يوجد سؤال دائم لدى الأشخاص بشأن كيفية العمل على برامج المحاسبة إذ أن هناك أنواعًا متعددة من أنظمة أفذاذ المحاسبية التي تعد المساعد الأول والرئيسي للمحاسب، وتلك الأنظمة منها ما هو حديث أو قديم أو عام أو خاص، وكل منها يتطلب تعاملًا بأسلوب وطريقة تختلف حسب نوعية البرنامج المختار، ولكن في المجمل برامج المحاسبة سهلة في الاستخدام ولا غنى عنها في كافة الشركات، لأنها تساعد في إتمام عملياتها الحسابية بشكل صحيح، وفي الوقت نفسه تلبي احتياجات الشركة دون أي إهدار للموارد المالية.
ما هي برامج المحاسبة؟
تعد برامج المحاسبة نظامًا متكاملًا ومجموعة تطبيقات تدير وتعالج البيانات المالية والمدفوعات والمخزون من خلال الإنترنت، وتهتم أيضًا بالحسابات مستحقة الدفع والقبض، أي أنها نسخة إلكترونية تخص السجل المحاسبي العام، وتسجل الأصول، الإيرادات، والنفقات والالتزامات بشكل رقمي، وتقيس المؤشرات حتى تحافظ على الصورة الكاملة للصحة المالية في شركتك، وبرامج المحاسبة لها أشكال مختلفة ولديها مميزات لا تعد ولا تحصي تناسب احتياجات العملاء.
كيفية العمل على برامج المحاسبة
لكي تعرف كيفية العمل على برامج المحاسبة فإن ذلك بحاجة إلى إنشاء نظام، مع إضافة الحسابات المالية الأساسية بالبرنامج، وإليكم تفاصيل تصميم نظام محاسبي متكامل:
- أولًا: يجب أن تعد وتهيئ البرنامج من خلال إنشاء حساب مصرفي تتبع عبره المعاملات، وإدخال الأرصدة الافتتاحية لكافة حساباتك، وإنشاء بطاقات أو حتى ملفات أساسية.
- ثانيًا: اكتب البيانات والمعاملات اليومية من سجل فواتير البيع والشراء وسجل المصروفات والإيرادات والنفقات، ثم أجر عمليات الدفع والقبض وسجلها بسندات القيد، وبعد ذلك استفد من المميزات التلقائية.
- ثالثًا: قم بإعداد التقارير المالية ومنها كشف الحساب وميزان المراجعة والقوائم المالية، ثم حلل التقارير حتى تفهم الوضع المالي لشركتك وتأكد من أن التقارير المقدمة دقيقة.
- رابعًا: درب العاملين على النظام الجديد وحدد وظائف البرنامج.
مهام برامج المحاسبة
بعد التعرف على كيفية العمل على برامج المحاسبة يمكن الآن التعرف على مهام برامج EPR، وهي كالتالي:
- تحتفظ بالمعاملات وتحمي البيانات بشكل متكامل، سواء كانت فواتير أو سندات، وتحدد الأرصدة لكل حساب يتبع شجرة الحسابات.
- تدمج المهام المحاسبية في نظام واحد دون اللجوء لجداول إكسل أو دفاتر ورقية كثيرة أو أي من الأساليب التقليدية القديمة.
- تساعد في إعداد التقارير المالية ومنها الميزانية العمومية مع حساب الأرباح والخسائر، لكي يصبح أمامك أداء مالي يحدد نقاط القوة والضعف.
- إعداد فواتير وتسوية جميع الحسابات بكافة أنواعها وتتبع المدفوعات المستحقة بأسلوب ذكي ودقيق.
- إنجاز الأغراض الضريبية، إذ أن برامج المحاسبة تسهل احتساب الضرائب المستحقة وتساعد في إعداد الإقرارات الضريبية.
ما هي أهمية برامج المحاسبة؟
ذكرنا مسبقًا كيفية العمل على برامج المحاسبة ولكن ما هي الأهمية التي تكمن وراء استخدام هذه البرامج، وما الذي يجعلها فرضًا لدى بعض الشركات؟ إليكم الأهمية:
- توفير الوقت والمجهود من خلال إلقاء المهام الروتينية المتكررة على الآلة، والتركيز في المهام الأكثر احتياجًا للإبداع والتفكير، وبالتالي تزيد الإنتاجية.
- معالجة أسرع للحسابات، فبدلًا من أن يتم جمع المبالغ لكل حساب، تحدد البرامج إجمالي الأرصدة بمنتهى السهولة وتعالجها بغض النظر عن حجمها.
- رأس مال مستدام، لأن البرامج المحاسبية ليست هدرًا أو مصروفًا، ولكنها رأس مال واستثمار يعود بالنفع مع الوقت.
- رفع كفاءة العاملين، إذ إن التدريب على برامج المحاسبة يضع الموظفين في مستوى مهني واسع، ويفتح الباب لحسن الإدارة والإبداع، والبرنامج المحاسبي عادة يعينك في تحليل البيانات للوصول للتقارير والمعلومات.
- البرنامج يسهل مراجعة الأخطاء، لأن وجود جميع الملفات في مكان واحد لا يسمح فقط بمراجعة الأخطاء، بل يجعلك تتفاداها من البداية دون أي مجهود.
- دقة في العمليات الحسابية، إذ إن برامج المحاسبة تقوم بكافة مهامها دون الحاجة للمراجعة المستمرة، وتمنع الأخطاء من البداية، وبالتالي توفر عليك الجهد.
ما هي أنواع برامج المحاسبة؟
تتعدد برامج المحاسبة لتلبية احتياجات جميع الشركات والأنشطة التجارية، واختيار البرنامج المناسب يكون بناءً على بعض العوامل الرئيسية، ومنها طبيعة التشغيل وحجم النشاط والمهام المطلوبة وكذلك التكلفة، وإليكم أنواع البرامج:
- برامج المؤسسات الصغيرة تم تصميمها خصيصًا للاحتياجات الأساسية.
- برامج تقنية نقاط البيع تستخدم غالبًا في تجارة التجزئة، وهي تدير المبيعات وتعالج عمليات الدفع.
- نظام تخطيط موارد المؤسسات، وهو يشمل الشركات الكبيرة والمتوسطة، كما يجمع بين المحاسبة والوظائف الإدارية الأخرى مثل إدارة علاقات العملاء والموارد البشرية.
- برامج سطح المكتب، وهي التي تثبت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالمستخدم.
- البرامج السحابية، التي تعمل من خلال الإنترنت وتقوم بتخزين البيانات في خوادم خارجية، مما يسمح بالوصول إليها في أي وقت.
- برامج محاسبة عامة تغطي كافة العمليات الحسابية الرئيسية من إعداد التقارير المالية وتسجيل المعاملات.
- إدارة المخزون، وهو من البرامج التي ترتكز على تتبع مستوى المخزون، كما يدير حركة البضائع.
- برامج الفوترة، وهي متخصصة في إنشاء الفواتير وإرسالها.
أيهما أفضل برامج المحاسبة الخاصة بسطح المكتب أو المبنية علي السحابة؟
بعد التعرف على كيفية العمل على برامج المحاسبة سنوضح الآن أيهما الأفضل برامج المحاسبة الخاصة بسطح المكتب أم المبنية على السحابة، وإليكم الفرق.
| وجه المقارنة | البرامج السحابية | برامج سطح المكتب |
| التكلفة | البرامج السحابية تعتمد على اشتراك مسدد بشكل دوري دون النظر للتحديثات، وتطبق تلقائيًا بدون أي تكاليف إضافية. | تحتاج لمبلغ يتم تسديده مرة واحدة وتوجد مصاريف إضافية في كل تحديث. |
| المرونة | مرن في تحديث الخصائص المتطورة. | يصعب تبديله إلى أن يتم سداد المبلغ المحدد |
| ضبط إعدادات البرنامج | لا يحتاج لإعادة ضبط في كل تحديث. | يحتاج لصيانة وقدوم الدعم التقني مع كل تحديث. |
| الأمن والخصوصية | البرامج السحابية تكون في سحابة آمنة توفرها إحدى الشركات العالمية. | ينبغي أن تكون الشركة لديها بنية تحتية قوية لتحافظ على الخصوصية والسرية. |
| الأتمتة | غالبًا الأتمتة مع العناصر التلقائية تتوفر بالبرامج السحابية بكثرة، وبالتالي توفر الوقت والاستهلاك | لا يوجد فيها أتمتة ومن النادر تواجدها، وهذا ينبع من الأسلوب المتبع بالتطوير. |
مستقبل البرامج المحاسبية
إن البرامج المحاسبية في حالة تطور مستمر، وكل إضافة تكون إفادة للعمليات المحاسبية، وإليكم الخصائص التي من الممكن تواجدها بالبرامج المحاسبية المستقبلية:
قربها مع تطبيقات الأعمال
إذ أن هناك خصائص متعددة أصبحت تتواجد بشكل رئيسي بجميع برامج المحاسبة، وهذا لأن البرنامج المحاسبي به حسابات للعملاء، فتبدأ الرحلة مع العميل منذ البداية كشخص محتمل إلى أن يصبح عميلاً دائماً، والمتاجر الإلكترونية أصبحت أساسية في كل عمل يخص البيع بالتجزئة، وكل حساب يُسجل بالمنصة يتحول لحساب يندرج تحت حسابات العملاء.
دعم التوقعات والتحليلات
فعلى سبيل المثال، الذكاء الاصطناعي من الأشياء سريعة التعلم ويظهر بشكل تدريجي بالبرامج المحاسبية، كما أنه من العناصر المهمة التي تتطور مع الوقت، ومن خلال التحليل فإن البرنامج المحاسبي يتوقع أي نوع من التحديات والمخاطر التي قد يواجهها العمل بالمستقبل.
مراعاة أنظمة العمل المتنوعة
مع التزايد في نماذج العمل التي تتم عن بعد، فإن برامج المحاسبة تسعى لمراعاة هذا العنصر لكي يصبح جزءً من الوظائف، كما أن الكثير من الوظائف المحاسبية أصبحت تدار عن بعد، وتعتمد على منهجية مرنة في إدارة المشروعات حرفياً.
ما هي مميزات وعيوب برامج المحاسبة؟
بعد التعرف على كيفية العمل على برامج المحاسبة سنذكر إليكم ما هي المزايا والعيوب التي تخص هذه البرامج، وهي كالتالي:
مميزات برامج المحاسبة
- التحكم بصيغة البيانات، إذ أنك تستطيع أن تختار صيغة تخزين البيانات وعرضها إن كانت بصورة ملف إكسل أو حتى جهة اتصال أو القيام بطباعتها بشكل ورقي، وتستطيع أن تحتفظ بنسخة احتياطية لبياناتك.
- متابعة العملاء عبر متابعة مشترياتهم وتسجيل الملفات الخاصة بهم وتقديم عروض بيعية وتسويقية أفضل من خلال الوسائل المختلفة.
- احتساب الضرائب بصورة أفضل، إذ أنها تأخذ خطوة ناحية إنشاء إقرارات ضريبية مع رفعها بالشكل المطلوب وفق سياسة الحكومة.
- استخدام طرق الدفع المختلفة حسب ما يتوفر لدى العملاء، إن كان من خلال بطاقات الائتمان أو كاش أو استخدام التحويلات البنكية.
- ضمان عدم سرقة البيانات، لأن بها مستوى حماية عالي وتقنيات تشفير متطورة.
عيوب برامج المحاسبة
- الاعتماد على الإنترنت وفقدانه يؤدي لصعوبة في التعامل مع هذه البرامج.
- التكلفة الباهظة لدى بعض الشركات، لأن الشركات الصغيرة لن تستطيع أن تتحمل تكلفة الاشتراك بشكل شهري في البرامج المحاسبية.
- بعض برامج المحاسبة لديها مشكلة بربط الفروع والفصل ما بين حساب التكلفة والعمليات الحسابية.
- صعوبة تهيئة البرنامج حتى يتوافق مع النشاط التجاري واحتياجات المؤسسة.
- بطيء البرنامج، وهذا يرجع للضغط على السيرفرات بالشركة صاحبة البرنامج المحاسبي.
- أحياناً البرنامج لا يقوم بالمهام المكلف بها، وبالتالي يجبر المحاسب على اللجوء إلى دمج العمل الرقمي.
ما الأخطاء الشائعة التي يتم الوقوع فيها عند اختيار برنامج المحاسبة؟
ذكرنا في السطور الماضية كيفية العمل على برامج المحاسبة ولكن ما هي الأخطاء التي قد يتم الوقوع بها عند اختيار البرنامج المحاسبي هذا ما سيتم توضيحه الآن:
- ألا يكون البرنامج ملائمًا لاحتياجات العمل وحجم الشركة ونوعية الأعمال.
- إهمال المميزات الأساسية ومنها أن البرنامج قد لا يوفر التقارير المحاسبية الدقيقة أو يكون بطيئاً وغير مستقر.
- مشكلات التوافق مع الأنظمة الأخرى بالشركة سواء المخزون أو أنظمة البيع، ولا يعمل على أكثر من جهاز خلال وقت واحد.
- اختيار برنامج فيه خدمة عملاء سيئة حتى الدعم الفني لا يعمل بكفاءة.
- إهمال توافر النسخة الاحتياطية للبيانات أو اختيار برنامج معقد يحتاج لتدريب مكثف.
ما الفرق بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP ؟
| وجه المقارنة | برامج المحاسبة | أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP |
| الوظيفة | تدير العمليات المالية من إعداد التقارير المالية، وتسجيل المعاملات. | برنامج محاسبي erp يخطط ويدير كافة موارد المؤسسة، المخزون، والموارد البشرية والمالية. |
| التركيز والشمولية | تركز بشكل كبير على الجانب المالي. | تتصف بالشمولية كما أنها تركز على كافة جوانب العمل وتكون رؤى متسقة وشاملة. |
| الربط والتكامل | تستخدم برامج المحاسبة بأسلوب منعزل عن كافة الأنظمة الأخرى. | تحدث تكامل وترابط ما بين الأقسام المتعددة وتسهل تبادل المعلومات. |
| المستخدمين | يستخدمها الموظفين الماليين والمحاسبين. | تستخدم من موظفي جميع الأقسام، التسويق، المبيعات، والمحاسبين، وأيضًا خدمة العملاء. |
| التوسع والتخصيص | محدودة التخصيص. | توفر خيارات التخصيص المرنة لتلبية جميع الاحتياجات. |
لماذا تختار أفذاذ كبرنامج محاسبي؟
لأن أفذاذ يقدم إليك إدارة المشتريات والمبيعات والعملاء والمخزون والموظفين، إضافًة إلى البرامج الأخرى مثل نقاط البيع والحجوزات والمتجر الإلكتروني وكذلك العضويات، والبرنامج مرن يسمح لك بتخصيص الخصائص التي يحتاجها النشاط التجاري الخاص بك، لكي يصبح لديك صورة مبسطة تسهل التعامل معها في الوقت نفسه.
وهي شاملة لكافة احتياجاتك، كما يقدم برنامج أفذاذ خدمة دعم فني ممتازة، توفر لك شروحات مفصلة لكل خاصية في البرنامج، مع التواجد طوال اليوم لاستقبال الأسئلة والاستفسارات عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.
الأسئلة الشائعة
ما طريقة حفظ البيانات ببرامج المحاسبة؟
البيانات عادةً ما تحفظ في خوادم سحابية أو حتى محلية، كما أنها تؤمن بنسخ احتياطية تحافظ عليها من التلف أو الفقدان.
كيف تستخرج التقارير المالية من داخل البرنامج؟
عبر لوحة التحكم المتواجدة في البرنامج، ويمكن للمستخدم من خلالها تحديد نوعية التقارير إن كانت قائمة الدخل أو ميزان المراجعة أو حتى الميزانية.
ما أبرز برامج المحاسبة المستخدمة في الوقت الحالي؟
هو البرنامج المتميز الذي يمنحكم الكثير من المميزات المتوافقة مع نوع النشاط التجاري وحجمه.
وها نحن ذا قد انتهينا بعد الحديث عن كيفية العمل على برامج المحاسبة تلك الخطوة الأساسية في كل شركة تريد تنظيم شؤونها المالية وترغب في الدقة بإدارة مواردها، وتلك البرامج توفر الوقت والجهد، وتمنح المحاسب قدرة على إعداد التقارير المالية الاحترافية، وتساهم في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة، وتوفر تطورًا تقنيًا مستمرًا، ولذا فإن برامج المحاسبة الآن لا غنى عنها، لأنها الأكثر سهولة ومرونة إذا ما قورنت بالأنظمة التقليدية.
