تتمثل أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات في كونه الأداة الأساسية التي تساعد الشركة على إدارة مواردها بكفاءة عالية ودقة وتكامل بين مختلف الأقسام، وهو يعمل على تجميع البيانات في نظام واحد ليسهل متابعتها واتخاذ القرارات الاستراتيجية الدقيقة في الوقت المناسب، كما يساهم برنامج تخطيط موارد المؤسسة في تقليل التكاليف التشغيلية مع تحسين الإنتاجية وتعزيز التواصل بين الإدارات المختلفة داخل الشركة، مما يعزز من قدرة المؤسسة على المنافسة في بيئة الأعمال الحالية.
أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات
تكمن أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات في دمج وإتمام العمليات الأساسية للشركة في منصة واحدة أو نظام واحد، مما يؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية وتحسين اتخاذ القرارات الاستراتيجية عبر توفير رؤية شاملة وفورية، وذلك يعزز التعاون بين الأقسام المختلفة، كما يساعد في إدارة الامتثال التنظيمي وتخفيض المخاطر وتحسين التواصل مع العملاء عبر توفير بيانات موثوقة ودقيقة.
ما هو نظام ERP؟
تعتبر مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من أهم الأنظمة التقنية التي تعمل على مساعدة الشركة في إدارة العمليات المالية والإدارية بشكل فعال ومتكامل، حيث تكمن أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات في دمج المكونات الرئيسة في منصة واحدة، كما تعمل على توفير البيانات بشكل دقيق وربطها مع بعضها البعض لمساعدة الشركة في إدارة وتقييم وفهم الأداء، حيث تستخدم الشركات نظام ERP لزيادة كفاءتها وقدرتها التنافسية.
ما هو الفرق بين ERP والمالية؟
على الرغم من أن مصطلح المالية يستخدم غالبًا عند وصف برنامج ERP، إلا أن كلاهما ليسا نفس الشيء، حيث تشير المالية إلى مجموعة فرعية من الوحدات النمطية داخل نظام ERP المالي، لذا يمكن شرح الفرق بين ERP والمالية في الجدول التالي:
| الميزة | ERP | المالية |
| النطاق | شامل يدمج وظائف متعددة في الشركة. | وظيفة واحدة فقط ضمن هذا النظام وهى المالية. |
| الهدف | تحقيق التكامل والترابط بين كافة أقسام الشركة بتوفير رؤية واضحة وشاملة لتحسين الكفاءة العامة. | إدارة العمليات المالية اليومية واتخاذ القرارات الخاصة بالأمور المالية والتحليل المالي. |
| الوظائف | ادارة المخزون، المشتريات، الموارد البشرية، خدمة العملاء وغيرها العديد. | المحاسبة، الحسابات المدينة والدائنة، دفتر الأستاذ والتقارير المالية. |
أساسيات تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
تكمن أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات في تجميع وتصميم أنظمة حول خطة بيانات موحدة تحتوي على قاعدة بيانات مشتركة، ويساعد ذلك في ضمان أن المعلومات التي تستخدمها المؤسسة موحدة تعتمد على تجارب وتعريفات مستخدمين مشتركين، يتم ربط تلك البيانات بيانيًا بعدها تربط مع عمليات الأعمال الأخرى التي يحفزها سير الأعمال من خلال أقسام الأعمال المختلفة في المؤسسة، منها الموارد البشرية والإدارة المالية والتسويق والعمليات وما إلى ذلك، وهذا من شأنه الربط بين الأفراد والأنظمة التي يستخدمونها، لذا يمكن القول ببساطة بأن تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يعتبر أداة حقيقية تعمل على الدمج بين العمليات والأفراد والتقنيات من خلال إحدى المؤسسات الحديثة.
القيمة التجارية لتخطيط موارد المؤسسات
في الوقت الحالي لا تتمكن الشركات من تجاهل أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات ومدى تأثيرها في سوق الأعمال هذه الفترة، وعند تجميع بيانات وعمليات المؤسسة في نظام واحد يمكن الشركة من متابعة أقسامها لتحسين سير العمل بشكل أساسي وذلك يؤدي إلى زيادة صافي الربح، ومن أمثلة هذه الفوائد التجارية لتخطيط موارد المؤسسات ما يلي:
- تحسين كفاءة الأعمال ورؤيتها: عبر المعلومات التي يتم توافرها من خلال التقارير.
- تخفيض التكاليف: عبر تبسيط العمليات التجارية.
- تعزيز التعاون: عبر مشاركة مستخدمي البيانات في العقود وأوامر الشراء وطلبات الشراء.
- تحسين الكفاءة: عبر تجربة مستخدم مرتبطة ومشتركة من خلال العديد من الوظائف وعمليات الأعمال المحددة بشكل جيد.
- بنية تحتية سليمة: تتمتع فيها كافة أنشطة الأعمال بنفس المحتوى والصورة، من المكتب الخلفي إلى المكتب الأمامي.
- معدلات اعتماد من المستخدم أعلى: عبر تجربة المستخدم وتصميم مشتركين.
- تقليل المخاطرة: عبر تحسين سلامة البيانات والضوابط المالية.
- تخفيض تكاليف التشغيل والإدارة: عبر أنظمة شاملة وموحدة.
أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المستندة إلى السحابة
هي برامج لإدارة العمليات التجارية التي يتم استضافتها وتقديمها عبر الإنترنت من خلال مزود خدمة، تعمل هذه الأنظمة عبر نظام الاشتراك ولا تتطلب استثمارًا أوليًا في الأجهزة المحلية، حيث يتحمل المزود مسؤولية الأمان والصيانة وتخزين البيانات، وذلك يوفر مرونة وقابلية للتوسع، فمن خلالها يمكن الوصول إلى البيانات عبر الإنترنت، وأيضًا لا تتمكن الشركة من شراء البرنامج بل تستأجره بمقابل سنوي أو شهري، ولا توجد تكاليف كبيرة عند الشراء أو تركيب أجهزة محلية، وتكمن أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى السحابة في ربطها بشكل أساسي مع وظائف العمل الأخرى مثل المشتريات والمحاسبة في نظام واحد.
كيف تطورت أنظمة ERP منذ ظهورها؟
قبل أن تظهر الأنظمة الخاصة بتخطيط وإدارة الموارد المؤسسية كانت المؤسسات والمنشآت تعتمد بشكل رئيسي على البرامج المنفصلة التي كانت بها العديد من العيوب مثل عدم التطوير، بالإضافة إلى ذلك مشاكل الصيانة، كل ذلك أدى إلى ظهور أنظمة (ERP) في الستينات، ومع التطور التكنولوجي في التسعينات والثمانينات من القرن الماضي وبدء استخدام جهاز الكمبيوتر بشكل متطور أدى ذلك إلى ظهور مرة أخرى لمصطلح (ERP)، ومنذ ذلك الحين بدأت أنظمة (ERP) في التطور بشكل تدريجي وإدخال التطبيقات والمحاسبة والمالية والموارد البشرية وما إلى ذلك وبدأت الحكومات والمؤسسات في استخدامها وتطويرها.
ما أهمية نظام الـ ERP للشركات؟
يحمل نظام تخطيط موارد المؤسسات العديد من الإمكانيات التي تناسب احتياجات جميع المؤسسات، حيث تستطيع الشركة الاعتماد عليه بشكل كلي في إدارة وتنظيم عملياتها الإدارية، وهناك بعض الشركات الأخرى التي تعتمد على جزء فقط من النظام مثل استخدام برنامج نقاط البيع أو البرنامج المخصص لإصدار الفواتير الإلكترونية، ولكن تكمن أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات في النقاط التالية:
دقة بيانات برامج ERP
يوفر البرنامج نتائج دقيقة عن البيانات والمعلومات المالية والإدارية التي يتم إدخالها داخل النظام والمتعلقة بالمعاملات اليومية للشركة.
السرعة وإنجاز العمل
يسهل البرنامج على الشركة إدارة حساباتها، كما يساعد المحاسبين في إتمام العمليات المالية الأكثر تعقيدًا، وهذا بفضل الحلول المتكاملة التي يقدمها نظام تخطيط موارد المؤسسات الذي يواكب عصر التكنولوجيا وتطور الذكاء الاصطناعي.
تخزين سحابي
يوفر نظام (ERP) تفاصيل متكاملة عن المعاملات والبيانات المالية والبشرية التي تتم في المؤسسة، والتي يسهل الحصول عليها في أي وقت عبر التخزين السحابي.
التخصيص
يتيح البرنامج إمكانية تخصيصه وفقًا لطبيعة العمل واحتياجاته، وهذا بفضل المرونة الداعمة للنظام، حيث يتم إعادة برمجة البرنامج لملائمة طبيعة عمل المؤسسة.
أمن المعلومات
يضمن نظام (ERP) حماية معلومات وبيانات المؤسسة عبر تقنيات التشفير التي تعمل على الحفاظ على سرية المعلومات في نظام واحد، مع إمكانية التحكم في تحديد الصلاحيات لبعض المستخدمين.
التحكم في المصروفات
يوفر البرنامج إمكانية الحصول على معلومات دقيقة تتعلق بالإيرادات والمصروفات، وهو ما يساعد في إنشاء ميزانية الشركة والتخطيط المالي بكفاءة عالية وتحليل التكاليف المتعلقة بالعمليات المختلفة.
العائد على الاستثمار
قد يرتفع العائد على الاستثمار على الرغم من تكاليف تطبيق برنامج (ERP) التي قد تكون إلى حد ما مرتفعة، وذلك عند المقارنة بين تكاليف شراء النظام مع توفير المصروفات والزيادة في الإيرادات والأرباح وتحسين كفاءة الأعمال.
التواصل بفاعلية مع العملاء
يساعد مسؤولي المبيعات والدعم الفني على التواصل والحصول على معلومات العملاء بسهولة وتحليلها بشكل أكثر دقة عبر تكامل جميع برامج العمل في واجهة واحدة وهي نظام (ERP) الموحد، الذي ينعكس بالإيجاب على توفير عدد كبير من الخدمات المتخصصة في تلبية احتياجات العملاء والاستجابة السريعة للاستفسارات المقدمة منهم وحل المشكلات التي تواجههم.
ما هي أنواع ERP System؟
مرّ نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) بمراحل عديدة، لذا تم تطويره بشكل مستمر، وشركة أفذاذ تستخدم جميع الأنظمة، وبناءً على ذلك الأساس يمكن معرفة أنواع ERP System:
أولًا: الأنظمة مفتوحة المصدر
هناك بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسة تكون مفتوحة المصدر مجانية بشكل جزئي مع إضافة بعض الرسوم الخاصة بالدعم الفني والتحديثات، والبعض الآخر يكون مدفوعًا، ولكن ما يميز هذه الأنظمة هو الكود البرمجي الذي يكون مفتوحًا لتطوير أو استضافة خصائص جديدة بدون الرجوع إلى صاحب البرنامج.
ثانيًا: نظام ERP السحابي
يقصد به جميع أنظمة تخطيط الموارد المؤسسة المتصلة عبر الإنترنت، وتتيح إمكانية الوصول لها عبر كافة الأجهزة بدون الحاجة لتهيئة أجهزة الشركة المحلية أو أي استعدادات أخرى، وترتبط كثير من هذه الأنظمة بنظام الاشتراكات الشهرية، إذ يتيح ذلك للمزود إمكانية استخدام الخدمة عبر فترة زمنية محددة، وتنتهي فترة تقديم الخدمة عند التوقف عن دفع الاشتراك.
ثالثًا: نظام ERP في مكان العمل
يُعتبر نظام تخطيط الأعمال من الأنظمة غير السحابية التي يتم تركيبها في مكان العمل الخاص بالشركة مع إضافة التعديلات والمتطلبات المناسبة لطبيعة العمل، ثم تقديم قائمة بها احتياجات ومتطلبات العمل لمزود الخدمة، تلك الأنظمة محدودة فقط على أجهزة الشركة التي يتم تركيبها من أجلها خصيصًا، ولا يكون لها أي تواجد شبكي سحابي من خلال الإنترنت، إلا عند استخدام نظام مزدوج يجمع بين أنظمة مبنية على السحابة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة الداخلية.
رابعًا: نظام ERP المختلط
هو نظام تخطيط موارد المؤسسة الذي يعمل على دمج الأنظمة غير السحابية والأنظمة القائمة على الشبكة السحابية، وفي هذا النوع يُمنح للشركة مرونة أكبر في تحديد طبيعة الاستخدام والنشر وفقًا لكل تطبيق.
ما هي المجالات التي يساعد فيها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟
تكمن أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات في المجالات التي تعمل على مساعدتها، حيث يساعد في كافة البرامج بطريقة أو بأخرى، وذلك لتسهيل سير العمل على الشركة، أهم هذه المجالات:
- المبيعات: يساعد النظام على إصدار الفواتير والدفاتر الورقية المعتادة.
- إدارة الموارد البشرية: يوفر أنظمة وبرامج مخصصة لإدارة الموارد البشرية بكفاءة عالية.
- المتجر الإلكتروني: يعمل على إتاحة رابط متجر إلكتروني، وذلك نتيجة لأن التجارة الإلكترونية أصبحت هي لغة التجارة الأولى في الوقت الحالي.
- نقاط البيع: تحتاج بعض محلات التجزئة والصيدليات إلى برامج نقاط البيع والكاشير، وذلك لتسجيل حركة البيع والنقود بصورة سريعة.
- المخزون: يعالج النظام المشكلات المتعلقة بعجز المخازن والجرد أو تكدس المنتجات في المخازن.
- المشتريات: تتمكن برامج ERP من إدارة دورة المشتريات بشكل كامل ومباشر بداية من إدارة حساب المورد حتى الحصول على عرض السعر.
- المحاسبة: تعمل برامج ERP System على تطبيق المفاهيم والخطوات المحاسبية الخاصة بإنشاء القيود والصرف وتوثيق كامل للدورة المحاسبية.
كيف تعمل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟
نظام تخطيط موارد المؤسسات يهدف إلى توحيد وتكامل العمليات المتنوعة عبر الاعتماد على قاعدة بيانات موحدة ونظام مشترك يعمل على تبادل المعلومات، ويمكن تبسيط كيفية عمل ERP في شركة أفذاذ التي تعتبر أفضل شركة توفر هذا البرنامج عبر الخطوات التالية:
- عملية تكوين قاعدة البيانات: تقوم الأنظمة بإدخال بيانات مجمعة على النظام الأساسي حتى يتم تكوين قاعدة بيانات مركزية تضم كافة المعلومات الخاصة بتنسيق وتخزين هذه البيانات.
- التحديث المستمر: تعتمد آلية عمل نظم تخطيط الموارد المؤسسية على وحدات وظيفية مختلفة تغطي كافة جوانب العمل داخل المؤسسة، والهدف من ذلك هو سهولة مشاركة المعلومات مع الأقسام الأخرى مثل المبيعات والمالية والمحاسبة.
- إعداد التقارير والقيام بالتحليلات: يتم عبر أنظمة ERP إنشاء وإعداد تقارير ورسوم بيانية تعمل على مساعدة المنشأة في تقييم أدائها عبر تحليل مجموعة من البيانات والإحصائيات الهامة الواردة في كافة المستندات الرقمية لتحديد نقاط القوة والضعف واتجاهات المنشأة.
- التخزين السحابي: تستند أنظمة ERP الحديثة على البنية التحتية السحابية، بمعنى آخر يتم توفير جميع الموارد التي تعمل على مساعدة إدارة المؤسسة من خلال الإنترنت عبر شبكة اتصال تسمح بالوصول إليها في أي وقت وعلى أي جهاز.
- التخصيص: تتيح أنظمة ERP الموجودة على القائمة السحابية سهولة ومرونة التوسع وفقًا لتغيرات واحتياجات أعمال المنشأة.
الأسئلة الشائعة
ما هو أفضل برنامج ERP؟
شركة أفذاذ تقدم أفضل برنامج ERP المتخصص في تخطيط موارد المؤسسات، ويُعتبر الأفضل والأنسب كونه يعمل على تغطية كافة احتياجات السوق، كما يعمل النظام على ترابط وتكامل السجلات المالية مع تحسين جودة إدارة الموارد البشرية والموظفين وأيضًا الإدارة المالية.
ما أهمية نظام ERP في الشركات الحديثة؟
يعمل نظام ERP المقدم من شركة أفذاذ على تحسين أداء الشركات العامة عبر تنظيم سير العمل وتقليل الخطأ اليدوي، كما تعمل الإدارة أيضًا على اتخاذ قرارات أسرع وأكثر دقة بفضل البيانات التي يوفرها النظام بشكل متكامل ولحظي.
هل يتناسب نظام ERP مع جميع أنواع الشركات؟
نعم، يمكن تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات على جميع الشركات الكبيرة والصغيرة والمتوسطة، مع إمكانية تخصيص النظام بما يتلاءم مع كل قطاع أو نشاط.
لا تقتصر أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات على تحسين إدارة الموارد فقط، بل تمتد أيضًا لتشمل تطوير الأداء العام للمنشأة أو المؤسسة مع زيادة كفاءتها التشغيلية، إذ يمنح النظام الإدارة القدرة على التخطيط بشكل جيد وسليم، مع مراقبة سير العمليات بشكل دقيق، وتحقيق أيضًا التكامل في جميع أنواع الأنشطة، مما ينعكس بشكل إيجابي على جودة الخدمة وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنشأة.
