ينشغل الجميع بمعرفة ما هي نقاط البيع إذ أنها تشير للمكان الذي يتم به إجراء عمليات تجارية سواء المتاجر أو المطاعم أو حتى المحلات الصغيرة، وتلك الأنظمة بسيطة مثل الآلة الحاسبة أو حتى معقدة كأنظمة البيع الحاسوبية المتكاملة في أي نشاط تجاري لا يمكنه الاستغناء عن الارتكاز المعتمد على البيع لكثير من العملاء بشكل يومي، ونقاط البيع لا تقتصر على الشاشة التي تعمل بنظام اللمس أو جهاز ماسح الباركود أو صور نمطية واحدة، ولكن توجد أشكال كثيرة تعد جميعها تابعة لـ برنامج نقاط البيع، ولابد أن يتعرف عليها أصحاب الأعمال بجميع أنواع الصناعات.
ما هي نقاط البيع
أحد الأسئلة التي تكررت كثيرًا عن ما هي نقاط البيع والتي تعرف بالمعنى التقليدي بأنها بقع مكانية يتم بها عملية البيع وجميع الأماكن التي يوجد بها العملاء ويتزاحمون فيها يطلق عليها نقاط البيع، ولكن ماذا يقصد بها إن كان البيع عبر الإنترنت وما هي الأجهزة التي يستخدمها البائع في إتمام البيع إن كان أونلاين أو حتى محل، ويمكننا القول الآن بأنه نظرًا للتطورات التي حدثت نتيجة الرقمنة خلال الفترة الأخيرة والاعتماد على أجهزة السوفت وير أو الأجهزة الملموسة.
أصبح الاعتماد ملح على جهاز نقاط البيع POS تلك الأجهزة التي تساعدك في إتمام عمليات البيع بوتيرة سريعة إن كان البيع مكانيًا أو من خلال الإنترنت بدون أن يرى البائع المشتري، وتتوفر في نقاط البيع كافة المنتجات والخدمات ويكون هناك مسح باركود للمنتج للتعرف على السعر وتفاصيله.
إضافًة للميزات التي تتعلق بتسليم الوردية من شخص لآخر أو بعملية ضبط المالية حينما يتم إغلاق جلسة البيع أو عند انتقال مبلغ مالي من نقطة بيع لأخرى وباختصار شديد الإجابة عن ما هي نقاط البيع
pos أنها أجهزة وبرامج تستخدم يوميًا بكافة المتاجر الواقعية والإلكترونية، الغرض منها تسريع رتم عمليات البيع.
ما هي أنواع نقاط البيع واستخداماتها المختلفة؟
أجبنا عن سؤال ما هي نقاط البيع والآن نوضح أنواع النقاط بالتفصيل في البداية إن شكل جهاز نقاط البيع شيء مادي يوفر تسهيلات وخدمات وتعقيدات على المستوى البرمجي وقدرته في التكامل مع كافة الأنظمة المختلفة، وجميع هذه العوامل تستدعي تواجد أنواع متعددة لنقاط البيع لابد أن يتم التعرف عليها، واختيار المناسب منها وإليكم أهم الأنواع:
أولًا: نقاط بيع ثابتة
هذا النوع يشار إليه بعنوان منفذ البيع وشكله تقليدي ومتعارف عليه، وهو يتكون من عدة أجهزة ملموسة إضافة لبرمجيات متحكمة بالقيام بعمليات نقاط البيع وإليكم أشكال العلاقات الثابتة:
- الشاشة وظيفتها عرض المنتجات وفي الأغلب تكون تابلت أو جهاز كمبيوتر أو حتى شاشة تكون مخصصة لنقاط البيع.
- طابعة وتستخدم في طباعة إيصالات العملاء.
- جهاز قارئ الباركود يقرأ المنتج ويعرضه بشكل لحظي على الشاشة.
- البرمجيات وهي برامج مخصصة لنقاط البيع يصدر من خلالها الفواتير.
ثانيًا: نقاط بيع محمولة
تعد نقاط البيع المحمولة مع أفذاذ هي نسخة مطورة من الثابتة وهي تتميز بأنها بسيطة في الاستخدام صغيرة في الحجم، ويتم العمل بها بكثير من الأماكن التي يصعب أن يستخدم فيها نقاط البيع التقليدية، كما يسمح بالتنقل بها خلال الاستخدام ومن مزاياها ما يلي:
- بساطة في التجهيزات الأجهزة إذ أنها لا تحتاج للأجهزة الكثيرة أو حتى كبيرة الحجم حتى تتمكن من إصدار الإيصالات.
- تفتح أسواق جديدة وذلك لأن نقاط البيع المحمولة تساعدك في التواجد بأماكن متعددة لم يكن من السهل مسبقًا الوصول لها.
- إتاحة نقلها من فرع لآخر أو من مكان لآخر في نفس الفرع وذلك يساعدك في الاستفادة منها أقصى استفادة.
ثالثًا: نقاط بيع سحابية
إن نقاط البيع السحابية قد لا يكون بها شيء سوى البرمجيات التي يتم التعامل معها للشراء من خلال الإنترنت، وهي تشبه نقاط البيع التقليدية أو تلك المحمولة ولكن يضاف لها ميزة تخزين المعاملات من خلال الإنترنت وذلك يتيح إليك إصدار الفواتير وكذلك الإيصالات الإلكترونية عبرها ومن مزاياها ما يلي:
- انخفاض التكلفة ويرجع هذا لعدم احتياجك للأشياء الملموسة والأجهزة التي لابد من توافرها بنقاط البيع التقليدية.
- مرونة الاختيارات في الأغلب تستطيع أن تشغل نقاط البيع السحابية في أي جهاز لديك إن كان لاب توب أو جهاز آخر أو حتى موبايل.
- هي حل مناسب لكافة الأعمال الصغيرة إذ أنك تستطيع بسهولة استخدامها إن كان نوع العمل بمحل أو تجارة إلكترونية أو غيرها.
- حل معتمد بأغلب الجهات الحكومية وذلك لأن الجهات الضريبية بالدول المختلفة تتطلب إصدار فواتير وإيصالات إلكترونية وحلول تعتمد على السحابة وذلك ما تشترطه هيئة الزكاة بالسعودية فإن كنت بحاجة لنقاط بيع تتكامل مع المصلحة الحكومية فإن اختيار الحلول السحابية هو الأفضل.
رابعًا: نقاط بيع ذاتية
لا يتطلب هذا النوع تواجد بائع يدير عملية البيع بل أن العميل يطلب ما يرغب فيه بشكل سهل ويمكن الآن التعرف على مزايا هذا النوع:
- تحسين تجربة العميل من خلال السماح له بالتحكم في تفاصيل الطلب الخاص به مع إضافة ما يريد لكل طلب وهذا يزيد نسبة رضاه عن التجربة الشرائية بشكل كبير.
- التكلفة أقل وذلك لأنك ستستغني عن الموظفين وتوفر مرتبات دورية ولا سيما إن كنت بحاجة لأكثر من نقطة بيع.
- وقت قليل لأنها تسمح للعملاء بإتمام عملية الشراء خلال وقت بسيط وهذا يعطيهم من الانتظار الطويل.
كيف تعمل نقاط البيع؟
تعرفنا بشكل مسبق عن ما هي نقاط البيع وهنا سنشرح طريقة عمل نقاط البيع إذ أنك يمكنك أن تسجل المخزون وكمياته عبر نقاط البيع التابعة لك، ويتم تحديثه بشكل آلي حسب أحدث البيانات الناتجة عن الشراء والبيع، وبالتالي يمكنك أن تتبع حركة المخزون بشكل سهل وتسير آلية عمل النقاط حسب خطوات بسيطة وسريعة وثابتة.
قد تم ملاحظتها بالطبع خلال إتمام شراء أي منتج في محلات التجزئة فالأمر يبدأ بعملية مسح باركود المنتجات التي قد قام بشرائها العميل، وعلى الفور تظهر في شاشة جهاز نقاط البيع عند البائع ثم بعد ذلك يتم ضبط البيانات مع استكمال عملية البيع وأخيرًا إصدار الإيصال.
ما هي أهمية وفوائد نقاط البيع في تسهيل تجربة المستخدم؟
تعرفنا على ما هي نقاط البيع ولكن ما هي الأهمية والفوائد التي تكمن وراء استخدام نقاط البيع وتسهيلات تجربة المستخدم وإليكم الأهمية:
أولًا: زيادة السرعة
وذلك لأن نظام نقاط البيع يسرع عملية الدفع ويقلل الانتظار ويعزز رضا العملاء وهذا عبر ميزة المسح الضوئي لباركود المنتجات مع معالجة المدفوعات السهلة عبر مسح بطاقة الائتمان.
ثانيًا: الراحة
غالبًا تتماشى أنظمة نقاط البيع مع طرق الدفع المتنوعة بما يشمل ذلك بطاقات الائتمان وكذلك الدفع عبر المحافظ الإلكترونية والتحويلات البنكية والتقسيط عبر الأنظمة المختلفة المتاحة لذلك وهذا يوفر راحة العملاء بالدفع بالشكل الذي يناسبهم.
ثالثًا: الدقة
إن المسح الضوئي مع ضبط الأسعار آليًا يقلل حدوث أي أخطاء بشرية لأنظمة نقاط البيع وهذا يضمن دفع العملاء بطريقة صحيحة مقابل المشتريات وبالتالي توفير الدقة والثقة والمصداقية المتبادلة ما بين العملاء.
رابعًا: زيادة الكفاءة
يمكن أن يتم توفير مميزات أخرى ومنها إصدار الفواتير السريعة وإدارة المخزون للموظفين حتى ينجزوا المهام الأخرى وبالتالي يحسن من كفاءة الموظفين والعمل على حد سواء.
خامسًا: تحسين خدمة العملاء
تساهم نقاط البيع في إتمام عمليات البيع بشكل سريع مع سهولة استخدام البائع لإتمام عمليات البيع عبر الجهاز، والتركيز على التفاعل مع العملاء بطريقة إنسانية وهذا يحسن تجربتهم للخدمة بشكل شامل.
سادسًا: التخصيص
يساهم برنامج نقاط البيع بتعزيز تجربة التسوق عبر تخصيص الخدمات للعملاء وفق بياناتهم وهذا يزيد من الشعور بالولاء.
سابعًا: الاتصالات والسجلات
إن أنظمة نقاط البيع تتيح الاحتفاظ بالسجلات بشكل تفصيلي بشأن المعاملات، وهذا يسهل على العملاء عملية تتبع المشتريات السابقة مع إجراء عمليات الاستبدال والإرجاع بسهولة.
ثامنًا: الأمان
أنظمة نقاط البيع تضمن حماية بيانات العملاء عبر تطبيق أفضل وأحدث معايير الأمان، وهذا يوفر إليهم تجربة تسوق مطمئنة وآمنة.
تاسعًا: العروض والترويج
تساهم أنظمة نقاط البيع بزيادة رضا العملاء عبر توفير عروض وخصومات تخصص تلقائيًا لكل مستخدم وفق احتياجاته واهتماماته وهذا يحفزهم على عملية تكرار الشراء.
ما هو نظام نقاط البيع المناسب لمتجرك
ذكرنا لكم في السطور الماضية ما هي نقاط البيع ويمكن بهذه الفقرة توضيح ما هو نظام نقاط البيع الذي يكون مناسبًا لمتجرك، إذ أن ذلك يكون بناءً على بعض العوامل التي على أساسها يتم التحديد وهي كالتالي:
- أولًا: تحديد الصناعة الخاصة بك، إن كنت تعمل في مجال المطاعم أو تجارة إلكترونية أو حتى سوبر ماركت فإن ذلك أمر حيوي لابد أن تحدده قبل أن تتوجه لتحديد نظام نقاط البيع المناسب إليك.
- ثانيًا: معرفة العميل وتفضيلاته، إذ أنك تستطيع إنشاء استطلاع رأي أو حتى عملية تتبع السلوكيات للمستهلك حتى تعرف تفضيلاته، ويمكنك أن تجرب أنظمة متعددة من نقاط البيع حتى تعرف المفضل لدى العميل ووفقًا لذلك تستطيع التوسع بتبني هذا النوع.
- ثالثًا: تحديد التكلفة مع وضع ميزانية لكل نوع من الأنظمة الخاصة بنقاط البيع، ولذا لابد أن تتعرف جيدًا على الفروقات المادية ما بين أنظمة نقاط البيع وكذلك العائد على الاستثمار بعد استخدام نقطة البيع ومن بعدها حدد الميزانية المتاحة وكذلك اختيارك الشرائي وفق ذلك.
ما هي عيوب ومميزات أنظمة نقاط البيع؟
تعد نقاط البيع حلًا جديدًا يوفر متاعب كثيرة ولكن هناك قيود نقاط البيع أو عيوب لهذا النظام، وإليكم المزايا والعيوب:
مميزات نظام نقاط البيع
- تخلصك من مشكلات عجز المخزون،وذلك لأن استخدام نقاط البيع يمكنك من أن تتبع مخزونك لأن النظام يحدث الكميات بشكل تلقائي بعد أي معاملة حسابية.
- يصدر تقارير مفيدة بأي وقت، وتقرير المبيعات التفصيلية يعد أهم وأبرز الرؤى المقدمة عبر أنظمة نقاط البيع المتعددة مع اختلاف نوعيتها وتمكنك من التعرف على المنتج الرابح بناءً على الأرباح المحصلة منه وكمية البيع والتعرف على أي منتجات خاسرة.
- تلاشي الأخطاء البشرية، إذ أن أنظمة نقاط البيع تتولى جميع العمليات الحسابية وبالتالي تجنبك حدوث أي نوع من الأخطاء التي كانت تحدث حينما يتم إصدار الفواتير الورقية وقد يخفى أحيانًا عنا احتساب بعض البنود، ولذا تنهي نقاط البيع كل ذلك.
- عملية البيع سريعة، دائمًا ما تعد نقاط البيع هي أسرع حل والأكثر إنجازًا وهذا يرجع لأمور متعددة وعوامل كثيرة منها تنوع اختيارات الدفع.
- متطلبات جهات الضريبة، تستطيع أن تربط نقاط البيع بالجهات الحكومية، وهذا يساعدك في إصدار الفواتير وكذلك الإيصالات الإلكترونية المتوفر بها الشروط شرط أن تكون نقاط البيع المستخدمة لديك معتمدة من جهة دفع الضريبة.
عيوب أنظمة نقاط البيع
أولًا: ارتفاع التكلفة فقد يكون نظام نقاط البيع عبئًا ماليًا على الشركات وعادة يتطلب شراء أي أجهزة خاصة بها مبالغ كبيرة مع دفع رسوم شهرية مقابل استخدام البرمجيات، وهناك حاجة مستمرة للصيانة الدورية وبعض الإصلاحات التي تتطلب تكلفة إضافية مقابل خدمات الدعم الفني لتجهيز النظام وفقًا لاحتياجات شركتك، ولذا لابد من التحقق من كافة التكاليف مع احتساب المبلغ الكلي الذي سيتم دفعه مقابل هذه الخدمة.
ثانيًا: مشكلات تتعلق بالأمان، أنظمة نقاط البيع أيضًا معرضة لمخاطر أمنية، وهذا يزيد الآثار السلبية فقد يحدث اختراق لأجهزة الدفع وبالتالي تتسرب بيانات الدفع الخاصة بالعملاء، وللوقاية من تلك الهجمات فإن النظام بحاجة لتحديثات دورية مع تحديثات للبرمجيات وإجراء صيانة بشكل مستمر وإلا ستفقد بيانات العملاء ويعرضك لتحمل المسؤولية القانونية بشكل كامل.
ثالثًا: الاعتماد على الإنترنت، أغلب أجهزة نقاط البيع تكون سحابية معتمدة على الإنترنت، وحدوث انقطاع في اتصال الإنترنت يؤدي لتوقف عملية البيع أو حتى إبطائها، ولكن قد تحتوي بعض الأنظمة على وضع أوف لاين يضمن سلامة البيانات ويساعدك في استمرار قبول المدفوعات بالبطاقات وحتى تتم معالجة المعاملة مع هذا النظام السحابي تكون بحاجة للاتصال بالإنترنت.
شروط الحصول على نقاط البيع
تعرفنا مسبقًا ما هي نقاط البيع والآن سنوضح شروط الحصول على أجهزة نقاط البيع وفق ما ورد من الجهات المسؤولة وهي كالتالي:
- أن يكون لديك سجل تجاري ساري المفعول وهو بمثابة إثبات قانوني لامتلاك هذا النشاط التجاري.
- رخصة عمل تخص المجال الذي يتطلب تصاريح إضافية.
- حساب بنكي تجاري يرتبط بالنشاط الخاص بك ويستخدم في إيداع المبالغ الناتجة عن كافة المعاملات.
- هوية المفوض أو المالك وهي نسخة من البطاقة أو حتى الإقامة.
- توافق النشاط التجاري المعترف به لدى البنك والجهات المعنية.
- وإن كانت المؤسسة كبيرة فقد تحتاج إلى بيانات مالية مفصلة توضح المعاملات الشهرية وحجم الأعمال.
- إحضار التقارير الضريبية ومنها ضريبة القيمة المضافة.
- التوافق مع أنظمة تخطيط الموارد ولا سيما في المؤسسات التي تستخدم هذا النظام.
- قد تحتاج المؤسسة أيضًا لأكثر من جهاز بفروعها المختلفة.
خدمات نقاط البيع
إن خدمات نظام البيع عبارة عن نظام تقني يسمح للتجار بأن يقبلوا المدفوعات الإلكترونية من العملاء وهي تشمل خدمات الأجهزة التي تكون مخصصة أو حتى تطبيقات تعمل في الهواتف الذكية تعالج المعاملات بأشكال مختلفة إضافةً لتسجيل المبيعات، مع إدارة المخزونات والعمل على تحليل البيانات للوصول إلى أفضل أداء تجاري.
وللحصول على خدمات نقاط البيع عليك أن تتواصل مع البنك حتى تقدم طلبًا للحصول على جهاز وتقديم المستندات المطلوبة ومنها إثبات الهوية والسجل التجاري ورقم الحساب البنكي والعمل على توفير تدريب وتركيب ما بعد صدور الموافقة.
مكونات نظام نقاط البيع وكيفية عملها
عرفنا ما هي نقاط البيع ولكن ما هي المكونات المتعلقة بهذا النظام وطريقة عملها وهي كالتالي:
- نقاط البيع وهي عبارة عن أجهزة كمبيوتر أو حتى أجهزة لوحية تستخدم في إتمام عمليات البيع.
- برمجيات نقاط البيع تساعد في تشغيل الأجهزة مع تيسير عمليات البيع وكذلك إدارة المبيعات والمخزونات.
- قارئة بطاقة ومساحات باركود لتحديد المنتج بفاعلية وسرعة
- شاشات عرض تعرض الأسعار والمعلومات للزبائن
- طابعات الإيصالات تطبع إيصال العملاء.
- وحدة دفع إلكترونية تقبل المدفوعات الإلكترونية عبر بطاقات الائتمان أو حتى الخدمات الرقمية.
- موجه العمليات ذلك الذي يعالج المدفوعات ويضمن أمان المعاملات المالية.
- نظام إدارة المخزون وهذا يتتبع المستودعات مع إدارة مستويات المخزون بطريقة فعالة.
- أنظمة التقارير والتحليل وتلك تستخدم في تحليل بيانات المبيعات مع فهم أداء المنتجات.
- أمان النظام يضمن سلامة البيانات ويمنع الاختراقات السيبرانية.
التكامل مع أنظمة إدارة المخزون والمحاسبة
إن تكامل أنظمة نقاط البيع مع الأنظمة المختلفة من المحاسبة وإدارة المخزون يوفر لكم بيئة عمل آلية تساهم بتحديث البيانات فوري، وهذا يسمح بتتبع المخزون بشكل شامل مع تقديم صورة دقيقة تخص الأداء المالي للمتجر بالإضافة إلى تجنب الأخطاء اليدوية، ولكن يتطلب ذلك التكامل أن يتم اختيار أنظمة تكون متوافقة مع استخدام واجهات برمجة للتطبيقات حتى يتم ربطها مع بعضها البعض، وليس هذا فقط بل يلزم تدريب الموظفين وإجراء اختبارات تشمل ضمان تدفق البيانات بشكل سلس وصحيح ما بين الأنظمة.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين نقاط البيع الإلكترونية والتقليدية؟
النقاط التقليدية عادةً ما تعتمد على أجهزة بالمتاجر فقط، ولكن النقاط الإلكترونية يتم استخدامها من خلال الإنترنت أو حتى عبر التطبيقات السحابية.
ما فوائد نظام نقاط البيع؟
يوفر دقة بتسجيل المبيعات كما أنه يساعد بمتابعة المخزون، وإصدار التقارير المالية ويقبل الدفع بطرق متعددة من المحافظ الرقمية والبطاقات.
هل يمكن ربط أنظمة المحاسبة والمخزون مع نقاط البيع؟
بالطبع تستطيع أن تربط ما بين أنظمة نقاط البيع مع إدارة المخزون وبرامج المحاسبة حتى تساعدك في تبسيط العمليات الإدارية.
وبذلك نكون وصلنا للختام بعد الحديث عن ما هي نقاط البيع وما أنواعها واستخداماتها المتعددة وطريقة عملها، وما هي فوائدها والنظام المناسب لمتجرك، بالإضافة إلى ذكر عيوب ومميزات النظام وتوضيح الشروط اللازمة للحصول عليه، وذكرنا تفصيليًا مكونات نظام نقاط البيع وشرحنا تفاصيل التكامل ما بين هذا النظام وأنظمة المحاسبة وإدارة المخزون.
