إن نظام المستودعات ومراقبة المخزون أحد الأنظمة الرئيسية في نجاح أي مؤسسة صناعية أو تجارية بالعصر الحديث، إذ أن له دورًا هامًا بتنظيم العمليات الداخلية ويضمن انسيابية في حركة البضائع ابتداءً من لحظة الاستلام إلى التسليم النهائي، وبظل هذا التطور السريع بحجم الأعمال وزيادة المنافسة قد أصبح الاعتماد على نظامًا دقيقًا وفعالًا في إدارة المستودعات شيء ضروري لا غنى عنه، فهو ليس مجرد اختيارًا تشغيليًا ولكن له دورًا كبيرًا بتحقيق التوازن ما بين تقليل التكلفة التشغيلية وتوافر المنتجات.
نظام المستودعات ومراقبة المخزون
يتتبع نظام المستودعات ومراقبة المخزون المنتجات المخزنة وكميات المواد بدقة عالية، ويوفر المعلومات الفورية عن مستويات المخزون ومواقع التخزين في المستودعات وحركة الدخول والخروج، والنظام يساهم بتقليل الهدر الذي ينتج عن وجود تخزين فائض أو حتى نقص بالمخزون ويساعد بالتخطيط المسبق لعمليات الشراء وفق البيانات الفعلية والتحليلات الدقيقة، ويعزز النظام أيضًا من جودة وكفاءة العمل عبر تقليل الأخطاء البشرية وتحسين استغلال مساحات التخزين وتسريع عمليات الجرد، وبالتالي أصبح نظام المستودعات أداة استراتيجية في تدعيم اتخاذ القرارات ومساعدة الشركات على النمو بشكل ثابت في بيئة العمل.
خمس مزايا لنظام إدارة مستودعات
إن نظام المستودعات ومراقبة المخزون له خمس مزايا جعلته الأفضل تتلخص في الآتي:
- تحسين الكفاءة التشغيلية إذ أن أنظمة إدارة المستودعات تعتمد على أتمتة تبسطها ابتداءً من الاتصالات الواردة إلى مرحلة التسليمات، وهذا لتحسين الكفاءة مع ضمان سلاسة العمليات.
- تقليل المهملات والتكاليف في حال كان لديك مخزونًا مقيدًا بتاريخ أو حتى قابلًا للتلف وبإمكان نظام إدارة المستودعات أن يحدد العناصر التي لا بد من انتقائها أولًا وبالتالي يقلل المهملات.
- رؤية المخزون بالوقت الفعلي عبر استخدام الترميز الشرطي ويمكن أيضًا وضع علامة لتحديد أجهزة الاستشعار أو التردد اللاسلكي ويمنحك النظام نظرة سابقة بالوقت الفعلي بشأن المخزون خلال الانتقالة للمستودع.
- تحسين إدارة العمل يساعدك هذا النظام بتوقع احتياجات العمالة مع إنشاء الجداول الزمنية مع إسناد المهمة المناسبة للموظف المناسب وفق مستوى المهارة.
- بناء علاقات أفضل مع الموردين والعملاء وذلك لأن نظام إدارة المستودعات يؤدي الاستيفاء جميع طلبات العملاء بشكل أفضل ويحقق تسليمًا سريعًا وهذا يزيد رضاهم ويحسن سمعة المكان.
ماذا يفعل نظام إدارة المستودعات؟
إن نظام المستودعات ومراقبة المخزون يعمل على تحسين جميع الأنشطة التي تتدفق إلى المستودع أو حتى خارجه والمتدفقة لسلسلة التوريد الموسعة عبر استخدام نظام إدارة المستودعات الجيد ابتداءً من الاستلام مرورًا بالتخزين إلى الانتقاء والتعبئة ثم الشحن وأيضًا يدعم السمات الأساسية في نظام إدارة المستودعات وإليكم التفاصيل:
- استلام البضائع حيث أن النظام يقوم بتسجيل جميع الأصناف الواردة ويتحقق من المواصفات والكميات.
- تخزين الأصناف ذلك الذي يساعد بتحديد أفضل المواقع للتخزين في المستودع وفق نوع الصنف والمعايير الأخرى.
- إدارة المخزون بتوفير المتابعة اللحظية لجميع كميات المخزون وعرض مستويات الحد الأقصى والأدنى، وهذا يسهل اتخاذ القرارات.
- تحضير الطلبات من خلال تنظيم عمليات التقاط الطلبات وتجهيزها بشكل دقيق وسريع إن كانت طلبات البيع أو التحويل ما بين.
- ثم الشحن والتوزيع حيث أن النظام ينسق العمليات لتحميل البضائع وضمان خروجها من المستودع وإصدار المستندات اللازمة.
أنظمة إدارة المستودعات قيد التنفيذ
يستخدم نظام المستودعات ومراقبة المخزون والأدوات قيد التنفيذ بجميع الصناعات تقريبًا ويعتمد عليه الموزعين ومراكز التجارة الإلكترونية مع مزودي الخدمات اللوجستية التي تتبع الجهات الخارجية، والمستودعات المتعددة وشركات الصناعات الدوائية والتخزين البارد والرعاية الصحية وتتكامل أنظمة إدارة المستودعات مع اللوجستيات، وأنظمة النقل لزيادة الشفافية والادخار والكفاءة.
أنواع أنظمة إدارة المستودعات والمخزون
توجد ثلاث أنواع رئيسية من نظام المستودعات ومراقبة المخزون تتلخص في الآتي:
- نظام إدارة مستودعات مستقل وفي الأغلب يتم نشر تلك الأنظمة بأماكن العمل عبر أجهزة الشركة الخاصة، وتستطيع المنظمة أن تحافظ على بياناتها وبرمجياتها بشكل أكثر صرامة.
- نظام إدارة مستودعات سحابي وهذا يستند لشبكة سحابية سريعة تكلفة تكون مقدمة بشكل أقل وتوفر مرونة تدعم ظروف السوق الموسمية إلى غيرها من الظروف المتغيرة الأخرى.
- نظام إدارة مستودعات متكامل مع أنظمة تخطيط الموارد تكون قادرة على التكامل مع المجالات الأخرى المتداخلة من ذكاء الأعمال والمحاسبة أي أنها تكون عرضًا شاملًا، كما يمكنك إدارة حساب مستودعاتاتك من أي مكان مع أفضل موقع محاسبه أون لاين.
كيفية مراقبة المخزون بشكل دقيق وفعال
إن مراقبة مستودعات تخزين أو المخزون عنصر أساسي في نجاح المنشآت التجارية والصناعية، إذ أنه يقلل التكلفة ويجنبك نفاذ الأصناف وتكدسها:
- استخدام نظام لإدارة المخزون بشكل إلكتروني يتتبع المخزون بشكل لحظي.
- تحديد الحد الأدنى والأقصى بوضع مستويات تكون واضحة حسب كل صنف، وهذا يساعد بمعرفة الوقت المناسب لكي يتم إعادة الطلب.
- إجراء جرد دوري ومفاجئ بشكل شهري أو حتى ربع سنوي لأنه يساعدك في اكتشاف الأخطاء والفروقات بشكل مبكر ويضمن لك تطابق المخزون مع النظام.
- استخدام الباركود لتقليل الخطأ البشري وبنفس الوقت تسريع عمليات الصرف والاستلام وزيادة دقة البيانات المسجلة.
- تصنيف الأصناف وفق الأهمية وتوثيق حركة الدخول والخروج للأصناف.
- تدريب الموظفين ورفع الوعي لدى فريق المستودع بشأن إجراءات التخزين والصرف الصحيح.
تقليل الفاقد والتالف من خلال مراقبة المخزون
إن تقليل الفاقد والتالف عبر مراقبة المخزون يساهم برفع كفاءة العمل مع تقليل الخسائر إذ أنه يساعد في المتابعة الدقيقة للمخزون والتعرف على الكميات الفعلية، إضافةً لتجنب التخزين الزائد أو حتى وجود نقصًا في الأصناف ويمكنك من مراقبة وقت الصلاحية مع تطبيق أساليب التخزين بالشكل الصحيح، وتقليل التالف والحد من تواجد أي خطأ بشري خلال عمليات الاستلام، وبالاعتماد على نظام ادارة المخزون مع التقارير الدورية تستطيع اكتشاف أي مشكلة بشكل مبكر وتتخذ القرارات السليمة بشأنها.
التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية للمخزون
التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية للمخزون عنصر أساسي بإدارة المخزون بدقة وكفاءة عالية، إذ أنه يعتمد على تحليل المبيعات والبيانات ومعدلات الاستهلاك، وذلك للتعرف على الكميات المطلوبة بالفترات القادمة وهذا التنبؤ يساعد بتوفير الأصناف بالوقت المناسب بدون أي زيادة أو نقصان، وبالتالي يقلل التكلفة ويمنع وقوف العمليات ويساهم بتحسين التخطيط بالنسبة للتوريد والشراء، ويرفع مستوى الجاهزية في المنشآت وذلك لمواجهة تغير الطلب.
أنظمة الجرد الآلي ودورها في رفع الكفاءة
أنظمة إدارة المستودعات لها دور كبير برفع كفاءة المخزون من خلال الجرد الآلي حيث تعتمد على تقنيات رقمية ومنها الباركود بتسجيل الأصناف وتحركاتها بشكل سريع ودقيقة، وتساهم تلك الأنظمة بتقليل الخطأ البشري وتسرع عمليات الجرد إذ ما تم مقارنتها بتلك الأساليب التقليدية بالإضافة إلى توفير البيانات الفورية الحديثة بشأن المخزون، وبالتالي هذا يساعد في تحسين الرقابة ويسهل إعداد التقارير ويدعم اتخاذ القرارات ويقلل تكلفة التشغيل ويرفع كفاءة العمل بالمستودعات.
استخدام الباركود وRFID في إدارة المستودعات
إن استخدام الباركود ضمن نظام المستودعات ومراقبة المخزون أحد الحلول الحديثة المساهمة بتحسين دقة العمليات وسرعتها إذ أنها عبارة عن تقنيات تتبع الأصناف في وقت دخولها إلى المستودع وحتى خروجها بشكل آلي والباركود يتيح تسجيل كافة البيانات بشكل سريع، ويقلل الوقوع في الأخطاء خلال الاستلام أو حتى الصرف، كما أن تقنية RFID توفر قراءة متعددة لجميع الأصناف بدون الاحتياج إلى مسحًا مباشرًا، وهذا يسرع عمليات المتابعة والجرد ويساهم بالاعتماد على تلك التقنيات بتحسين مراقبة المخزونة من خلال رفع كفاءة العاملين وتقليل الفاقد، ودعم اتخاذ القرارات الدقيقة المبنية على البيانات الموثوقة.
الربط بين نظام المستودعات والمبيعات
إن الربط ما بين أنظمة إدارة المستودعات والمبيعات أحد الاستراتيجيات الرئيسية في ضمان انسيابية العمليات والوصول إلى رضا العملاء حيث أنه حينما يحدث هذا التكامل يحدث المخزون بشكل تلقائي عندما يتم تسجيل أي طلبات للبيع، وهذا يمنع بيع أي صنف غير متوفر ويقلل من مشكلات النقص في المخزون ويسهل الربط تخطيط التوريد والشراء وفق حركة المبيعات الفعلية ويتيح للإدارة حصولًا على التقارير الدقيقة بشأن مستويات المخزون وأداء المبيعات، أي أن التكامل ما بين كلا النظامين يقلل الهدر ويؤدي لكفاءة التشغيل.
تقارير المخزون وأهميتها في اتخاذ القرار
تعد تقارير المخزون أداة أساسية بدعم اتخاذ القرارات في المؤسسات إذ أنها توفر البيانات الدقيقة بشأن كميات الأصناف بالإضافة إلى مستويات المخزون وسرعة دوران المنتجات، إذ أن هذه التقارير تساعد بتحديد الأصناف التي تكون أكثر طلبًا أو حتى الأقل في المبيعات والتعرف على المنتجات التي قد شارفت من الانتهاء وتكدست، واتخاذ القرارات المدروسة عن الشراء والتوزيع والتخزين، وتساهم التقارير بتقليل التالف والفاقد والتخطيط بشكل أفضل للعمليات التشغيلية.
تحسين سرعة الاستلام والتسليم داخل المستودعات
تحسن أنظمة إدارة الموارد من الاستلام والتسليم في المستودعات لأن ذلك يعد عملًا حيويًا يعزز كفاءة العمليات اللوجستية مع تقليل الوقت الضائع وبنفس الوقت ينظم الإجراءات ويعتمد على أنظمة إدارة المخزون في تسجيل البيانات حينما تصل بشكل سريع، وتحديد المواقع المثالية في التخزين وذلك لتسهيل الوصول لها حينما تجهز الطلبات ويساهم الباركود بتسريع الجرد والتحقق من جميع الأصناف، وهذا ما يقلل الخطأ البشري خلال الاستلام والتسليم وكل ذلك مع تدريب الموظفين يؤدي لتسريع تجهيز الطلبات وسرعة تسليمها وإرضاء العملاء.
الأسئلة الشائعة
ماذا يقصد بنظام المستودعات؟
هو نظامًا تقنيًا يدير حركة البضائع ويتتبعها في المستودع ابتداءً من الاستلام مرورًا بمرحلة التخزين والتجهيز، ثم التسليم ويراقب كميات المخزون لحظيًا لتقليل الهدر والخطأ.
لماذا يعد النظام هامًا للشركات؟
إذ أنه يحسن كفاءة العمليات ويمنع نفاذ الأصناف ويقلل الفاقد والتالف ويساعد بالتخطيط الذكي.
كيف يساعد نظام إدارة المستودعات بتقليل الفاقد والتالف؟
عبر مراقبة مستويات المخزون وتتبع تاريخ الصلاحية، وتطبيق نظام الوارد أولًا.
ختامًا يمكننا القول إن نظام المستودعات ومراقبة المخزون إحدى الأدوات الاستراتيجية التي لا غنى عنها في نجاح المؤسسات التجارية والصناعية، إذ أنه يضمن انسيابية في حركة البضائع ويحسن الكفاءة التشغيلية، ويقلل الفقد والتالف واستخدام التقنيات، بالإضافة إلى تخزين وتسليم واستلام سريعًا، ويتيح النظام اتخاذ القرارات المدروسة بناءً على البيانات الفعلية.
