يعد معرفة كيفية ادارة المحلات التجارية أحد أهم العناصر التي تؤدي إلى نجاح أي نشاط تجاري، إذ أنها عملية يتم عبرها تنظيم العمل بالمحلات مع تنظيم الموارد والقدرة على تحسين التعامل والتواصل مع العملاء، وهذا يضمن الوصول لأعلى مستويات المبيعات، وكلما كانت هذه الإدارة واضحة وجيدة تزيد قدرة المحل على التواجد والمنافسة بالسوق وبالتالي تحقيق أرباح بشكل مستمر والحصول على ثقة الجميع.
كيفية ادارة المحلات التجارية
إن كيفية ادارة المحلات التجارية تكون معتمدة على بعض الأسس التي تضمن إليك سير العمل بطريقة منظمة وفعالة، ومن أهمها اختيار أفضل برنامج محاسبة للمحلات التجارية والموقع المناسب الذي يجذب العملاء مع توفير المنتجات التي تكون جودتها عالية لتلبية احتياجاتهم، ولابد من الاهتمام بتنظيم المحل من الداخل بشكل يجعل تجربة الشراء مريحة وسهلة، والعمل البشري أيضًا له دور كبير في ذلك لأنه لابد من تدريب الموظفين على خدمة العملاء ومهارات البيع بشكل كامل.
والشيء الأهم هو متابعة وإدارة المخزون بشكل مستمر والقدرة على إدارة الحسابات بشكل دقيق واستخدام أفضل الأدوات في التسويق لجذب الزبائن، وآخر شيء لابد من تحليل الأداء بطريقة دورية للتعرف على نقاط القوة لتطويرها والإطلاع على نقاط الضعف ومعالجتها، وهذا يضمن استمرار النجاح.
ما هو برنامج ادارة المحلات التجارية ؟
يعد برنامج إدارة المحلات التجارية أحد الأنظمة الإلكترونية التي تساعد صاحب المحل بمراقبة ومتابعة أي شيء يدور داخل هذا المحل وبشكل منظم ودقيق، سواء فيما يخص المصاريف والمبيعات وحسابات الزبائن والأرباح والمخزون وكذلك الفواتير، وجميعها يكون بمكان واحد، فبدلًا من أن تقوم بكل ذلك بشكل تقليدي أو باستخدام الأوراق ومن الوارد حدوث خطأ، فإن برنامج إدارة المحلات يساعدك في هذه الأشياء بشكل دقيق.
تكلفة برنامج ادارة المحلات التجارية
لا يمكن أن يتم تحديد تكلفة برنامج ادارة المحلات التجارية وذلك لأن السعر يحدد حسب العوامل المؤثرة، ومنها حجم النشاط التجاري وكذلك عدد الفروع التي ترتبط به، لأنه كلما كان المحل كبيرًا أو حتى متعدد الفروع يتزايد السعر نظرًا لزيادة متطلبات التشغيل، وعدد المستخدمين أيضًا له دور كبير بتحديد التكلفة، والأسعار تختلف حسب نوع الوظائف المتاحة في البرنامج، ومنها نظام نقاط البيع والمخزون، التحليلات المالية وإصدار الفواتير والتقارير المتقدمة، ونوع النظام أيضًا يلعب دورًا في ذلك، إن كان اشتراكًا شهريًا أو سنويًا أو سحابيًا أم لا، ويؤثر خدمات الدعم الفني على السعر لأنهم يقومون بالتحديثات ويساعدون في التدريب على الاستخدام.
كيف يمكن إدارة محل تجاري؟
إن كيفية ادارة المحلات التجارية بحاجة إلى السير على مجموعة خطوات تساعد في الإدارة، أبرزها ما يلي:
- تنظيم عرض المنتجات واختيار المنتجات التي لها جودة عالية حتى تكسب ثقة العملاء، وطور المحل باستمرار وابتكر في التصميم وطريقة العرض بجميع أنواعها.
- قم بتوظيف عمال لديهم خبرة ومهارة في الأعمال الخاصة بالمحل، ولابد أن تراعي توزيع جميع المهام المطلوبة بينهم بشكل احترافي حسب الخبرات التي تكون لدى كل موظف.
- استخدم التقنيات الحديثة إذ أن كل شيء اليوم يكون في عصر التكنولوجيا، ولابد من الاستفادة من الأجهزة المتطورة وتتبع المنتجات مع متابعة خط سير العمل حتى تسهل الجرد وتتعرف على أي نقص.
- عليك أن تنشئ علامة تجارية لترسيخ اسم المحل بعقول الجمهور المستهدف ورفع نسبة المبيعات.
- قم بتسهيل عمليات الشراء إذ أنها أحد أهم الأمور التي لابد أن تراعى في إدارة المحل بتوفير متاجر إلكترونية يسهل على العميل إجراء الشراء بشكل أون لاين سهل وبسيط.
- أنشئ برنامجًا لإدارة المحلات التجارية وتجنب من خلاله حدوث أي خطأ سواء في برنامج إدارة المخزون أو الحسابات أو حتى المبيعات أو الأقسام الأخرى، وفي نفس الوقت يحتفظ إليك بكافة البيانات ويخزنها حتى تستطيع الرجوع إليها حينما تحتاج إلى ذلك.
أفضل شركة لبرامج إدارة المحلات التجارية
إن أفضل شركة لبرامج إدارة المحلات التجارية هي شركة أفذاذ المميزة بهذا المجال، لديها نظام محاسبي ممتاز في إدارة الأعمال والمستودعات والمخزون، ويتتبع حركة الأصناف بشكل دقيق ويدير المستودعات، والبرنامج المقدم من أفذاذ يقدم تقارير جرد مع تحليل بيانات المخزون.
وليس هذا فقط بل أن البرنامج به توافق محاسبي يحسب المصروفات والإيرادات بشكل دقيق ويوفر إليكم التقارير المالية، كما أنه يتوافق مع هيئة الزكاة والضريبة ومتطلباتها، وذلك جعله اختيارًا جيدًا لكثير من الأنشطة التجارية ،وواجهة مستخدم بسيطة وسهلة وبها لغة عربية ولا يوجد فيها أي تعقيدات تقنية ومفيدة للمستخدمين حتى وإن لم يكونوا خبراء.
طريقة إدارة حسابات محل صغير في 6 خطوات
توجد طريقة توضح كيفية ادارة المحلات التجارية الصغيرة بشكل سهل وهي كالتالي:
- أولًا: تسجيل المبيعات بشكل يومي بعد كل عملية بيع لكي تتعرف على قيمة الدخل الحقيقية.
- ثانيًا: متابعة المصروفات وكتابتها سواء الإيجار أو البضاعة أو المرتبات أو الكهرباء أو الشحن، وهذا للوصول إلى صافي الربح.
- ثالثًا: إدارة المخزون بشكل دقيق عبر القيام بعمل جرد أسبوعي، وهذا يمنع تلف أو فقد بضاعة ويمنع حدوث أي نوع من العجز المفاجئ.
- رابعًا: حساب صافي الربح الذي يكون عبارة عن إجمالي المبيعات مطروحًا من إجمالي المصروفات، ويطرح منه تكلفة البضاعة، وتكرر هذه الحسبة بشكل أسبوعي أو شهري.
- خامسًا: عليك بفصل رأس المال عن الأرباح، ولابد أن يكون رأس المال ثابتًا، وفي نفس الوقت تُحسب الأرباح وحدها لكي يكون لديك علم بطبيعة سير العمل.
- سادسًا: القيام بعمل تقرير أسبوعي أو شهري يخص المبيعات وحركة البضاعة والمصروفات والأرباح حتى تتعرف ما هي المكاسب العائدة إليك.
مميزات إمتلاكك لبرنامج محاسبي لمحلك
بعد ما تعرفنا على كيفية ادارة المحلات التجارية سنذكر لكم الآن ما هي المزايا التي يمتلكها البرنامج المحاسبي للمحلات وهي كالتالي:
- يتتبع المبيعات لأنه يحتفظ بجميع عمليات البيع التي حدثت في أي وقت ويوضح صافي الأرباح وعدد المنتجات المباعة وبدون أي خطأ بشري.
- إدارة المخزون بشكل سهل لأنه يظهر إليك الأصناف التي قد انتهت والتي بحاجة لإعادة، ويسهل عليك ترتيب المخزون.
- إصدار الفواتير بشكل سريع دون أن تكتبها بشكل يدوي ويحتفظ بنسخة تلقائية تستطيع أن ترجع إليها بأي وقت.
- يتابع المصروفات والأرباح اليومية والشهرية وبشكل تلقائي كما أنه يوضح إليك صافي الأرباح بسهولة.
- يعطيك تقارير بشكل أسبوعي أو شهري بشأن المبيعات وكذلك الأصناف التي تم بيعها بكثرة ويتابع أداء الموظفين.
- توفير الوقت والمجهود لأن المراجعات المالية والحسابات تكون من خلال البرنامج المحاسبي أوتوماتيكية، وبالتالي يجعل التركيز على شيء آخر مثل تطوير المحل أو التسويق.
خطوات أساسية لإنشاء حسابات محل تجاري
إن إنشاء حسابات محل تجاري بحاجة إلى بعض الخطوات التي تمكنك من ذلك، وهي كالتالي:
- حدد رأس المال الذي ستكون ببدء المحل به.
- قم بفتح دفتر للحسابات أو حتى برنامج محاسبي يسجل جميع الأشياء أوتوماتيكيًا.
- سجل بعد ذلك المبيعات اليومية فور حدوثها، ووضح المنتج والكمية والسعر.
- اكتب جميع المصروفات إن كانت صغيرة أو كبيرة مثل أجور الموظفين وشراء البضاعة والكهرباء وغيرها.
- قم بعمل متابعة دورية للبضائع للتعرّف على الأصناف القليلة وتلك الأصناف التي يوجد بها وفرة، والأصناف التي تحتاج لإعادتها، وكذلك الأصناف المتواجدة بشكل فعلي.
- احسب صافي الأرباح والخسائر، وتابع بعد ذلك العمل بإنشاء تقارير بشكل دوري حسب ما تريد أسبوعيًا أو شهريًا فيما يخص حركة المخزون والمبيعات والأرباح والمصروفات.
كيف تختار الموقع المناسب لضمان زيادة المبيعات؟
بعد ما تعرفنا على كيفية ادارة المحلات التجارية يمكننا الآن الحديث بشأن طريقة اختيار الموقع المناسب حتى تضمن زيادة المبيعات:
- اختر منطقة استراتيجية وحيوية يكون بها حركة مرور كبيرة، وتقترب من المناطق التجارية والسكنية.
- قم بدراسة المنافسين بالمنطقة هل لديهم نفس المنتجات التي لديك والأسعار، وانظر إلى طريقة جذب العملاء المناسبة وفق الجمهور المستهدف، واختر ما يقلل المنافسة فيما بينك وبينهم أو شيء يميزك عنهم.
- اختر مكانًا يسهل الوصول إليه بالقرب من مواقف السيارات أو وسائل النقل العامة ليكون سهلًا في الدخول والخروج إليه.
- اهتم بواجهة المحل وشكله الخارجي حتى تجذب العملاء، إذ أنه لابد أن يكون في مكان واضح يستطيع الأشخاص رؤيته بشكل سهل في الشوارع.
- عليك أن تحدد مساحة مناسبة تعرض بها المنتجات، ويكون لديك مساحة كافية للتخزين ومكان للموظفين.
- قارن بين تكلفة ذلك بالعائد المتوقع، وذلك بحساب تكلفة الشراء والإيجار والعائد المتوقع الذي يأتي من المبيعات.
- تأكد تمامًا من أن المنطقة آمنة للموظفين والعملاء، ولا يوجد فيها مشكلة في السرقة أو الحوادث.
أخطاء شائعة في إدارة المحلات التجارية وكيفية تجنبها
توجد بعض الأخطاء التي تقع فيها المحلات التجارية لا بد أن توضع بعين الاعتبار لتجنبها، وهي كالتالي:
- عدم متابعة المخزون بشكل مستمر وبالتالي يؤدي لنقص البضاعة، ولتجنب ذلك لا بد من عمل جرد أسبوعي واستخدام برامج لإدارة المخزون.
- عدم تنظيم المصروفات والحسابات، وبالتالي تختلط الأرباح ورأس المال والمصروفات، ولتجنب هذا يجب تسجيل كل منهم على حدة سواء المصروفات أو المبيعات وبشكل يومي، وفصل رأس المال عن الأرباح.
- تجاهل احتياجات العملاء مع عدم الاهتمام لشكاواهم، وبالتالي يؤدي لفقدانهم، ولتجنب هذا يجب الاستماع لكافة العملاء وتقديم خدمة ممتازة والمعاملة معهم باحترافية ولطف.
- اختيار موقع غير مناسب يبعد عن الجمهور المستهدف أو حتى يكون بمناطق منخفضة في الحركة، ولتجنب هذا يجب اختيار المواقع الحيوية التي يسهل الوصول إليها وتقترب من العملاء.
- التسويق يكون ضعيف وعدم الإعلان عن المحل بشكل كافي ولحل هذا لابد من استخدام السوشيال ميديا ومشاركة صور المنتجات وتقديم عروض بسيطة.
الأسئلة الشائعة
ما هي أهم المهام التي يهتم بها صاحب المحل؟
هي متابعة المبيعات والمخزون والتعامل مع العملاء وإدارة الموظفين وتحليل الخسائر والأرباح.
كيف يتم اختيار موقع مناسب للمحل؟
أن يكون بمنطقة حيوية تقترب من الفئة المستهدفة، ويسهل الوصول إليه وبه حركة جيدة للمرور.
كيف يتم تجنب أخطاء إدارة المحل؟
متابعة المخزون بشكل يومي، والاهتمام بالعملاء، وتنظيم الحسابات، واختيار الموقع المناسب، والتسويق له باستمرار.
وإلى هنا وصلنا إلى الختام بعد الحديث عن كيفية ادارة المحلات التجارية وأوضحنا بأن الأمر لا يقتصر على البيع والشراء فقط، بل أنه عبارة عن منظومة متكاملة تتطلب تخطيطًا دقيقًا ومتابعة باستمرار في كل جانب من الجوانب، ابتداءً من اختيار الموقع مرورًا بالمبيعات وإدارة المخزون وصولًا لخدمة العملاء والقيام بتسويق فعال، لأن المحل الذي يتم إدارته بشكل احترافي يحافظ على ثقة وولاء العملاء ويكون ناجحًا باستمرار.
