يعد برنامج تسجيل حسابات العملاء أحد أهم الأنظمة الإدارية الهامة التي تعتمد عليها المؤسسات والشركات بجميع أنواعها وأحجامها، وذلك لتنظيم بيانات العملاء وإدارتها بشكل احترافي ودقيق، والبرنامج يسجل كافة المعلومات الأساسية للعملاء من وسائل التواصل والأسماء وسجلات الحسابات بالإضافة إلى المعاملات المالية، وهذا يساعد بحفظ البيانات بطريقة آمنة وسهلة للرجوع إليها عند الاحتياج، كما أن البرنامج يساهم بتقليل الاعتماد على تلك الطرق الورقية التقليدية وبالتالي يوفر جهداً ووقتاً كبيراً ويزيد كفاءة العمل في المؤسسة.
برنامج تسجيل حسابات العملاء
إن برنامج تسجيل حسابات العملاء في أفذاذ يعد أفضل برنامج محاسبي لإدارة أعمالك فهو يساعد بتحسين تجربتهم عبر سرعة الوصول لمعلوماتهم وتحديثها باستمرار، وهذا ينعكس بشكل إيجابي على مستوى الخدمة ومدى الدعم المقدم لهم، إضافةً لذلك البرنامج يتيح إمكانية إعداد التقارير التفصيلية التي توضح حركة الحسابات ومستويات التعامل وحالة العملاء، وبالتالي يدعم الإدارة باتخاذ القرارات الدقيقة المبنية على البيانات الصحيحة، وبفضل الواجهة السهلة له والمرونة العالية يتم استخدام هذا البرنامج بمختلف المجالات الخدمية والتجارية حتى يكون أداة فعالة، تساهم بتطوير الأداء وبنفس الوقت تعزز الثقة ما بين العملاء والشركة.
برنامج إدارة حسابات العملاء والموردين
أي برنامج محاسبة يقوم بمهام متعددة ومن ضمن الخدمات المقدمة تسجيل حسابات العملاء والموردين وإدارتها، وإليكم التفاصيل:
- يساعد البرنامج بإنشاء ملف لكل عميل يجمع الاسم والعنوان ورقم الهاتف والرقم الضريبي.
- تسجيل الفواتير بربط كل فاتورة بالعميل بشكل تلقائي وتسجيل فواتير البيع الآجلة وكذلك الفواتير النقدية.
- متابعة المديونية وذلك للتعرف على المبلغ المتبقي على العملاء وإعطاء تنبيهات عند التأخير وتوضيح تاريخ الاستحقاق.
- تسجيل المدفوعات إن كانت نقدية أو من خلال فيزا أو تحويل بنكي، وما هي أعمار الديون شهر اثنين أو ثلاثة وما هي إجمالي المبيعات.
قائمة خاصة بإدارة حسابات العملاء
برامج المحاسبة في السعودية بها خصائص متعددة ومنها ما يلي:
- إعداد قائمة إدارة حسابات العملاء والتي تشمل بيانات العميل من الرقم والاسم والبريد الإلكتروني ونوع العميل آجل أم نقدي والرصيد الافتتاحي مع حد الائتمان.
- يوضح العمليات المالية من رقم العملية ورقم الفاتورة وتاريخ العملية ونوعها ومبلغ الدائن والمدين ورصيد ما بعد العملية. يتضمن الفواتير من رقم الفاتورة والمبلغ المدفوع وتاريخ الفاتورة وإجمالي المبلغ المتواجد فيها والمبلغ المتبقي وحالتها مدفوعة أم غير مدفوعة أو جزئية.
- وليس هذا فقط بل يتضمن الدفعات والتحصيل من المبلغ ورقم السند وتاريخ الدفع واسم العميل وطريقة الدفع والملاحظات.
- أيضاً بها كشف حساب يتضمن التواريخ والرصيد النهائي وإجمالي المبيعات والمدفوعات.
- التقارير وهي تقرير أعمار ديون والعملاء المدينين وحركة العميل وأفضل العملاء.
- الإعدادات من سياسات الائتمان وعملات التعامل وتنبيهات الاستحقاق وصلاحيات المستخدمين.
إضافة حسابات العملاء في برنامج أفذاذ للمبيعات اليومية
أفذاذ للمبيعات اليومية هو نظام محاسبي متكامل يقدم الكثير من الخدمات ويتضمن برنامج تسجيل حسابات العملاء وإضافتهم، وإليكم طريقة الإضافة:
- أولاً: يتم الدخول لقائمة العملاء بالقائمة الرئيسية والضغط على اضافة عميل جديد.
- ثانياً: أدخل بيانات العميل من الاسم والعنوان ورقم الهاتف ونوع الحساب إن كان آجل أم نقدي وحدد الائتمان والرصيد الافتتاحي.
- ثالثاً: قم بحفظ الحساب بالضغط على كلمة حفظ وسيظهر العميل في قائمة العملاء.
- رابعاً: قم بربط العميل بالمبيعات اليومية بحيث أنك حينما تقوم بإنشاء فاتورة تدخل للمبيعات اليومية وتختار اسم العميل وتسجيل الفاتورة.
- خامساً: تابع حساب العميل من خلال كشف الحساب وعرض الفواتير والرصيد الحالي والدفعات ثم اطبع الكشف.
مميزات برنامج أفذاذ للمبيعات
برنامج أفذاذ يعد افضل البرامج المحاسبية يمتلك مزايا كثيرة جعلته حل مثالي لكثير من الأشخاص، فهو نظام متكامل يدير أعمالك لأنه لا يقوم بتقديم الفواتير فقط ولكنه يساعد في تسجيل حسابات العملاء وإدارة المخزون والمبيعات والحسابات المالية بمنصة متكاملة، وإليكم التفاصيل:
- يقدم عروض الأسعار وينشئ الفواتير ويدير الأقساط بشكل سهل وبسيط.
- يتابع أداء فرق المبيعات ويقدم بيانات توزيع العملات بشكل دقيق حتى يحفز الأداء.
- يساعد البرنامج في متابعة المبيعات وتفاعلات العملاء والعروض وذلك لتقديم التجربة الأفضل ويزيد من الولاء.
- يدير المبيعات بشكل شخصي أو حتى عن بعد من خلال نقطة البيع المتكاملة.
- به نظام تحكم بإدارة الموردين والعقود الخاصة بهم، ويساعدك في اختيار الأفضل منهم.
- يدير المخزون والمستودعات ويتتبع الأصناف وإدارة قوائم الأسعار واستخدام الباركود.
- يمكنك البرنامج من تخطيط الاحتياجات لإصدار فواتير المشتريات مع تقديم التقارير.
أهمية الحصول على برنامج حسابات العملاء والتحصيل
إن الحصول على برنامج تسجيل حسابات العملاء والتحصيل أمر هام في أي نشاط تجاري إن كان صغير أو كبير، وذلك لأنه يساعد بتقليل الأخطاء وتنظيم الأموال وتحسين التدفق النقدي، وإليكم أهمية البرنامج
- تحسين التحصيل إذ أنه يتابع المبالغ المستحقة ويوضح مواعيد السداد ويساعد في زيادة سرعة تحصيل الأموال وتقليل نسيان الدفعات المتأخرة.
- تنظيم حسابات العملاء بالتعرف على الرصيد المستحق وتسجيل بياناتهم لكي يتم الرجوع إليها بناءً على تاريخ المعاملات.
- تقليل الأخطاء المالية بحساب الأرصدة بشكل تلقائي وتقليل الاعتماد على استخدام التسجيل اليدوية ويقلل أيضاً التكرار والنسيان في الدفعات أو الفواتير.
- يوفر الوقت والمجهود في استخراج كشف الحساب وإنجاز الفواتير بشكل سريع مع تسهيل العمل اليومي للإدارة والمحاسب.
- يدعم البرنامج اتخاذ القرارات الواضحة بشأن حجم الديون والعملاء المتأخرين.
- يحسن العلاقة مع العملاء لأنه يوفر شفافية بالحسابات ويساعد في الرد على كافة الاستفسارات بشكل سريع ويقلل الخلافات بشأن المبالغ.
- البرنامج آمن تمامًا يحمي المعلومات من التلف أو الضياع، ويمكنك من النسخ الاحتياطي ويساعدك في التحكم بصلاحيات المستخدمين.
خصائص برامج حسابات العملاء
توجد الكثير من الخصائص المتواجدة في برامج حسابات العملاء وهي كالتالي:
- من خصائص برنامج حسابات العملاء إدارة ملف العميل بتسجيل البيانات الخاصة به والتعرف على الرموز الفريدة لكل عميل وما هي فئات العملاء مميز أو عادي.
- يتابع الحسابات المالية من رصيد العميل الحالي والأرصدة الافتتاحية وكشف الحساب التفصيلي.
- يصدر الفواتير ويتابعها من خلال إنشاء فواتير البيع التلقائية وطباعة الفاتورة أو إرسالها للعميل ودعم الفواتير النقدية والآجلة.
- يسجل الدفعات النقدية ويتتبع المدفوعات المتأخرة مع إمكانية ربط الدفعات بالفواتير.
- يقدم تنبيهات وتحذيرات بشأن موعد الاستحقاق والتحذير حينما يتم تجاوز حد الأمان مع تنبيه العملاء المتأخرين.
- من ضمن الخصائص أيضاً إنشاء التقارير والتحليلات بشأن أرصدة العملاء وحركة الحساب وما هو ترتيب العملاء وفق الديون والمبيعات.
- يؤدي للتكامل ما بين المبيعات والمخزون بربط العميل بالفواتير ومتابعة المبيعات وتحديث المخزون بشكل تلقائي عند البيع.
كيفية الحصول على البرنامج؟
حتى تحصل على برنامج تسجيل حسابات العملاء فإن ذلك بحاجة إلى الخطوات التالية:
- الدخول لموقع أفذاذ الرسمي والاشتراك بشكل مباشر بالخدمة وبدء النسخة المجانية لتفعيل البرنامج على الفور.
- قم بطلب عرض سعر أو حتى استشارة من خلال فريق المبيعات حتى تحدد احتياجاتك، ثم اختر الباقة المناسبة لشركتك أو مشروعك بناءً على البيانات التي تعطيها لممثل خدمة العملاء.
- جرب البرنامج قبل أن تشتريه من خلال النسخة التجريبية والتعرف على واجهة البرنامج وطريقة إصدار الفواتير واختبار إدارة الموردين والعملاء.
- قم بتحميل دليل المستخدم بعد ما تسجل أو قبل الاشتراك ليشرح إليك طريقة الاستخدام خطوة بخطوة وذلك مفيد بفهم وظائف البرنامج.
- حمل بعد ذلك التطبيق على الهاتف لأن أفذاذ توفر إليك البرنامج بالشكل الذي تريده حتى تستطيع إدارة أعمالك بأي مكان، وهذا بمجرد الاشتراك بالخدمة.
تنظيم بيانات العملاء وسجل المعاملات في نظام واحد
أفذاذ تقدم إليك أفضل البرامج المحاسبية التي تساعدك في تنظيم بيانات العملاء وتسجيل المعاملات بنظام واحد، لأن هذا النظام يحتوي على بيانات العميل الأساسية من الاسم ورقم التليفون، ونوع الحساب وسجل المعاملات من المرتجعات والفواتير والمدفوعات وكذلك الرصيد الحالي المتبقي وتوضيح من هو المدين والدائن والقدرة على تحديث الرصيد تلقائياً، وليس هذا فقط بل أنه يوفر تقارير العملاء، يضع كشف حساب كامل وتوضيح العملاء المتأخرين وأرصدتهم وترتيب العملاء وفق الملتزمين وحجم السداد.
إدارة أرصدة العملاء وتحديثها بشكل تلقائي
البرنامج المحاسبي المقدم من أفذاذ لا يقوم فقط بعملية تسجيل حسابات العملاء ولكنه أيضاً يدير أرصدتهم ويحدثها تلقائيًا، وإدارة الرصيد تعني ذلك المبلغ الدائن والمدين سواء من العملاء أو الشركة، وإدارة الرصيد هي تعني التعرف على المبالغ المستحقة والمتبقية والمدفوعة لكل عميل، أما عن التحديث التلقائي لأرصدة برنامج المحاسبة حينما تنشئ فاتورة بيع آجل يضاف المبلغ إلى رصيد العميل بشكل تلقائي وهنا يظهر كمدين بحساب العميل، وحينما يتم تسجيل الدفعة من العميل البرنامج يخصم هذا المبلغ بشكل تلقائي ويظهر الرصيد الجديد أيضاً على الفاتورة دون أي تدخل يدوي، وحينما يصدر المرتجع أو الخصم البرنامج يحدث الرصيد ويوضح التغيرات.
ربط حسابات العملاء بالفواتير والمبيعات
كل عملية بيع أو حتى فاتورة يتم إصدارها للعملاء لابد أن تؤثر بشكل تلقائي على الرصيد والسجل المالي بالنظام بدون الاحتياج لأي حسابات يدوية، ويتم الربط بالخطوات التالية:
- تسجيل العميل من خلال كتابة الاسم والبريد ورقم الهاتف والعنوان ونوع الحساب والرصيد الافتتاحي إن وجد.
- إصدار فاتورة البيع حينما يتم بيع خدمة أو سلعة عليك أن تختار عميل من القائمة وتدخل تفاصيل الفاتورة من الكميات والمنتجات والضريبة والسعر، والبرنامج يربط الفاتورة بحساب العميل بشكل مباشر.
- تسجيل الدفعات سواء المبالغ المدفوعة من العميل أو المقسطة وسجل الفواتير يظل مرتبط بالمبلغ الذي تم دفعه والمتبقي.
- إصدار تقارير العملاء إذ أن كل دفعة وفاتورة ترتبط تلقائياً بكشف حساب العميل وتظهر المدفوعات والفواتير والرصيد، وتستطيع التعرف على العملاء المتأخرين بالدفع بسهولة.
الأسئلة الشائعة
ماذا يقصد ببرنامج تسجيل حسابات العملاء؟
هو ذلك البرنامج الذي يساعد بتسجيل بيانات العملاء وإدارة معاملاتهم المالية وتتبع أرصدتهم.
ما فائدة استخدام برنامج تسجيل العملاء؟
ينظم الحسابات ويسهل التحصيل كما أنه يوفر الوقت ويساعد في إصدار التقارير.
ما طريقة تحديث أرصدة العملاء؟
أي دفعة أو فاتورة بيع تدخل لحساب العميل لتحديث الرصيد بشكل تلقائي بدون الاحتياج لأي حساب يدوي.
ختاماً يمكن القول بأن برنامج تسجيل حسابات العملاء أداة أساسية وهامة لأي نشاط تجاري كبير أو صغير، لأنه يساعد بتنظيم بيانات العملاء وإدارة المعاملات المالية وتتبع أرصدتهم بنظام واحد، وعبر هذا البرنامج من السهل للغاية تسجيل الدفعات وإصدار الفواتير مع إعداد التقارير الدقيقة، وهذا يقلل الأخطاء اليدوية ويوفر بالوقت والمجهود ويساعد باتخاذ القرارات المالية السليمة.
