تعتبر ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل من أهم العناصر الحيوية التي تضمن استمرار أداء المنشأة بكفاءة عالية بدون توقف أو تأخير، لا تقتصر هذه الإدارة فقط على تخزين الأدوات والمواد، بل تشمل أيضًا عملية تنظيم الشراء والتوريد والتوزيع لتحقيق التوازن بين توفير المواد وكيفية الحصول عليها وتكلفتها، وعبر تطبيق أنظمة دقيقة لـ إدارة المخزون يمكن للمؤسسات والمنشآت تقليل الأعطال المفاجئة مع تحسين الإنتاجية وتعزيز الاعتمادية التشغيلية بشكل مستمر.
ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل
تعتبر عملية ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل عملية حيوية تتضمن بشكل رئيسي توافر الأدوات والقطع والمواد اللازمة للحفاظ على المرافق والمعدات وجعلها تعمل بشكل أكثر كفاءة، كما تهدف هذه الإدارة إلى الموازنة بين تقليل التكاليف أو ما يسمى بتكاليف المخزون الزائد أو التأخير المكلف، وضمان عدم حدوث أي تعطيلات أثناء أداء عمليات المنشأة، وذلك عبر تحسين عملية الشراء وبيع المخزون مع تطبيق استراتيجيات مناسبة مثل المخزون في الوقت المناسب.
تعريف إدارة المخزون
قبل معرفة ما هي أهمية إدارة المخزون يجب أولًا إدراك مفهومها، يميل البعض لإدراك أن المخزون ما هو إلا بضائع نهائية مخزنة ولكن في الحقيقة هو أي شيء يجب تخزينه، فعلى سبيل المثال تحتاج الشركات إلى تخزين المواد الخام لإنتاج منتجاتها، أما إدارة المخزون فهي الإدارة التي تعمل على الإشراف على كل مرحلة من مراحل دورة حياة المنتج، بداية من المواد الخام الموجودة في المصنع حتى وصول المنتج المغلف إلى المستهلك، هدفها الأساسي هو خدمة المستهلكين والعملاء بأقل تكلفة معقولة مع الاحتفاظ بكمية مناسبة وجودة جيدة من المخزون.
لماذا تعد إدارة المخزون مهمة؟
الهدف من عملية ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل هو إيجاد توازن بين عرض الشركة وطلب المشتري، حيث إن برنامج إدارة المخزون يعتبر أكبر أصول الشركة وهو أهمها، وتقع مسؤولية كبيرة على الشركة بسببه، وبدون إدارة جيدة ومناسبة له يصبح غير متوازن، لذا تساعد الإدارة الفعالة للمخزون على تجنب عدد كبير من التكاليف والمخاطر المتعلقة بحمل مخزون زائد مثل الطلب المتناقص، الإتلاف والسرقة، كما تساعد أيضًا الشركات على تجنب عواقب عدم وجود كفاية من المخزون مثل توقف خطوط الإنتاج وربحية أقل.
خطوات في إدارة المخزون
تختلف ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل من إدارة إلى أخرى وفقًا لاختلاف حجم الأعمال وطبيعتها، فعلى سبيل المثال هناك بعض الشركات التي تحتاج عملية إنتاجية صغيرة، لذا تحتاج مواد خام ومنتجات لا تتطلب عددًا كبيرًا من المكونات أو العناصر، وبناءً على ذلك تكون عملياتها أكثر انسيابية وسلسلة التوريدات الخاصة بها أقل تعقيدًا، أما الشركات الكبرى التي تنتج عددًا كبيرًا من المنتجات أو شديدة التعقيد، فتكون عملياتها متعددة وتعتمد كل منها على الأخرى إلى جانب سلسلة توريدات متعددة المراحل، ولكن جميع الشركات تشترك في نفس عمليات أو خطوات إدارة المخزون والمتمثلة فيما يلي:
- التخطيط لطلب المنتجات: تستغرق عملية طلب المنتجات أو المواد الخام والمكونات في الوقت الملائم العديد من البيانات.
- تسليم البضائع: يعني ذلك تسليم البضاعة إلى مرفق الشركة، أي تسليم المواد الخام والمكونات اللازمة لشركات التصنيع، ويعني ذلك أيضًا تسليم البضاعة النهائية للعملاء، أي تسليم البضاعة الجاهزة للبيع إلى شركات البيع بالتجزئة والتوزيع بالجملة.
- مراجعة المخزون: في الغالب يتم تصنيف المخزون ضمن نظام إدارة المستودعات، وذلك لسهولة تتبعه باستخدام وحدات المخزون ورموز المنتجات العالمية، حيث يتم تنظيم مكان التخزين بشكل ملائم ومنطقي عبر ترتيب مواقع المنتج بنمط معين ووضع بطاقة على كل منطقة حتى يسهل على الشركة فرز المنتج وتحديد موقعه وإدارته.
- بيع المنتج: فور طلب المنتج تبدأ الشركة في عملية التأكد من توفر المخزون وسحب المنتج وتحضيره للتسليم، بعد ذلك تبدأ عملية الشحن والنقل لتسليم المنتجات في الوقت المحدد.
- إعداد التقارير: تساعد عملية حفظ السجلات في سهولة تتبع المخزون في كل خطوة بداية من وصوله للمخزن حتى تسليمه للبائع، كما تضمن عملية التقارير التحقق الدقيق والمنتظم لتواجد المخزون سواء يتم ذلك يدويًا أو عبر إحدى الأنظمة المختارة، وذلك يساعد على تحديد التباينات.
- إعادة الطلب: يمكن للشركة أن تقوم بعملية إعادة الطلب حتى يتم تشغيل الإمداد عند وصول المخزون إلى قياسات معينة مثل معدلات الدوران أو مستويات المخزون ويتم تحديدها على أساس نوع الصنف أو الطلب، كما يمكن استخدام جداول مخصصة بإمدادات دورية أو أساليب إمداد أخرى للتعديل على مستويات المخزون وفقًا للطلب.
أنواع إدارة المخزون
إن عملية ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل متعددة الأنواع، نذكر لكم كلًّا منها بالتفصيل:
إدارة المخزون الدوري
هو عبارة عن نظام جرد دوري يتم عبر تقييم المخزون لأغراض إعداد التقرير المالي، ويتم ذلك عبر إجراء جرد فعلي للمخزون على فترات دورية محددة، تأخذ تلك الطريقة المحاسبية للمخزون من بداية الفترة وتضيف عليه مشتريات المخزون الجديد خلال الفترة، ثم يخصم من مخزون آخر الفترة للحصول على تكلفة البضاعة المباعة.
إدارة المخزون باستخدام RFID
يتم إدارة المخزون في بعض الأوقات باستخدام نظام تحديد الهوية بموجات الراديو، وهو عبارة عن نظام لاسلكي ينقل هوية المنتج على شكل رقم تسلسلي، يتيح ذلك إمكانية تتبع العناصر مع توفير معلومات تفصيلية عن المنتجات، لذلك عبر استخدام هذه التقنية يمكن تحسين الكفاءة وزيادة رؤية المخزون مع ضمان تسجيل سريع لعمليات التسليم والاستلام تلقائيًا.
إدارة المخزون باستخدام الباركود
تستخدم بعض الشركات والمنشآت أنظمة إدارة المخزون عبر الباركود، وذلك لتعيين رقم معين لكل منتج تقوم ببيعه، ويمكن ربط عدد كبير من نقاط البيانات بهذا الرقم بما في ذلك أبعاد المنتج والمورد ووزن المنتج وحتى جميع البيانات المتغيرة مثل عدد الوحدات الموجودة في المخزن.
8 مزايا تجارية لإدارة المخزون
حتى تتمكن الشركة من مواكبة الطلبات المتغيرة من العملاء بشكل سريع، يجب أن يكون لديها صورة دقيقة عن مخزونها، وعلى الرغم من أن تطبيق ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل يحتاج إلى وقت وجهد واستثمار كبير في العمليات المالية والبنية الأساسية، إلا أنه ضروري لنجاح أي عمل في المنظمة، لذا إليكم ثمان مزايا تجارية لإدارة المخزون:
- زيادة الإيرادات: يجب التأكد من توافر المنتجات اللازمة في الوقت المناسب والمكان المناسب لتلبية طلب العميل، مما يساعد ذلك في زيادة المبيعات والإيرادات.
- انخفاض التكلفة: إن تقليل المخزون الزائد عبر التتبع الدقيق وتوقع الطلب يؤدي إلى انخفاض التكاليف الخاصة بالنقل والتخزين والتقادم والمناولة.
- تحسين كفاءة خدمة العملاء: وجود المنتجات المناسبة في الوقت المناسب عندما يحتاج إليها العميل يعزز من رضاه وولائه وسمعة العلامة التجارية.
- زيادة الإنتاجية والكفاءة: إن إدارة المخزون بشكل جيد تساعد على تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء وتعزيز الإنتاجية داخل المؤسسة.
- إدارة جيدة للتدفق النقدي: كما يعمل تحليل مستوى المخزون على تحسين إدارة التدفق النقدي عبر التأكد من عدم تجميد رأس المال التشغيلي في مخزون غير جيد أو غير نشط.
- دقة توقع الطلب: إن الالتزام بتقنيات جديدة في إدارة المخزون يعزز من دقة توقع الطلب، حيث تتمكن الشركات من توقع اتجاه السوق وإعداد خطط جيدة لمستويات المخزون لتحقيق أكبر كفاءة وفعالية.
- تقليل المخاطر: الاستعداد الجيد لجميع التحديات مثل التغيرات الموسمية أو اضطرابات سلسلة التوريد مع تقلبات السوق يقلل من المخاطر في المخزون ويحافظ على الاستقرار التشغيلي.
- تقليل المهملات: إن عملية تقليل عدد المنتجات القديمة أو المنتهية الصلاحية وغير الصالحة أو التالفة تقلل من المهملات وتحسن من جودة الاستدامة وزيادة الربحية، مثل الاعتماد على استراتيجية “الوارد أولًا صادر أولًا” لتحسين إدارة المخازن.
ما هو نظام إدارة المخزون؟
يُعتبر نظام إدارة المخزون في أفذاذ هو حل برمجي متكامل يعمل على مراقبة وتتبع كمية المخزون في كافة المستودعات والمصانع والمخازن والفروع، فهو يعمل كجزء من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتكاملة، مما يجعله الخيار الأفضل والممتاز للشركات التي ترغب في إدارة كافة جوانب أعمالها عبر منصة واحدة فقط، كما أن الهدف من هذا النظام هو تحسين كفاءة العملية التجارية عبر تقليل الفاقد والتالف وتجنب نفاذ كمية المخزون مع إعادة طلب المنتجات بشكل تلقائي في حالة انخفاض الكميات لمستوى معين، ولهذا فهو يفيد الشركة في زيادة الأرباح وتحسين رضا العملاء مع توفير الوقت والجهد.
أمثلة لإدارة المخزون في صناعات مختلفة
تختلف ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل في الصناعات المختلفة بناءً على طبيعة ومتطلبات المنتج، إليكم بعض الأمثلة عنها:
البيع بالتجزئة
في حالة التنبؤ بالطلب، تقوم المتاجر الكبيرة باستخدام التحليلات البيانية للتنبؤ بالطلب الموسمي خصوصًا في فترات الأعياد، وعند تتبع المنتجات يتم استخدام تقنية تحديد ترددات الراديو لتتبع مستوى المخزون في الوقت الفعلي، أما في المخزون الدوري فيتم تخزين كميات معينة من السلع التي تباع بشكل مستمر.
التصنيع
تقوم بعض الشركات بتلقي المواد الخام والمكونات قبل فترة قصيرة من الحاجة إليها، فذلك يساعد على تقليل التكاليف والمخزون، كما تستخدم بعض الشركات طريقة تخطيط متطلبات المواد، وتستخدم تلك الطريقة في توقع احتياجات المصانع من المواد الخام واللوازم الخاصة بالإنتاج وشرائها بناءً على ذلك.
الرعاية الصحية
تستخدم شركات الأدوية برامج لإدارة المخزون حتى يتم تتبع المنتجات والأدوية الطبية، وذلك لتحديد المنتجات الحساسة والتي تحتاج إلى تجديد وإرسالها إلى المستشفيات على الفور، كما أن هناك بعض الشركات التي تستخدم طريقة إدارة تواريخ الصلاحية، وفي هذه الطريقة يتم تتبع المخزون عبر تجميع البضائع المشابهة له وتتبع تواريخ الصلاحية لمنع استخدام المنتجات غير الصالحة أو منتهية الصلاحية.
كيفية اختيار نظام إدارة مخزون
تعتبر شركة أفذاذ صاحبة أفضل نظام لإدارة عمليات المخزون والصيانة والإصلاح والتشغيل، وذلك لأن جميع الشركات تواجه تحديات مختلفة متعلقة بالمخزون، ولذلك يجب اختيار شركة متميزة تتمكن من تحديد نقاط الضعف والعمل على حلها، ولذا يجب مراعاة بعض المعايير عند اختيار نظام لإدارة المخزون:
- احتياجات العمل: يجب أن يكون النظام قادرًا على أن يلبي الاحتياجات الفريدة من العمل سواء تتعلق بحجم المخزون أو نوع المنتج أو طبيعة عمله في عملية الإنتاج.
- سهولة الاستخدام: يجب أن يتوفر لدى الشركة نظام إدارة مخزون سهل الاستخدام يمكن لجميع العاملين التعامل معه واستخدامه بمنتهى الفعالية والكفاءة دون الحاجة إلى تدريبات مطولة.
- التكامل مع الأنظمة الأخرى: يجب أن يتكامل نظام إدارة المخزون مع الأنظمة الأخرى الموجودة في الشركة مثل النظام المحاسبي ونظام إدارة الموارد البشرية، وذلك لضمان تدفق المعلومات بين الأقسام بشكل جيد وفعال.
- القدرة على التوسع: من المهم عند اختيار نظام إدارة المخزون أن يكون النظام قابلًا للتطور والتوسع مع نمو وزيادة الأعمال وحجم العمليات والمخزون.
- توفر دعم فني وخدمة عملاء: يجب أن يكون موجودًا في النظام دعم فني قوي وخدمة عملاء مستعدة لحل جميع المشكلات التي قد تطرأ لضمان استمرارية العمل.
- التحليل والتقارير: أن يكون النظام قادرًا على تقديم تقارير وتحليلات دقيقة للبيانات الخاصة بالمخزون التي تساعد في اتخاذ قرارات جيدة.
- الأمان: يجب التأكد من أن النظام يتوفر به مستوى عال من الأمان لحماية البيانات الخاصة بالشركة.
كل تلك المعايير تجدها متوفرة في شركة أفذاذ التي تعمل على توفير أنظمة ومكونات نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، ومن ضمنها نظام مميز وجيد لإدارة المخزون يجعلها الشركة الأفضل.
الاتجاهات في إدارة المخزون
أصبحت ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل أكثر تعقيدًا وتعتمد بشكل أكبر على التكنولوجيا الحديثة والتحليلات الدقيقة لزيادة الكفاءة والفعالية وتقليل التكلفة، إليكم أبرز الاتجاهات الحديثة في ذلك المجال:
التحليلات التنبؤية والذكاء الاصطناعي
تستخدم بعض الشركات خوارزميات الذكاء الاصطناعي لتحليل البيانات وسلوك العملاء، وأيضًا للتنبؤ بالطلب بدقة، وبناءً على القرارات أو البيانات التي تم الحصول عليها عبر استخدام الذكاء الاصطناعي تقوم بعض الشركات أو مديري المخزون باتخاذ قرارات جيدة بشأن كمية المخزون المثلى وتوقيت إعادة الطلب، وذلك يقلل من حالات نفاذ المخزون أو زيادته.
الأنظمة السحابية
توفر الأنظمة السحابية إمكانية الحصول على بيانات المخزون وتحديثها من أي مكان وفي أي وقت، وذلك يعزز الشفافية والتعاون في العمليات، كما تسمح هذه الأنظمة بالتوسع بسهولة دون الحاجة إلى بنية تحتية كبيرة أو معقدة، لذا فهي مثالية للاستخدام عند رغبة الشركة في النمو والتوسع.
أتمتة الروبوتات والعمليات
يتم في المراكز اللوجستية والمستودعات حيث استخدام الروبوتات والأنظمة الآلية للقيام بالمهام الخاصة بفرز المنتجات و تعبئتها وشحنها، مما يزيد من الكفاءة والفاعلية ويقلل الأخطاء، كما أن استخدام أنظمة مستشعرات الإنترنت مثل مسح الباركود الآلي يسهل من عملية إدارة المخزون وتلبية الطلبات واحتياجات العملاء.
ما الفرق بين المخزون والسلع؟
على الرغم من أن مصطلحي السلعة والمخزون يستخدمان في الكثير من الأحيان بالتبادل، إلا أن كلاهما مصطلحان مختلفان، يمكن القول أن الفرق الرئيسي بينهما هو أن المخزون مفهوم شامل لكل من المنتجات والمواد الخام والسلع النهائية والسلع التي لا تزال تحت التنفيذ، أما السلع فهي مصطلح ضيق نسبيًا يخص فقط البضائع الجاهزة للبيع للعملاء، لذا تعتبر السلع جزءًا من المخزون ولكن العكس غير صحيح.
الأسئلة الشائعة
ما هو مفهوم إدارة مخزون عمليات الصيانة والإصلاح والتشغيل؟
يقصد بهذه إدارة تنظيم ومتابعة المعدات والمواد والأدوات المستخدمة في تصنيع وإصلاح وصيانة وتشغيل المنشآت والمؤسسات لضمان جاهزية المعدات والمنتجات واستمرارية الأعمال بدون أي تعطيل.
ما المقصود بالمخزون؟
المخزون هو كافة المواد والمنتجات التي تحتفظ بها الشركات للقيام ببيعها أو استخدامها في الإنتاج، ويشمل ذلك المواد الخام والأعمال تحت التنفيذ والسلع النهائية والمكونات، يعتبر المخزون أمرًا أساسيًا للشركات للاحتفاظ بأرباحها وزيادتها.
ما الفرق بين إدارة المخازن ومراقبة المخزون؟
إن إدارة المخزون عبارة عن إشراف استراتيجي واسع النطاق يعمل على تحسين المخزون لتلبية طلبات واحتياجات العملاء وتقليل التكلفة وتجنب حالات نفاذ أو زيادة المخزون، أما مراقبة المخزون فهي تتضمن التتبع الدقيق للمستويات ودقتها لتجنب أي خسائر أو تباينات أو تلف أو سرقة.
إن ادارة مخزون عمليات الصيانة والاصلاح والتشغيل لها دور محوري في تحقيق الكفاءة التشغيلية وتقليل الفاقد المالي والزمني داخل المنشآت والمؤسسات، فكلما كانت الإدارة منظمة ودقيقة، زادت قدرة المؤسسة على مواجهة الأعطال غير المتوقعة وضمان جاهزية المنتجات والمعدات باستمرار، لذا فإن الاستثمار في تطوير هذه الإدارة يعد خطوة استراتيجية نحو استدامة الأداء وتحقيق أهداف الإنتاج والجودة على المدى الطويل.
