يرغب الكثيرين بالتعرف على كيفية عمل برنامج ادارة المخازن إذ أنه أمر هام في نجاح أي منظومة بالتعامل مع المخزون، لأنه حينما يتم تنظيم المخزون مع إدارته بالشكل الصحيح تكون أمام الشركة فرصة في الحصول على كثير من المميزات ومنها تقارير التكلفة وزيادة الكفاءة التشغيلية وتحسين خدمة العملاء، ولذا فإن رجال الأعمال يلجأون لاستخدام برنامج إدارة المخزون، فهو أداة أساسية تهدف لتسهيل وتنظيم العمليات التي تتعلق بالمخزون، ويساعد بتحسين الرؤية الشاملة وتحديد المواعيد اللازمة لوضع المنتجات بمخزن الشركة، ويتحكم في الأصناف المتواجدة بالمخزن وهو من الوسائل الفعالة في تقديم التقارير بشأن أداء الموظفين.
كيفية عمل برنامج ادارة المخازن
ترتبط كيفية عمل برنامج ادارة المخازن بحجم الشركة واحتياجاتها وتخصصها، وإليكم متطلبات نظام متكامل لإدارة المخزون:
1. تحديد الاحتياجات والتوقعات
إذ أن تطوير إدارة المخزون يمكنه أيضًا تحديد الاحتياجات عبر الاستماع لتجارب الموظفين والعمال في المخازن بشركتك، والإصغاء للمتطلبات اللازمة في سبيل تحسين مستوى العمل بالمخزن مع تصنيف هذه الاحتياجات حسب الأولوية والأثر الذي سيعود على العمل في مخزن الشركة.
2. دراسة المخاطر
تحليل المخاطر المحتملة التي يعالجها برنامج إدارة المخازن مع اتخاذ التدابير اللازمة في سبيل تخفيض الحد الأدنى أمر هام لابد من القيام به، إضافة لدراسة المخاطر المتوقعة حينما يتم وضع برنامج إدارة المخازن حيز التنفيذ، وعند دراسة المخاطر لابد من تحليل العمليات حتى تتعرف على نقاط القوة والضعف عند إنشاء البرنامج، مع القدرة على إدارة المخاطر التي قد تقع بها الشركة نظرًا لهذه النقاط.
3. تقييم إدارة المخازن الحالية
يجب أيضًا تقييم أفضل برامج إدارة المخزون الحالية قبل الابتداء في إعداد برنامج الإدارة الجديدة عبر المناقشة والتحليل والفهم لطريقة عمل المخازن الحالية، والقدرة على إظهار العيوب في طريقة عمل المخازن الحالية وتحديد العمليات التي سيتم اعتمادها في نظام إدارة المخازن الجديدة مع تحديد الاحتياجات والمتطلبات النهائية في وضع خطة التطوير، إضافًة لتوصيل كافة المتطلبات والعمليات التي يجب تصميمها.
4. إعداد جدول زمني للتنفيذ
إن إعداد الجدول الزمني المنطقي في إنشاء برنامج لإدارة المخازن أمر هام في تفادي الفشل بإكمال إنشاء البرنامج، وهذا يرجع لعدم القدرة على الالتزام لفترة زمنية محددة، وهذا يزيد تكلفة المشروع، ولكن الخطة الدقيقة ستعطي مرونة وتحدد الإمكانيات المتاحة بشركتك في تطوير هذا البرنامج وبالتالي احتواء المخاطر.
5. تطوير البرنامج
بعد استكمال الخطوات السابقة لابد من امتلاك تصور كامل بشأن برنامج إدارة المخازن الذي يلبي جميع الاحتياجات حتى يدخل حيز التنفيذ، وإن كنت ستعتمد على برنامج جاهز لابد أن تبحث عنه بشكل دقيق، ويجب أن يكون مفتوح المصدر يقبل التطوير ليلائم أعمالك.
6. الاختبار
يجب أن تختبر نظام إدارة المخازن الذي ستقوم بإنشائه قبل أن تضعه قيد الاستخدام، وذلك في سبيل تحديد أي عيوب تتواجد بالنظام مع ضرورة التأكد من الوظائف التي يقدمها مخزن شركتك، وهذا لتصحيح الأخطاء بالبرنامج المصمم بشكل حديث، ثم مقارنة ما بين نتائج العمليات في كلا النظامين باستخدام سيناريوهات متعددة.
7. نقل البيانات
تشمل عملية نقل البيانات كافة قواعد البيانات المتواجدة ببرنامج إدارة المخازن القديم للبرنامج الجديد، وهي أحد الأركان الأساسية بإعداد البرنامج مع مراعاة تكيف البيانات مع المصطلحات والمخططات المعتمدة بالبرنامج الجديد، والقدرة على تعويض البيانات المفقودة سواء قبل عملية النقل أو خلالها.
8. التدريب على الاستخدام
يتم تدريب الموظفين على برنامج إدارة المخازن الحديث عبر جلسات تدريبية ومدتها تكون وفق تعقيد البرنامج، وتزيد أهمية التدريب حينما يتغير نظام إدارة المخازن.
9. وضع البرنامج موضع التنفيذ
بعد ما تجتاز مرحلة الاختبارات للبرنامج الجديد يجب أن تتفق على وقت لوضع هذا البرنامج موضع التنفيذ، وتلك المرحلة حساسة للغاية، وذلك عبر نسخ البيانات بشكل احتياطي بقاعدة البيانات الحديثة في التاريخ المتفق عليه.
10. الدعم
قد تظهر بعض المشكلات والعيوب خلال التعامل مع البرنامج الجديد لإدارة المخازن لدى بيئة العمل الأساسية، وقد تكون غير ظاهرة خلال مرحلة التطوير، ولذا لابد من إيجاد دعم فني بعدما يوضع البرنامج موضع التنفيذ، وهذا أمر هام وكل ذلك في سبيل تفادي المشاكل والعيوب التي قد تحدث.
أهمية برنامج ادارة المخازن
تعرفنا على كيفية عمل برنامج ادارة المخازن والآن سنذكر إليكم أهمية هذا البرنامج بالنسبة للشركات، إذ أنه أمر ضروري يتم الاعتماد عليه في العمليات التجارية ويحقق كثيرًا من المزايا والفوائد التي لها أثر إيجابي في أداء الشركة ومنها ما يلي:
أولًا: زيادة الكفاءة التشغيلية
إذ أن أهمية إدارة المالمخزون خازن يحسن كفاءة العمليات التي تتعلق بالمخزون ومنها تنظيم إيداع المنتجات وتوزيعها، ويتيح أيضًا نظام إدارة المخزون استخدام تقنيات التحكم بالمخزون، مع تحديد وقت إعادة تزويد المخازن بطريقة دقيقة وهذا يقلل الخطأ.
ثانيًا: يحسن خدمة العملاء
عبر تتبع ورصد المخزون بشكل دقيق، ولذا فإن برنامج إدارة المخازن يوفر ضمان المنتجات المطلوبة من العملاء بالوقت المناسب وبالتالي يؤدي لتحسين الخدمة.
ثالثًا: تقليل التكاليف
تستطيع أن تستخدم برنامج إدارة المخازن لتقليل تكلفة المخزون إذ أنك لن تضطر لتخزين كمية تزيد عن المعتادة وبالتالي لن تتلف المنتجات التي تقوم بتخزينها.
رابعًا: رصد وتحليل الأداء
وذلك لأن برنامج إدارة المخازن يوفر تقارير واسعة ودقيقة عن أداء المخزون، وتستطيع الشركات أن تقييم تحركات المخزون مع تحديد الأصناف الأكثر مبيعًا وربحية أي تحليل اتجاه طلب العملاء من المنتجات في شركتك، وهذا يسهل اتخاذ القرارات الاستراتيجية لتحسين أداء الشركة.
مميزات برنامج ادارة المخازن
شرحنا تفصيليًا كيفية عمل برنامج إدارة المخازن، وحان وقت ذكر مميزات هذا البرنامج إذ إنه أحد أفضل البرامج المستخدمة في الشركات، وإليكم أبرز مميزات برنامج ادارة المخازن:
1- مراقبة وتتبع المخزون
برنامج إدارة المخازن يتيح مراقبة المخزون وتتبعه بشكل دقيق، وتستطيع عبره معرفة الكميات المتاحة من كل صنف، وهذا يؤدي لتفادي حدوث أي نقص أو حتى فائض بالمخزون.
2- إمكانية التحكم بالأصناف في شركتك باحترافية
برنامج إدارة المخازن نظام رقابة لجميع عمليات التوزيع والأنشطة بالمخازن، وتتيح التحكم بشكل فعال بالأصناف المختلفة، ويمكن عبر برنامج إدارة المخازن من شركتك تعيين تصنيفات مع تحديد نقاط إعادة التزويد والحد الأقصى والأدنى للمخزون.
3- إمكانية إدارة التوزيع والشحن
برنامج إدارة المخازن يتيح إدارة عمليات التوزيع والشحن بكفاءة عالية، ويمكن عبره تحديد الشحنات وتتبعها إلى أن تصل للعميل، ويمكن تخصيص موارد الشركة بطريقة فعالة مع تحديد مسارات التسليم المثالية.
4- تقديم تقارير وتحليلات
يوفر برنامج إدارة المخازن تقارير وتحليلات بشكل دقيق عن أداء المخزون، وبالتالي عبره يمكن تحليل الأصناف للوصول إلى أكثر الأنواع ربحية.
5- التكامل مع أنظمة الشركات
برنامج إدارة المخازن قادر على التكامل مع كافة أنظمة الشركات بشكل سهل سواء إدارة العملاء أو نظام إدارة المبيعات، ويستطيع البرنامج تبادل البيانات بشكل سهل مع تلك الأنظمة وبالتالي يعزز تنسيق العمل.
الأسباب التي تدفعك إلى تنزيل برنامج ادارة المخازن
بعد الحديث بشأن كيفية عمل برنامج ادارة المخازن سنوضح الآن ما هي الأسباب التي تدفعك لتنزيل هذا البرنامج وهي كالتالي:
- تتبع حركة المخزون وتوثيق جميع العمليات لحظة بلحظة وبطريقة تلقائية.
- يدعم التصنيفات المتعددة للأصناف وهذا يسهل الوصول لها عبر أدوات البحث المتقدمة.
- يقوم بإعداد تقارير دقيقة تساهم في اتخاذ القرارات المبنية على البيانات الفعلية.
- توفير التنبيهات الذكية لانخفاض الكميات أو حتى التي قد اقترب انتهاء صلاحيتها.
- يدعم الربط ما بين أنظمة الشركة الأخرى من المشتريات والمبيعات.
- يسهل إجراء جرد دوري بطريقة منظمة.
- يمكن أيضًا عبره تخصيص إعدادات النظام بشكل يتناسب مع حجم النشاط وطبيعته.
- يوفر لوحة تحكم سلسة في الاستخدام تتيح متابعة الأداء بأي مكان يتوفر فيه الإنترنت.
أفضل برنامج لإدارة المخازن والمستودعات
حينما تبحث عن برنامج شامل يدير المخزون بشكل مرن وذو كفاءة عالية ويتحكم بشكل كامل بكافة العمليات، فإن برنامج إدارة المخازن من أفذاذ يعد الأفضل، إذ أنه يجمع ما بين التقنية الحديثة مع سهولة الاستخدام، وكل ذلك في سبيل تلبية كافة متطلبات العملاء واحتياجات النشاط التجاري والصناعي، ويساعدك بتتبع حركة المخزون وإصدار التقارير مع إجراء جرد دوري إلى غيرها من المزايا الأخرى.
طرق ترتيب المخازن
ذكرنا في السطور الماضية كيفية عمل برنامج ادارة المخازن ولكن ما هي الطرق الصحيحة في ترتيب المخازن؟ إذ أن هناك طرق وتقنيات متعددة لتنظيم المخزون مع إدارته بالشكل المناسب حسب تعريف إدارة المخزون الشامل، والطريقة الأفضل وهي كالتالي:
- في البداية يجب تنظيم المساحة الخاصة بالعمل مع تحسين استغلال تلك المساحة لكي تكون البيئة المتوفرة مناسبة.
- استخدام أنظمة إدارة المخزون مثل نظام IMS ونظام FIFO ونظام LIFO.
- جرد المخزون بشكل دوري مع تقليل الهدر عبر تتبع حركة البضائع وإدارة المخزون.
- الاستفادة من كل وسائل التكنولوجيا الحديثة والأنظمة المتكاملة التي تساعد في ترتيب المخازن.
- تجهيز الأرفف المناسبة لكل صنف مع جمع المتشابه منها.
- لصق باركود أو رقم تسلسلي على الأصناف، وهذا يسهل عملية الجرد واستدعاء الصنف.
- توفير ممرات تخزينية بطريقة تسهل حركة الأصناف بالمخزن.
نظام الوارد والمنصرف في الشركات
بعد التعرف على كيفية عمل برنامج ادارة المخازن يتساءل الجميع بشأن نظام الوارد والمنصرف بالشركات، وماذا يقصد به وما علاقته بالمخزون؟ وحقيقة الأمر أن هذا النظام يساعد في مراقبة المخزون في الشركات، إذ أنها تتبع أسلوب الوارد والمنصرف من البضاعة المخزنية لكي يكون جرد الأصناف سهلًا، كما أنه يتم عمل أذون استلام البضاعة الواردة من المخازن وأذون تخص صرف هذه البضاعة في أي نوع من الإضافة برصيد المخزن أو حتى الخفض.
ويطبق هذا النظام بشكل مختلف بين الشركات، فبعضها يعتمد على السجلات الورقية والبعض الآخر يفضل استخدام برامج مراقبة المخزون، والشيء المؤكد أن الاعتماد على السجلات التقليدية الورقية بطيء جدًا وقد يحدث خطأ بشري وتغيب المصداقية، أما عن استخدام برامج المراقبة فيعطي المعلومات اللازمة ويقلل من حدوث الأخطاء.
كيف تعمل برامج إدارة المخازن؟
إن كيفية عمل برنامج ادارة المخازن تقوم على رقمنة المنتجات وتتبعها بالمخازن بطريقة آلية، وهذا يسمح بمراقبة الحركة الداخلية والخارجية للمواد وإصدار تنبيهات عند نفاذ المخزون أو حتى انتهاء صلاحيته مع توفير التقارير المفصلة التي تساعد باتخاذ القرارات، وتستخدم تلك البرامج تقنيات مثل الباركود في تسهيل معرفة المنتجات مع تتبعها بشكل دقيق، وهذا يحسن كفاءة العمليات بالإضافة إلى تقليل الخسائر.
كيفية إنشاء برنامج إدارة مخازن متكامل لشركتك
مثلما ذكرنا مسبقًا ترتبط كيفية عمل برنامج ادارة المخازن متكامل بالنسبة لشركتك على حجم الشركة واحتياجاتها من الخدمات وتخصصها، ولابد من وضع بعض العناصر في عين الاعتبار عند القيام بذلك وهي: تحديد التوقعات والاحتياجات، ودراسة المخاطر المحتملة التي سيعالجها البرنامج، مع تقييم العملية الحالية لإدارة المخازن قبل ابتداء أي برنامج جديد، وإعداد جدول زمني لتنفيذ الخطة الجديدة، بالإضافة إلى تطوير البرنامج واختباره قبل أن يوضع قيد التنفيذ، وجمع كافة قواعد البيانات المتواجدة به ثم البدء في التدريب على الاستخدام ووضعه موضع تنفيذ وتوفير الدعم الفني اللازم بعد الإنشاء.
الأسئلة الشائعة
ماذا يقصد ببرنامج إدارة المخازن؟
يقصد به نظام برمجي يعمل على مساعدة الشركات في تنظيم عمليات التخزين، مع مراقبة المخزون بالإضافة إلى متابعة حركة الأصناف، والقدرة على إصدار تقارير تقلل الأخطاء وتزيد من الكفاءة.
ما الهدف وراء إنشاء برنامج إدارة المخازن؟
الهدف الأساسي القدرة على ضبط عمليات البيع والشراء وكذلك المخزون، وبالتالي يكون لدى الإدارة رؤية دقيقة عن جميع الكميات المتوفرة والناقصة، بالإضافة إلى معرفة معدل دوران المخزون.
ما تكلفة إنشاء برنامج إدارة المخازن؟
بالطبع التكلفة تختلف من مكان لآخر وفق حجم النشاط وكذلك عدد المستخدمين، وهل كان البرنامج جاهزًا أم مخصصًا، وما هي أنواع التقارير المطلوبة والخصائص.
وإلى هنا وصلنا إلى الختام بعد ما تحدثنا عن كيفية عمل برنامج ادارة المخازن وقمنا بتوضيح أهمية هذا البرنامج والمميزات التي تكمن وراء استخدامه، والأسباب التي قد تدفعك لتنزيل البرنامج، وما هي أفضل برامج إدارة المخازن والمستودعات، وذكرنا أيضًا طرق ترتيب المخازن وما المقصود بمصطلح نظام الوارد والمنصرف بالشركات.
