات لأنه يتطلب وجود تدابير أمان تحمي النظام من أي تسريب محتمل.
تطور أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
ذكرنا ما هي مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة والآن سنوضح لكم تطور أنظمة التخطيط التي بدأت بأنظمة ورقية كانت تستخدم في جدولة الإنتاج وأصبحت حلولًا رقمية متكاملة تقوم باستخدام التقنيات المقدمة من الحوسبة السحابية والذكاء الاصطناعي.
وهي تشمل جميع عمليات المؤسسة وتقوم بتحسين كفاءتها التشغيلية وتزيد من قدرتها على التنافس، كما أن تلك الأنظمة مرت بمراحل أساسية متعددة إذ أنظمة التخطيط شملت موارد التصنيع ومتطلبات الموارد، وظهور مصطلح ERP كان خلال التسعينات وتطور تدريجيًا إلى أن وصل للتقنيات الذكية.
أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات
إن نظام تخطيط الموارد يتمثل بتوحيد العمليات مع دمجها بمنصة واحدة،، وهذا يعزز الكفاءة التشغيلية مع تقليل الأخطاء البشرية وتكرار البيانات، وإليكم الأهمية:
- أولًا: زيادة الكفاءة التشغيلية إذ أن نظام تخطيط الموارد يعمل على تبسيط الأعمال مع تقليل إدخال البيانات بشكل يدوي وهذا يؤدي لزيادة الكفاءة التشغيلية.
- ثانيًا: مركزية البيانات وذلك لأن نظام تخطيط الموارد يساعد في تكامل البيانات من جميع الأقسام، وهذا يوفر مركزًا واحدًا للبيانات بكافة إدارات المؤسسة مع تعزيز التبادل المستمر.
- ثالثًا: أمان تام وحفظ لبيانات الأعمال وذلك لأن نظام تخطيط الموارد فعال به ميزات أمان تحمي البيانات الحساسة ولا تسمح بالانتهاكات.
- رابعًا: التخطيط الاستراتيجي وهذا لأن النظام يسمح بالوصول للبيانات الدقيقة باستمرار عبر تحليل الاتجاهات مع توجيه الأهداف الاستراتيجية وفق ما تم التنبؤ به بشأن الاحتياجات.
- خامسًا: الوصول عن بعد إذ أن نظام تخطيط الموارد يساهم بشكل كبير بخلق بيئة عمل مرنة مع تمكين الوصول السهل بأي مكان وذلك لأن النظام يؤدي لحلول قائمة على السحابة.
الأسئلة الشائعة
ما خطوات نظام تخطيط الموارد؟
تبدأ بتحديد أهداف الشركة ومقارنة الأنظمة حسب اللغة المناسبة، اختيار النظام وتخصيص برنامج مناسب لاحتياجاتك، مع تواجد دعم متابعة باستمرار.
ما الذي يجعل قرارات نظام تخطيط الموارد دقيقة؟
التحليل الشامل لكافة البيانات الخاصة بجميع الأقسام وكذلك العمليات التي تتم داخل الشركة هو الذي يجعل قرار تطبيق هذا النظام دقيقًا.
هل يمكن استخراج تقارير من نظام تخطيط الموارد؟
بالطبع نعم تستطيع أن تقوم باستخراج التقارير من النظام المحاسبي سواء تقارير المبيعات أو التقارير المالية أو الميزانيات العمومية وغيرها.
وبذلك نكون انتهينا بعدما ذكرنا مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة وتعرفنا على تحليل النظام ومكوناته وأدواته، والخصائص الرئيسية به والوظائف التي يستطيع تحسينها، بالإضافة إلى الحديث عن مميزات وعيوب نظام ERP وأهمية النظام وتطوره.
