تزايدت التساؤلات بشأن كيفية تصميم نظام محاسبي متكامل وأصبح الجميع بحاجة لإجابة هذا السؤال، ولا سيما ما يحدث في الأسواق من منافسة بالأوقات الحالية، إذ يتطلب الأمر التدقيق في البيانات المالية وكذلك المعلومات المحاسبية لأنها العناصر الأساسية في عملية اتخاذ القرارات الصائبة لنجاح المؤسسة، وكل تلك الأمور قد جعلت أصحاب المؤسسات والشركات يقومون بالبحث عن طريقة أفضل نظام محاسبي يوفر القرارات حتى يضمن فاعلية الإدارة المالية، ويحقق ما تصبو له هذه المشاريع الكبرى في تحقيق الأهداف المنشودة.
كيفية تصميم نظام محاسبي متكامل
بعد التساؤلات المتعددة بشأن كيفية تصميم نظام محاسبي متكامل يمكننا القول بأن إنشاء هذا النظام يعد من العمليات المعقدة التي تتطلب مشاركة كثير من الأفراد فإن كنت بحاجة لبداية نشاطك التجاري يجب أن يكون لديك خطوات واضحة تتبعها بإنشاء نظام EPR المحاسبي وهي كالتالي:
- في البداية يجب فتح حساب مصرفي لعملك يسمح إليك بالبدء بتتبع أموالك مع تسجيل المعاملات.
- اختر بعد ذلك الحزمة المحاسبية المناسبة وتوجد أمامك اختيارات متعددة يمكنك إيجاد ما يناسبك منها حسب ما يلبي احتياجات عملك.
- أنشئ بعد ذلك الحسابات المالية الضرورية بإدارة الشؤون المالية في أعمالك ولابد أن تتضمن المعلومات بشأن الخصوم والأصول وصافي القيمة.
- ادخل أرصدة البداية بشكل دقيق لكي تتمكن من أن تتبع تقدمك مع مرور الوقت.
- تتبع المعاملات المالية حتى تتفهم طريقة أداء عملك.
- راجع بعدها حساباتك وقم بتعديلها بانتظام وتأكد من أنها دقيقة وحديثة ثم أجري التعديلات الضرورية وفق الحاجة.
- عليك بعد ذلك أن تقوم بإعداد البيانات المالية تلك التي تتضمن نظرة عامة تشمل أداء عملك مع مرور الوقت وتساعدك في اتخاذ القرارات المستنيرة عن استراتيجياتك المستقبلية.
- اتخذ بعد ذلك الإجراء وفق نتائج تحليلك وذلك بمجرد أن تنتهي من تلك الخطوات التي تم ذكرها.
مكونات نظام محاسبي متكامل
تعرفنا سويًا على كيفية تصميم نظام محاسبي متكامل والآن سنوضح ما هي مكونات النظام المحاسبي وهي كالتالي:
- النظام المحاسبي يجب أن يكون به مجموعة مستندية من الوثائق والمذكرات التي تكتب بها الأحداث المالية.
- ويعد من ضمن المكونات في النظام المحاسبي مجموعة دفترية وهي دفاتر وسجل يكتب بها المعاملات المالية يدوياً أو إلكترونياً.
- أيضاً مجموعة تقارير إدارية ومالية هي أحد أهم المكونات في النظام المحاسبي وهي عبارة عن قوائم مالية ختامية من التدفقات النقدية والدخل.
- دليل الحسابات أحد المكونات في النظام المحاسبي وهو عبارة عن جدول أو قائمة تحتوي على أسماء ورموز الحسابات.
- نظام إدارة العملاء يسمح بمتابعة وإدارة التفاعلات مع العميل سواء في التسويق أو المبيعات أو حتى الخدمة.
- إدارة الأصول يتيح هذا النظام تسجيل وتتبع الأصول المتغيرة والثابتة.
- إدارة المخزون يتتبع المخزون ويقوم بإدارته ويحدد المواد الخام التي تم استخدامها بالإنتاج والمبيعات ويتنبأ بالطلب ويحسن ويوزع المخزون ويدير الطلبيات.
- نظام التقارير والتحليلات وهو يسمح بإنشاء تقارير مالية وإدارية متعددة ويوفر الأدوات التحليلية التي تساعد في فهم الأداء المالي وبالتالي يساهم في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
تاسيس نظام محاسبي
إن تأسيس نظام محاسبي متكامل بحاجة لعملية شاملة ومدروسة فضلاً عن تحقيق الأهداف المطلوبة مع تلبية الاحتياجات، وإليكم طريقة التأسيس:
- في البداية لابد من تحديد الأهداف والاحتياجات التي ترغب في تحقيقها من هذا النظام المحاسبي سواء إدارة التدفقات النقدية أو إعداد التقارير المالية أو حتى مراقبة المصروفات والإيرادات.
- ثم بعدها يقوم باختيار البرنامج الذي يناسبك في تخطيط موارد المؤسسة ويجب أن يكون شاملاً ومتكاملاً لإدارة الحسابات وتستطيع أن تختار نظام أفذاذ الذي يتوافق مع حجمها طبيعة عمل المؤسسة.
- قم بإعداد النظام الأساسي عبر فتح حساب بنكي تجاري يساهم بفصل أموال العمل مع تتبع المعاملات المالية.
- سجل بعد ذلك المعاملات اليومية بدفتر التفاصيل ورحل القيود من الدفاتر اليومية للدفتر العام.
- قم بعد ذلك بإعداد البيانات والكشوف المالية ومنها قائمة الدخل وكذلك الميزانية العمومية.
- عليك بعد ذلك أن تراجع وتحدث النظام القرارات وفق نتائج التحليل الحاصل عليها من التقرير المالي.
اختيار نظام محاسبي وفقاً لحجم الشركة
ذكرنا كيفية تصميم نظام محاسبي متكامل ويمكننا الآن توضيح المعايير التي على أساسها يتم اختيار النظام المحاسبي وفق حجم الشركة وهي كالتالي:
- احتياجات المنظمة يجب أن تكون واضحة قبل أن تتخذ قرار وتشمل فهم الأهداف والعمليات المحاسبية المالية وتشغيل العمليات المالية والتقارير.
- مرونة النظام إذ أن النظام المحاسبي يجب أن يكون مرناً ويقبل التكيف مع الاحتياجات الخاصة بالمنظمة ويوفر إمكانية التعديل والإضافة لأي وظائف محاسبية أو تقارير وإعداده يكون حسب الحاجة.
- سهولة التعلم والاستخدام وذلك لأن النظام يجب أن يكون سهلاً يأخذ وقت قليل في التعلم والتدريب وواجهة المستخدم تكون بسيطة ومنظمة وبها إرشادات ودعم للمستخدمين.
- تكلفة النظام تكون مناسبة مع الميزانية إذ أن المؤسسة تحدد التكلفة الإجمالية للاستثمار ومنها تكلفة التركيب والصيانة والتشغيل، مع تحديد المزايا المالية التي يتم توقعها لاسترداد التكلفة.
- لابد أن يتوافق هذا النظام مع المعايير المحاسبية والتشريعات السارية بالمنطقة، ويجب أن يولد النظام التقارير المطلوبة حتى تضمن الالتزام بالقوانين.
- أن يوفر إليك دعمًا فنيًا قويًا ومستمرًا وهذا لضمان استمرار العمل مع تحسين الأداء.
- تكامل النظام الذي ستقوم باختيار لشركتك مع الأنظمة الأخرى في المنظمة سواء إدارة العلاقات أو إدارة الموارد وغيرهم.
تخطيط هيكل التقارير المالية والإدارية
تعرفنا على كيفية تصميم نظام محاسبي للشركة والآن سنوضح تفاصيل تخطيط هيكل التقارير المالية والإدارية والتي تتضمن بعض الخطوات الأساسية وهي كالتالي:
- أولاً: لابد من التعرف على أهداف المؤسسة مع متطلباتها من التقارير الإدارية والمالية.
- ثانيًا: صنف البيانات وقسمها لفئات من الأصول والخصوم والنفقات والإيرادات وهذا يسهل عليك التحليل.
- ثالثًا: صمم نماذج تقارير تكون متعددة ومناسبة لاحتياجات الإدارة ومنها تقارير التدفق المالي وتقارير الأداء المالي وتقارير الميزانية.
- رابعًا: خصص مستوى التفاصيل بمعنى تحديد مدى العمق الذي تحتاج إليه التقارير وذلك وفق الجمهور المستهدف سواء المستثمرين الإدارة أو الآخرين.
- خامسًا: يجب استخدام مؤشر الأداء في تحليل الأداء والمقارنة مع جميع الأهداف المحددة.
- سادسًا: تسهيل التفاعل عبر جعل التقارير قابلة للتفاعل وتخصيص البيانات وفق احتياجات المستخدمين.
- سابعًا: ضرورة التأكد من أن الهيكل الإداري والمالي يتماشى مع معايير المحاسبة الدولية والمحلية.
- ثامنًا: وضع خطة لكي تحدث التقارير بشكل مستمر يتماشى مع تغيرات النشاط التجاري وكذلك القوانين المحاسبية.
وبتلك الخطوات تساعدك بتصميم نظام تقارير شامل وفعال يساعد في الإدارة ويمكنك من اتخاذ القرارات المستنيرة.
تنفيذ وتكامل نظام محاسبة مع أنظمة أخرى
حينما يتم تأسيس نظام محاسبي وترغب في تكامله مع الأنظمة الأخرى فإنك بحاجة إلى بعض الخطوات وهي كالتالي:
- أولاً تحديد الاحتياجات عبر معرفة الأهداف والمتطلبات الراغب بتحقيقها بتكامل النظام.
- اختر برامج مناسبة لأنظمة المحاسبة والأنظمة الأخرى من أنظمة المبيعات إدارة الموارد البشرية وكذلك إدارة المخزون بشكل يتوافق مع احتياجاتك.
- عليك أن تقوم بالتخطيط الكامل بوضع خطة شاملة تبين طريقة تبادل البيانات ما بين الأنظمة المختلفة.
- ثم قم بإعداد واجهة الربط عبر استخدام واجهة برمجة التطبيقات أو حتى برامج الوسيطة حتى تساعد في الاتصال ما بين الأنظمة.
- قم بعد ذلك بتجربة النظام حتى تتأكد من أن جميع البيانات تعمل بالشكل الصحيح وكافة العمليات تسير بثبات.
- درب الموظفين على طريقة استخدام النظام الجديد وساعدهم بفهم العمليات المعقدة الناتجة عن التكامل.
- قم بمراقبة النظام ما بعد التنفيذ ثم أجرِ التعديلات اللازمة حتى تضمن كفاءة عالية.
- تأكد بعد ذلك من تواجد الدعم الفني المستمر لكي يتعامل مع أي استفسارات أو مشكلات تواجهك.
- وبهذه الخطوات تستطيع إنشاء نظام محاسبي كامل ومستدام يساعدك في تلبية احتياجات المؤسسة بشكل فعال.
تدريب الموظفين على استخدام النظام بفعالية
بعد معرفة كيفية تصميم نظام محاسبي متكامل يجب أن يتم تدريب الموظفين على استخدام هذا النظام وذلك يتم من خلال الخطوات التالية:
- قيم مستوى الموظفين وتعرف على نقاط الضعف التي تكون بحاجة لتحسين.
- أنشئ بعد ذلك خطة تدريبية تكون شاملة لمحتوى التدريب مع وضع جدول زمني وتوفير وسائل للتدريب.
- استخدم ورش العمل والدروس النظرية مع الفيديوهات التعليمية والتدريب العملي.
- قدم دليل مستخدم أو حتى كتيبات للنظام الجديد تساعد الموظفين بفترة التعلم.
- أكد التدريب العملي عبر تمارين تطبيقية على نظام أو البرامج حتى يتم تطبيق ما تم تعلمه.
- أنشئ بيئة مفتوحة يتم فيها تشجيع الموظفين على المشاركة وطرح الأسئلة.
- راقب تقدم الموظفين عبر جلسات المراجعة الدورية حتى تضمن فهمهم الجيد للنظام.
- وفر دعم فني يساعد الموظفين إن واجهتهم أي مشكلة أو صعوبة خلال التدريب.
مراجعة وتحديثات دورية لضمان كفاءة النظام
إن المراجعة والتحديثات الدورية حينما يتم تأسيس نظام محاسبي خطوة هامة تضمن كفاءته ولكن الأمر بحاجة لبعض الخطوات والنقاط الأساسية التي تساعد في تحقيق ذلك وهي كالتالي:
- في البداية يجب تحديد مواعيد منتظمة تراجع عبرها النظام إن كانت شهرية أو حتى ربع سنوية.
- قم باستخدام تقارير الأداء المالي حتى تحلل كفاءة النظام وتتأكد من تحقيق جميع الأهداف المالية.
- تأكد من تحديث البرنامج المحاسبي دورياً إلى أحدث الإصدارات لأن ذلك يساعد بتحسين الوظائف.
- راجع الإجراءات المحاسبية الحالية وقم بتقييم مدى فعاليتها وعزز الجوانب التي تكون بحاجة إلى تحسين.
- استمع لآراء الموظفين والمستخدمين عن النظام حتى تحدد المشكلات والتحسينات المحتملة.
- عليك أن تجري دورات تدريبية بشكل دوري لكي تضمن أن الموظفين لديهم دراية بجميع الميزات والتحديثات.
- قم بالإطلاع على أي تغيرات تحدث بالقوانين المحاسبية وهذا لضمان تكيف النظام معها.
- تأكد من تواجد دعم فني يستطيع معالجة أي مشكلة قد تظهر في هذا النظام.
أهمية نظام محاسبي متكامل للشركات
اختيار النظام المحاسبي لشركتك له أهمية كبيرة إذ أنه يلعب دورًا حيويًا بالمحافظة على الصحة المالية ويساهم بنجاح الأعمال وإليكم أهمية النظام المحاسبي المتكامل:
- يوفر معلومات دقيقة إذ أن النظام المحاسبي يسجل ويحدث المعاملات المالية بشكل دقيق وهذا يوفر إليكم معلومات موثقة تستطيع الاعتماد عليها باتخاذ القرارات.
- تحسين الكفاءة وذلك بفضل الأتمتة بالإضافة إلى تقنيات البرمجة حيث أن النظام المحاسبي يساهم بتسريع وتبسيط المعاملات الحسابية وهذا يقلل الخطأ البشري ويوفر الوقت.
- إعداد التقارير المالية إذ أن النظام المحاسبي يساعد في إعداد التقارير المالية المنتظمة سواء قائمة الدخل أو الميزانية العمومية وهذا يساهم بتحليل الأداء المالي للشركة ويمكنك من اتخاذ القرارات المبنية على البيانات.
- يساهم النظام المحاسبي بضمان التزام الشركة بجميع المعايير والقوانين المحاسبية الدولية والمحلية وهذا يجنبك المشكلات القانونية والغرامات.
- يتيح النظام المحاسبي عملية متابعة التدفقات النقدية مع إدارة السيولة المالية بطريقة فعالة وهذا يساعدك في التعامل مع جميع الالتزامات المالية ووضع الخطط المستقبلية.
- الوصول للبيانات الدقيقة الموثوقة وهذا يسهل على المحاسبين والمراجعين التدقيق والمراجعة.
- يقدم النظام المحاسبي تحليلات وبيانات تمكن الإدارة من اتخاذ القرارات المالية الاستراتيجية التي توجهك ناحية التوسع والنمو.
الأسئلة الشائعة
ما النظام المحاسبي المتكامل؟
النظام المحاسبي المتكامل عبارة عن منظومة أو برنامج إداري يجمع ما بين العمليات المالية من المخازن والمبيعات والرواتب والمشتريات، والأصول الثابتة بقاعدة بيانات واحدة، وهذا يسهل المتابعة مع إعداد التقارير بدقة عالية.
هل يتم ربط النظام المحاسبي مع الأنظمة الأخرى؟
بالطبع نعم تستطيع أن تربط النظام المحاسبي مع أنظمة نقاط البيع وأنظمة الموارد البشرية وإدارة علاقات العملاء.
هل النظام المحاسبي المتكامل بحاجة لتدريب الموظفين؟
نعم نجاح النظام المحاسبي يعتمد على مدى استطاعة الموظفين على القيام باستخدامه بكفاءة، ولذا يجب توفير برنامج تدريبي مع دعم فني مستمر لعلاج المشكلات والصعوبات.
وبذلك انتهينا بعد الحديث عن كيفية تصميم نظام محاسبي متكامل وتعرفنا على طريقة اختيار النظام المحاسبي حسب حجم الشركة، بالإضافة إلى الحديث عن تخطيط هيكل التقارير المالية وتنفيذ التكامل ما بين النظام المحاسبي والأنظمة الأخرى، وضرورة تدريب الموظفين لاستخدام النظام بفعالية، وذكرنا التحديثات الدورية ودورها في ضمان كفاءة النظام، وأهمية النظام المحاسبي للشركات.
