تعد ادارة مراقبة المخزون إحدى المهام الحيوية لجميع المؤسسات والشركات بمختلف المجالات، حيث أن مراقبة وإدارة المستودعات بشكل دقيق ينعكس على الكفاءة التشغيلية ويحد من الأخطاء، كما يضمن استمرار العمليات بشكل أكثر كفاءة وفعالية، والجدير بالذكر أن مع التطور التكنولوجي فقد أصبحت المستودعات تعتمد على الأدوات المتطورة التي تحسن من عملية تنظيم المخازن وإدارة تدفقها، لأن ذلك يحسن من الإنتاج ويوفر الوقت والجهد.
ادارة مراقبة المخزون
تعتبر ادارة مراقبة المخزون عملية متابعة لمستويات التوريد والإشراف عليها بما يضمن توافر المنتجات والمواد المناسبة في الوقت المحدد، فإن تمت تلك العملية بشكل جيد ينعكس ذلك على انخفاض التكاليف التشغيلية ويمنع نفاد المخزون من المنتجات، وبالتالي ينعكس على تعزيز الكفاءة الكلية للعمل.
أهداف مراقبة المخزون
عند الحصول على برنامج مميز في ادارة المخزون يساعد ذلك في تحقيق الأهداف التالية:
- توافر المنتجات والبضائع في الوقت المناسب، وهذا يلبي احتياجات العملاء دون تأخير.
- تقليل المصاريف التي ترتبط ببعض المهام مثل تأجير مساحة تخزينية أو تلف المنتجات بعد انتهاء صلاحيتها.
- تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل الوقت والمجهود المستغرق في انتظار وصول المواد الخام أو البضائع للمخزون.
- إدارة المخاطر وعدم مواجهة أي مشكلة في نقص أو فائض المخزون من خلال خاصية المراقبة والتتبع.
مهام مراقبة المخزون
تتمثل مهام ادارة مراقبة المخزون في الآتي:
- تحديد مستوى المخزون والحد الأدنى والأقصى من المنتجات لضمان توافرها بشكل دائم.
- تحديد المستوى الذي يتم من خلاله إعادة طلب المواد أو المنتجات.
- تتبع المخزون وجرده بشكل دوري للتحقق من الكميات المتاحة.
- إنشاء طلبات الشراء للموردين ومتابعتها للتحقق من تسليمها بالوقت المحدد دون تأخير.
ما هو نظام مراقبة المخزون
نظام مراقبة المخزون عملية تستخدمها الشركات والمؤسسات المختلفة للإشراف على جميع المراحل في دورة حياة المنتجات المختلفة، بداية من وجودها كمادة خام في المصنع إلى تسليمها في المستودعات، وصولًا إلى جعلها منتجات مغلفة في نقاط البيع، كل ذلك بهدف التغلب على مشكلة تقلبات سلسلة التوريدات، وتحسين مستوى الخدمة للعميل، وتقليل التكاليف، وأن يتم الاحتفاظ بكمية مناسبة من المنتجات.
أهم عمليات مراقبة المخزون
تعد أهمية إدارة المخزون أحد أهم عناصر إدارة سلسلة التوريد، لأنها تساعد الشركات والمؤسسات المختلفة على ضمان توافر المنتجات والمواد في الوقت المناسب وبالكمية المطلوبة، وقد جاءت أهم عمليات مراقبة المخزون فيما يلي:
- الجرد الدوري للمخزون على فترات محددة.
- الجرد الآلي المستمر لتحديث كمية المنتجات في المخزون مع كل عملية بيع أو شراء.
- مقارنة التقارير والسجلات مع المخزون الفعلي لتجنب أي أخطاء أو تلف في المنتجات.
- تحليل (ABC) وتصنيف المنتجات وفقًا لأهميتها وقيمتها.
- تحديد معدل إعادة الطلب لتجنب نفاذ المنتجات في المخزون.
لماذا تعد إدارة المخزون مهمة؟
إن ادارة مراقبة المخزون تساعد في تحقيق التوازن بين منتجات الشركة واحتياجات العملاء، أي بين العرض والطلب، وبالتالي فإن إدارة المخزون في أفذاذ مهمة في حماية الشركة من التكاليف الإضافية أو المخاطر التي ترتبط بزيادة المخزون سواء تلف المنتجات، أو الطلب المتناقص، أو انخفاض قيمة المنتجات، أو مشكلات في الاستدامة، كما تساعد إدارة المخزون على تجنب عواقب النقصان بما يتضمن توقف خطوط الإنتاج، وفقدان المبيعات، وتأخر تسليم الطلبات، وخسارة ثقة العميل، وبالتالي سمعة الشركة.
أهم خطوات مراقبة المخزون
إن مستوى التعقيد في ادارة مراقبة المخزون يختلف بشكل كبير حسب حجم وطبيعة العمل، ومع ذلك تشترك كافة عمليات إدارة المخزون في بعض الخطوات التي تتمثل فيما يلي:
1. التخطيط والطلب
إن طلب المنتجات أو المواد الخام يحتاج إلى كثير من البيانات، وبالتالي يبدأ الأمر بفهم طلب المنتج عن طريق توقعات التسويق والمبيعات، مع الاهتمام بالتغيرات الموسمية ومراعاة العوامل الاقتصادية وتقييمها.
2. التسليم
يتم في تلك الخطوة تسليم البضائع والمنتجات إلى مرفق الشركة، فإن شركات التصنيع تستلم المواد الخام أو المنتجات الفرعية، أما شركات التوزيع بالجملة فإنها تستلم البضائع النهائية لتوزيعها إلى المستهلك النهائي.
3. المراجعة والتخزين
يتم تصنيف المخزون داخل المستودعات عن طريق استخدام وحدات ورموز تسهل عملية التتبع، والجدير بالذكر أن التنظيم الذكي للمساحة التخزينية يساهم في تحديد المنتجات بشكل سريع وسهل واستغلال المساحة بالطريقة الأفضل.
4. البيع
عند وصول طلب من أحد الموزعين يبدأ النظام في التحقق من توفر المنتج في المخزون، ثم سحبه وتحضيره لبدء الشحن، وبالتالي تشمل تلك العملية التعبئة ثم التغليف ثم تجهيز المنتجات للشحن.
5. إعداد التقارير والتدقيق
عند حفظ السجلات يساعد ذلك في تتبع المخزون من لحظة وصول المنتجات حتى تسليمها، وتكون عملية التدقيق إما يدوية أو من خلال أجهزة المسح الضوئي.
6. إعادة الطلب
تستطيع الشركات تعيين نقاط إعادة الطلب ليتم من خلالها تحديد موعد إعادة تخزين المنتجات، ويكون ذلك حسب مستوى المخزون الحالي أو أوقات الدوران أو بناء على أوقات دورة التوريد.
أنواع إدارة المخزون
تختلف الشركات والمؤسسات في طبيعة منتجاتها، وبالتالي لا توجد تقنية محددة أو موحدة لإدارة المخزون تتلائم مع الجميع، بل توجد 12 طريقة يمكن من خلالها التعامل مع الأمر بشكل فعّال، وقد جاءت أبرز أنواع ادارة مراقبة المخزون في الآتي:
التقسيم
مسؤول عن تحديد أولوية المنتجات وتصنيفها حسب أهميتها للشركة، وقد جاءت الأنواع في:
- أ: منتجات ذات قيمة عالية وكميّة قليلة بحاجة إلى رقابة دقيقة مستمرة.
- ب: منتجات ذات قيمة متوسطة وبالتالي تتطلب رقابة معتدلة.
- ج: منتجات ذات قيمة منخفضة وكميتها كثيرة.
إدارة المخزون بالوقت المحدد (JIT)
هذا النوع يتولى طلب البضائع عند الحاجة إليها فقط بدلاً من تخزين كميات كبيرة منها، وذلك يقلل من تكاليف التخزين، لكنه يحتاج إلى توقع دقيق للطلب.
مخزون الأمان
مسؤول عن الكميّة الاحتياطية من المخزون التي يتم الاحتفاظ بها للطوارئ سواء تأخير المورد أو زيادة في الطلب بشكل غير متوقع، وهذا النوع يحمي المؤسسة من نفاذ مخزونها.
كمية الأمر الاقتصادي (EOQ)
يعتمد هذا النوع على معادلة يتم من خلالها تحديد أفضل كمية للطلب مع الأخذ في الاعتبار تكاليف الطلب والتخزين.
الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO)
هذا النوع يعتمد على بيع المنتجات القديمة أولاً، وبالتالي الحد من احتمالية انتهاء صلاحيتها أو تقادمها، ويُعد هذا النوع مثالياً للمنتجات والسلع سريعة التلف سواء أغذية أو أدوية.
الوارد آخراً يصرف أولاً (LIFO)
هذا النوع يشير إلى بيع المنتجات الحديثة أو الكمية الأخيرة المضافة للمخزون من المنتجات، على افتراض أنه في وقت ارتفاع التكلفة سيكون سعر الإنتاج أعلى، وبالتالي انخفاض الدخل الخاضع للضريبة.
8 مزايا تجارية لإدارة المخزون
لمواكبة الطلبات المتغيرة للعملاء، من المهم أن يكون لدى أي شركة صورة دقيقة عن المخزون، حيث أن مميزات برنامج إدارة المخزون بالخصائص التالية:
1. زيادة الإيرادات
تحقق من توافر المنتجات في الوقت والمكان المناسب لتلبية احتياجات العملاء بسرعة، فهذا يرفع من معدل المبيعات ويزيد من الإيرادات.
2. انخفاض التكاليف
إدارة المخزون تقلل من المنتجات الزائدة عن طريق التتبع الدقيق، وبالتالي توقع الطلب مما ينعكس على انخفاض تكلفة النقل المرتبطة بالتخزين.
3. تحسين خدمة العملاء
من المهم أن تتوافر المنتجات المناسبة عندما يحتاج إليها العميل، فذلك يعزز من تجربة العملاء ويحسّن من العلامة التجارية.
4. زيادة الكفاءة والإنتاج
يمكن الاستفادة من الأدوات المميكنة التي تهدف إلى التتبع والإدارة، مما ينعكس على تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء البشرية وتعزيز الإنتاج داخل الشركة.
5. إدارة التدفق النقدي
تحليل مستوى المخزون يحسّن من إدارة التدفق النقدي عن طريق التحقق من عدم تجميد رأس المال في مخزون زائد أو بضاعة غير نشطة.
6. دقة التوقع
عند الالتزام بتقنية إدارة المخزون بشكل فعّال، يعزز ذلك من دقة التوقع على الطلب، وبالتالي تستطيع الشركات توقع اتجاه السوق وتخطط جيداً لمستوى المخزون.
7. التقليل من المخاطر
الاستعداد للتحديات المختلفة سواء تغيرات موسمية أو اضطرابات في سلسلة التوريدات يقلل من المخاطر ويساعد على الاستقرار التشغيلي.
8. تقليل المهملات
يمكن من خلال إدارة المخزون تقليل عدد المنتجات التالفة، وبالتالي تقليل المهملات وتحسين الربح الكلي.
الأسئلة الشائعة
ما الهدف الأساسي من إدارة المخزون؟
الهدف الرئيسي من إدارة المخزون هو أن تضمن الشركات والمؤسسات وجود الكمية المناسبة من المواد الخام في المخزون بالوقت المناسب، بما ينعكس على تحقيق أعلى قدر من الربح.
ما أفضل نظام إدارة ومتابعة المخزون؟
نظام “أفذاذ” لإدارة المخزون هو الخيار الأمثل لما يوفره من أدوات قوية تساعد في تتبع المنتجات والمواد بشكل لحظي في مختلف المستودعات، بما ينعكس على تقليل الفاقد وزيادة الكفاءة.
كيف يمكن مراقبة المخزون بفاعلية؟
لضمان مراقبة المخزون بشكل فعّال، لابد من استخدام نظام محاسبي دقيق ومميز مثل نظام أفذاذ الذي يساعد في تتبع المنتجات بدقة ويحد من الأخطاء اليدوية، كما يقدم حلاً متكاملاً لتنظيم المخزون وتحديث بياناته باستمرار.
وفي الختام، تعد ادارة مراقبة المخزون من الاستراتيجيات الأساسية التي تساعد الشركات على تحسين أدائها بما ينعكس على تقليل التكاليف وتحقيق نمو بشكل ملحوظ.
