تمثل طريقة التقديم على نقاط البيع المرحلة الأولى لأي تاجر يرغب في تطوير ذلك الجزء لديه وتحسين إدارة المعاملات المالية بشكل منظم واحترافي، وذلك لأنها لا تقتصر فقط على تيسير عمليات الدفع، بل تساهم أيضًا في تبسيط كل عملية، وتحليل حركة المبيعات باستمرار، ومتابعة المخزون، مما يمكن صاحب النشاط من اتخاذ قرار مدروس سواء كان يتعلق بتوسيع أو تعديل استراتيجيات البيع المختلفة، إلى جانب ذلك، تساعد في تقديم خدمة سريعة ومريحة للعملاء من خلال إتاحة خيارات دفع متنوعة وإمكانية إصدار الفواتير بدقة.
ما هي نقاط البيع (POS) ولماذا تحتاجها الأنشطة التجارية؟
يتساءل الكثير عن ما هي نقاط البيع فهي عبارة عن أداة رقمية تساعد في إتمام العمليات التجارية المختلفة بسهولة ودقة، وهناك الكثير من الأسباب التي تجعل الأنشطة المختلفة في حاجة ملحة إليها، وهي كالآتي:
- يساعد جهاز نقاط البيع في تسريع عمليات البيع وتقليل الوقت المستغرق لإدخال المعلومات يدويًا.
- يتم تسجيل المنتجات بمنتهى السرعة والدقة بفضل قراءة الباركود.
- تقلل من أخطاء المخزون كما تيسر عملية إعادة التوريد.
- تساعد شبكة نقاط بيع في تحليل البيانات وإصدار تقارير مفصلة عن إدارة المخزون والمبيعات وأنماط الشراء.
- تساعد أصحاب العمل على اتخاذ قرارات استراتيجية معتمدة على معلومات دقيقة وموثوقة، سواء الأصناف الأكثر مبيعًا أو الفجوات في المخزون.
طريقة التقديم على نقاط البيع
تكمن أهمية اتباع طريقة التقديم على نقاط البيع خطوة بخطوة في تسهيل تتبع المبيعات بدقة، وتقديم خدمة عملاء أفضل، والاستفادة بأقصى قدر ممكن من التكنولوجيا المتاحة لتيسير العمليات اليومية، وتتمثل تلك الخطوات بالآتي:
- تحديد نوع العمل سواء كان متجرًا إلكترونيًا أو فعليًا أو مزيجًا بينهما، وعدد العمليات اليومية المتوقعة وحجم المبيعات الشهري لمعرفة نوع الجهاز والخدمة المناسبة.
- البحث عن شركة معتمدة تقدم أجهزة ونظم موثوقة، كما يجب التأكد من سمعتها ودعمها الفني والرسوم والعمولات الخاصة بالخدمة.
- تحضير المستندات المطلوبة سواء صورة الهوية أو الترخيص أو كشف الحساب.
- تقديم طلب رسمي لدى الجهة المزودة بالجهاز سواء عبر زيارة فرعها أو إلكترونيًا من خلال موقعها، مع ملء كافة البيانات المطلوبة وإرفاق المستندات.
- انتظار الموافقة، والتي تختلف حسب الجهة، وفي الأغلب تتراوح من يومين إلى أسبوع.
- بعد الموافقة يتم إرسال الجهاز وتركيبه بمكان النشاط ثم تفعيل الخدمة وإجراء الاختبارات للتأكد من أن كافة العمليات تعمل بصورة سليمة.
- تجنب الأخطاء الشائعة والمتمثلة في تقديم مستندات غير مكتملة، أو عدم تدريب الموظفين على استعمال الجهاز، أو التأخر في متابعة الطلب، لأن هذا يتسبب في تأخير التفعيل.
- الاستفادة بالخدمات الإضافية التي توفرها بعض الشركات مثل برامج متابعة المبيعات أو التكامل مع البرامج المحاسبية أو إعداد تقارير مفصلة بما ييسر إدارة النشاط بصورة أكثر احترافية.
المتطلبات الأساسية للتقديم على جهاز نقاط البيع
هناك بعض المتطلبات أو الشروط الأساسية التي يفترض استيفاؤها عند طلب برنامج نقاط البيع من أي جهة معتمدة، وهي كالتالي:
- لابد أن يكون النشاط التجاري مرخصًا ومسجلًا في الجهة المعنية.
- تواجد حساب بنكي جارٍ باسم النشاط التجاري.
- توفر التراخيص اللازمة للمكان الذي سيتم به استعمال الجهاز.
الجهات المعتمدة التي توفر خدمات نقاط البيع
من أبرز الجهات المعتمدة التي توفر شبكة نقاط بيع أفذاذ، والذي يتسم بالعديد من الخصائص المميزة له عن أي برنامج أو جهة أخرى، وهي كالآتي:
- إصدار الفواتير بمنتهى السرعة وفي خلال ثوانٍ بما يزيد كفاءة العمليات اليومية.
- إدارة دقيقة للمخزون تمكنك من متابعة منتجاتك وتعديل كمياتها بسهولة في أي فرع ومن مكان واحد.
- دعم تعدد المستخدمين لتوزيع الصلاحيات بدقة على الموظفين.
- التكامل مع أجهزة الكاشير والطابعات لتوفير تجربة استخدام شاملة دون أي تعقيدات.
- العمل أون لاين وأوف لاين، مع مزامنة البيانات تلقائيًا حتى عند انقطاع الإنترنت.
المستندات المطلوبة لإتمام طلب نقاط البيع
تتضمن طريقة التقديم على نقاط البيع مجموعة من المستندات المطلوبة التي يفترض توفيرها وإتاحتها، وهي كالآتي:
- طلب الحصول على الجهاز.
- صورة للسجل التجاري.
- نسخة للبطاقة الضريبية أو شهادة التسجيل الضريبي.
- عقد إيجار أو ملكية المكان.
- صورة لبطاقة الرقم القومي لصاحب النشاط.
- تقديم توكيل وبطاقة الرقم القومي للمفوض في حال وجوده.
مدة الموافقة على طلب نقاط البيع وكيفية متابعتها
في الأغلب تستغرق عملية الموافقة على الطلب من 3 إلى 10 أيام عمل، بحسب سرعة تقديم الأوراق والمستندات واكتمال البيانات والمعلومات، ولكن هناك بعض الجهات التي يمكن أن تستغرق مدة أطول في حال كان الطلب يحتاج إلى مراجعات إضافية أو تدقيق مالي.
أما بالنسبة إلى كيفية متابعة الطلب، فتتمثل في الدخول إلى موقع الجهة المزودة برقم الطلب أو الحساب المتعلق بالنشاط التجاري، أو من خلال خدمة المتابعة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني لمعرفة مرحلة الموافقة ومتى يمكن استلام الجهاز.
الرسوم والعمولات المرتبطة بخدمات نقاط البيع
أثناء اتباع طريقة التقديم على نقاط البيع هناك مجموعة من الرسوم والعمولات المرتبطة بها، والتي يجب عليك تسديدها، وهي كالتالي:
- تكلفة الجهاز: والتي تختلف بحسب نوعه والمزايا المتوفرة به، حيث إن هناك بعض البنوك تقدم الأجهزة مجانًا، في حين أن بنوكًا أخرى قد تفرض رسومًا عليها.
- رسوم المعاملات: وذلك لأن هناك مجموعة من الشركات أو البنوك التي تفرض رسومًا على أي معاملة تتم من خلال الجهاز، والتي تختلف بحسب مزود الخدمة.
- الرسوم الشهرية: سواء الخاصة بالصيانة أو خدمات الدعم الفني المقدمة لك، والتي تختلف أيضًا حسب الجهة.
آلية تركيب وتفعيل جهاز نقاط البيع
إن تركيب وتفعيل وتشغيل شبكة نقاط البيع شيء بسيط وسهل، ويتم في مجموعة من الخطوات الأساسية المتمثلة في الآتي:
- الضغط على زر التشغيل في الجهاز واتباع التعليمات الموجودة على الشاشة.
- إدخال مبلغ البيع والنقر على إتمام القبول.
- تقديم الجهاز للعميل لوضع بطاقة الخصم أو الائتمان، وفي حالة الدفع من خلال المحفظة الرقمية أو باستعمال NFC يجب أن يوجه العميل هاتفه للجهاز أو بطاقته عليه.
- بعد قبول المعاملة يمكن إرسال الفاتورة إلكترونيًا للعميل أو طباعتها ورقيًا.
- في نهاية اليوم يجب إغلاق الجلسة عبر الجهاز لعرض تقارير المبيعات.
الأخطاء الشائعة عند التقديم على نقاط البيع وكيفية تجنبها
هناك مجموعة من الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تحدث عند اتباعك طريقة التقديم على نقاط البيع والتي نساعدك على تجنبها عبر الآتي:
- عدم تحديد متطلبات النشاط بدقة: وفي هذه الحالة يجب وضع خطة واضحة تتضمن عدد العملاء المتوقع وحجم المبيعات اليومية ونوع المدفوعات.
- اختيار نظام معقد صعب الاستعمال: والحل هنا يتمثل في انتقاء نظام أسهل وأبسط للموظفين.
- تجاهل دراسة تكلفة الخدمة: سواء الرسوم الشهرية أو رسوم المعاملات، ولهذا يجب مقارنة العروض وقراءة بنود العقد قبل التوقيع عليها.
- عدم الاهتمام بالأمان وحماية المعلومات: والحل يتمثل في التأكد من أن النظام المستخدم يستعمل تقنيات تشفير قوية ويلتزم بمعايير الأمان المفروضة.
- تجاهل دعم العملاء: ولتجنب ذلك يجب اختيار مزود يوفر دعمًا فنيًا مستمرًا من خلال قنوات متعددة سواء البريد الإلكتروني أو الهاتف أو الدردشة.
- قلة المرونة للتوسعة: والحل يتمثل في انتقاء نظام قابل للتوسع بمنتهى السهولة تزامنًا مع نمو النشاط، وهنا تحديدًا أنصحك بأفذاذ.
نصائح لاختيار أفضل مزود خدمة نقاط بيع لنشاطك التجاري
توجد بعض النصائح التي تساعدك في اختيار أفضل مزود خدمة نقاط بيع لنشاطك التجاري مثل أفذاذ، وهي كالآتي:
- تقييم متطلبات نشاطك التجاري سواء نوعه أو نمط البيع المعتمد أو عدد العمليات المتوقعة أو حجم التعاملات المالية.
- التأكد من أن مزود الخدمة قادر على تلبية تلك متطلبات نشاطك التجاري.
- التأكد من سهولة استعمال النظام المختار وتمتعه بواجهة بسيطة وواضحة تيسر استعماله على الموظفين وأصحاب النشاط.
- تواجد دعم فني سريع وفعال يحل المشكلات فور ظهورها.
- تقديم تقارير مفصلة عن المدفوعات والمبيعات لتتبع الأداء المالي بدقة، واستخدام تلك البيانات في تحسين الإدارة واتخاذ قرارات صحيحة وسليمة.
- التأكد من أن مزود الخدمة يستعمل تقنيات تشفير قوية لحماية معلومات العملاء ومعاملاتهم المالية.
- اختيار عروض الأسعار التي تحقق توازنًا بين التكلفة والخدمات المقدمة بما يضمن الاستفادة القصوى من النظام دون تحميل النشاط أعباء غير مهمة.
- تواجد فريق دعم فني محترف ييسر التعامل مع المشكلات التقنية التي قد تواجه النشاط، كما يجب أن يكون سريع الاستجابة ويقدم قنوات تواصل متنوعة مثل الدردشة والهاتف والبريد الإلكتروني.
- اختيار مزود خدمة يمكنه التكيف مع نمو النشاط التجاري وزيادة المبيعات دون الحاجة إلى تغيير النظام بالكامل.
- الإطلاع على تقييمات العملاء السابقين وتجاربهم للكشف عن نقاط القوة والضعف الموجودة في النظام، واتخاذ قرار مدروس وأكثر أمانًا.
الأسئلة الشائعة
ما هي خدمة نقاط البيع (POS)؟
هي وسيلة تحصيل تناسب العملاء غير الراغبين في دفع قيمة الخدمات أو المنتجات نقدًا، حيث يمكنهم من خلالها السداد باستعمال البطاقة الائتمانية أو البنكية.
ما معنى اختصار POS؟
يعني Point of Sale أو نقاط البيع، ويشير إلى النظام المستعمل من أجل إتمام عملية الشراء والبيع والمتمثل في أجهزة الدفع الإلكتروني وبرامج إدارة المبيعات.
ما هو نظام نقاط البيع (POS)؟
عبارة عن نظام متكامل من البرامج والأجهزة التي تستعمل لإدارة عمليات البيع والمبيعات، ويستعمل بالمتاجر والمطاعم لتيسير الدفع وإدارة المخزون وتسجيل المعاملات وغيره، ويعتبر محورًا رئيسيًا لتبسيط العمليات المختلفة وتحسين تجربة العملاء.
تعتبر طريقة التقديم على نقاط البيع إحدى الخيارات الضرورية لأي نشاط تجاري يرغب في التطور ومواكبة متطلبات السوق الحديث، وذلك لأنها تساعد في تحسين كفاءة عمليات الدفع والتحصيل، وتعزيز ثقة العملاء، وإتاحة حلول مالية أكثر أمانًا وتنظيمًا، كما أن الاعتماد عليها يساعد في رفع مستوى الاحترافية ودعم استمرارية النشاط ونموه عبر إدارة أفضل للمبيعات، وتأمين تجارب شراء سلسة ومريحة للعملاء.
